Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO):

2. Allgemeine Hinweise

(1) Diese Datenschutzerklärung klärt Sie über die Art, den Umfang und Zweck der Verarbeitung von personenbezogenen Daten innerhalb unserer Software "BISpicy Warenwirtschaft" und den damit verbundenen Online-Diensten auf.

(2) Rechtliