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Retouren-Management

Rücksendungen von Kunden und an Lieferanten, vom Anlegen bis zum Wiedereinlagern

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Übersicht Retouren

Unter Retouren verwalten Sie Rücksendungen von Kunden (Kundenretoure) und Rücksendungen an Lieferanten (Lieferantenretoure), vom Anlegen bis zum Wiedereinlagern.

Retouren in BIS ERP: oben die Knöpfe MDE-Modus und Neue Retoure, darunter die Kennzahlen Gesamt, Kundenretouren, Lieferantenretouren und Offen, die Suche, die Filter Alle Typen und Alle Status, der Knopf Nur Widerrufe und Aktualisieren, darunter der Hinweis Keine Retouren gefunden
Retouren im Demo-Handyshop (BIS ERP 0.0.0.1089): noch ohne Vorgang, deshalb überall 0.
  • Kennzahlen: Gesamt, Kundenretouren, Lieferantenretouren und Offen.
  • Suche und Filter: „Alle Typen“ (Kunden- oder Lieferantenretoure), „Alle Status“ und „Nur Widerrufe“ für Retouren mit dem Grund Widerruf. Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Retoure.
  • MDE-Modus: eine aufgeräumte Startseite für Tablet und Handgerät im Browser, mit zwei großen Knöpfen „Kundenretoure“ und „Lieferantenretoure“ und den offenen Retouren darunter.
  • Neue Retoure: legt eine Retoure von Hand an (siehe unten). Für Kundenretouren ist der Weg über den Auftrag bequemer, weil Kunde und Artikel schon feststehen.
MDE-Modus der Retouren in BIS ERP: oben ein großer grüner Knopf Kundenretoure und ein großer violetter Knopf Lieferantenretoure, darunter der Bereich Offene Retouren
MDE-Modus: ein Tipp auf „Kundenretoure“ oder „Lieferantenretoure“ öffnet das Formular „Neue Retoure“ mit dem passenden Typ.

Retoure aus dem Auftrag anlegen (RMA)

Schickt ein Kunde Ware zurück, legen Sie die Retoure am besten im Auftrag an. Kunde, Bestellnummer und Artikel übernimmt BIS ERP dann selbst.

Voraussetzungen: Der Auftrag steht auf Versendet oder Zugestellt, vorher gibt es den Knopf nicht. Zum Anlegen braucht Ihr Benutzer das Recht „Retouren erstellen“, sonst ist der Knopf ausgegraut.
1Auftrag öffnen

Aufträge, den Auftrag in der Liste anklicken.

2„Retoure“ klicken

In der Auftragsansicht stehen neben „Retoure“ auch „Ersatzversand“ und „Umtausch“. Beim Umtausch entsteht sofort ein neuer Auftrag auf „Wartend“, der von selbst freigegeben wird, sobald die Rücksendung eingetroffen und erfasst ist.

3Grund und Artikel wählen

Unter Retourengrund den Grund wählen, unter Artikel für Retoure je Position die Menge eintragen (höchstens die bestellte Menge). Eine Notiz ist optional.

4Retourenlabel wählen
  • Kein Label erstellen: Der Kunde organisiert den Rückversand selbst.
  • Label generieren: BIS ERP erstellt ein Retourenlabel über DHL zum Ausdrucken.
  • Label per E-Mail senden: Das Label geht automatisch an die E-Mail-Adresse des Kunden.

Steht dort „Retourenlabel nicht verfügbar“, ist kein Versanddienstleister für Retourenlabels eingerichtet (siehe Fehlversuche).

5„Retoure erstellen“

BIS ERP meldet „Retoure wurde erstellt!“ mit der RMA-Nummer, je nach Wahl mit dem Zusatz, dass das Label erstellt bzw. per E-Mail an den Kunden gesendet wurde. Die Retoure steht danach in der Retourenliste auf Offen.

Tipp: Bitten Sie den Kunden, die RMA-Nummer auf das Paket zu schreiben. Damit finden Sie die Retoure beim Eingang am schnellsten, auch per Scan in der Lager-App.

Retoure von Hand anlegen

Für Rücksendungen ohne passenden Auftrag und für alle Lieferantenretouren: Retouren → „+ Neue Retoure“.

1Retourentyp wählen

Kundenretoure (Rückgabe vom Kunden) oder Lieferantenretoure (Rücksendung an den Lieferanten).

2Details ausfüllen

Bei der Kundenretoure Kundenname, E-Mail und Bestellnummer, bei der Lieferantenretoure Lieferantenname und Einkaufsbestellnummer. Dann den Retourengrund (Pflicht), auf Wunsch Details zum Grund und interne Notizen.

3Artikel hinzufügen

Mit „+ Artikel“ die zurückgehenden Artikel mit Menge aufnehmen.

4„Retoure erstellen“

BIS ERP meldet „Retoure … wurde erstellt“ mit der Retourennummer. Fehlt der Grund oder ein Artikel, erscheint „Bitte wählen Sie einen Retourengrund aus“ bzw. „Bitte fügen Sie mindestens einen Artikel hinzu“.

Retoure abwickeln: vom Eingang bis zum Abschluss

Öffnen Sie die Retoure in der Liste. Oben rechts steht immer genau der Knopf, der als Nächstes dran ist:

StatusKnopfWas passiert
OffenGenehmigenSie nehmen die Rücksendung an. Daneben löscht der Papierkorb eine versehentlich angelegte Retoure.
GenehmigtWareneingangDas Paket ist da: Alle erwarteten Mengen gelten als eingegangen, im Zustand „Gut“.
EingegangenPrüfung abschließenDie eingegangenen Mengen werden zum Einlagern freigegeben.
GeprüftEinlagernDie Ware geht zurück in Ihr Standardlager. BIS ERP meldet „… Artikel wurden eingelagert“ und schreibt die Buchung ins Bestandsjournal, mit der Retourennummer als Bezug.
EingelagertAbschließenDie Retoure ist erledigt (Abgeschlossen).

Weitere Status, die in der Liste vorkommen können: Erstattet, Abgelehnt und Storniert.

Am Handgerät: In der Lager-App heißt der Eingang Retourenannahme (dafür braucht der Benutzer das Recht, Retouren zu sehen). Retourennummer, RMA, Bestellnummer oder Kundenname scannen bzw. eintragen. Dann je Position Menge und Zustand (Neuwertig, Gut, Beschädigt, Defekt) erfassen, bei Bedarf ein Foto und eine Notiz anhängen und „Als empfangen buchen“ tippen. Die Lager-App meldet „Retoure gebucht“, mit „Nächste Retoure“ geht es weiter.

Fotos und Ansicht

In der Retoure laden Sie unter Bilder Fotos von Schäden hoch. Mit dem Zahnrad neben den Status-Knöpfen („Retouren-Ansicht anpassen“) blenden Sie Abschnitte der Detailansicht ein oder aus, etwa Details, Artikel, Notizen, Verlauf, Bilder oder verknüpfte Dokumente.

Lieferantenretoure: Versand und Abwicklung

Bei einer Lieferantenretoure kommen in der Detailansicht zwei Bereiche dazu:

  • Versandinformationen: Lieferanten-RMA, Versanddienstleister, Sendungsnummer und Versandt am. Die RMA-Nummer vergibt der Lieferant, ohne sie nimmt er die Ware meist nicht an.
  • Erwartete Abwicklung: Über „Abwicklung erfassen“ halten Sie fest, was Sie erwarten: Gutschrift, Ersatzlieferung oder Reparatur, dazu den erwarteten Betrag, ein Datum und eine Notiz. Kommt die Erstattung, klicken Sie „Als erhalten markieren“ und tragen den erhaltenen Betrag und optional die Gutschriftsnummer des Lieferanten ein.

Geld an den Kunden zurück

Die Retoure zahlt selbst kein Geld aus und bucht nichts in der Buchhaltung. Für die Erstattung an Kunden erstellen Sie zur Rechnung eine Gutschrift, wie unter Rechnungen: Gutschrift beschrieben.

Fehlversuche und Lösungen

Was Sie sehenWoran es liegt und was hilft
Im Auftrag gibt es keinen Knopf „Retoure“Der Auftrag ist noch nicht versendet. Die Knöpfe „Retoure“, „Ersatzversand“ und „Umtausch“ erscheinen erst bei Versendet oder Zugestellt. Eine Rücksendung vorher legen Sie über „+ Neue Retoure“ an.
„Retoure“ ist ausgegraut, der Hinweis nennt das Recht „Retouren erstellen“Ihrem Benutzer fehlt das Recht. Ein Administrator vergibt es in der Benutzerverwaltung. Für den Umtausch braucht es zusätzlich „Aufträge erstellen“, weil ein neuer Auftrag entsteht.
„Retourenlabel nicht verfügbar“Kein Versanddienstleister ist für Retourenlabels eingerichtet. Unter Einstellungen → Supply Chain → Versanddienstleister die Retouren-Einstellungen hinterlegen. Bis dahin „Kein Label erstellen“ wählen.
„Retoure wurde erstellt!“ mit dem Zusatz „Das Retourenlabel konnte nicht erstellt werden.“Die Retoure ist angelegt, nur das Label fehlt. Die Retouren-Einstellungen beim Versanddienstleister prüfen. Ohne Label kann der Kunde die Ware selbst zurückschicken.
„Fehler beim Einlagern“Häufigste Ursache: Es gibt kein aktives Standardlager, in das die Ware zurückgehen kann. Unter Einstellungen → Supply Chain → Lagerstandorte das Lager bearbeiten, „Als Standard-Lager festlegen“ anhaken, speichern und erneut „Einlagern“ klicken.
„Bitte wählen Sie einen Retourengrund aus“ oder „Bitte fügen Sie mindestens einen Artikel hinzu“Der Grund ist Pflicht, und eine Retoure braucht mindestens einen Artikel. Beides ergänzen und erneut „Retoure erstellen“ klicken.

Häufig gestellte Fragen

Für Kunden am einfachsten im versendeten Auftrag über „Retoure“: Grund, Artikel und Menge wählen, optional ein Retourenlabel, dann „Retoure erstellen“. BIS ERP vergibt eine RMA-Nummer. Ohne Auftrag und für Lieferanten geht es über Retouren → „+ Neue Retoure“.

Kundenretouren (Rückgabe vom Kunden) und Lieferantenretouren (Rücksendung an den Lieferanten). Widerrufe sind Kundenretouren mit dem Grund Widerruf; die Liste zeigt sie mit „Nur Widerrufe“ getrennt.

Erst mit „Einlagern“, nach Genehmigen, Wareneingang und Prüfung. Die Ware geht in Ihr Standardlager, die Buchung steht im Bestandsjournal, mit der Retourennummer als Bezug.

Ja, in der Lager-App unter Retourenannahme: RMA-, Retouren- oder Bestellnummer scannen, je Position Menge und Zustand erfassen, Foto anhängen und „Als empfangen buchen“. In BIS ERP selbst gibt es zusätzlich den MDE-Modus als Startseite für Tablets.

Nein. Die Retoure regelt Ware und Bestand. Das Geld erstatten Sie über eine Gutschrift zur Rechnung (siehe Rechnungen).

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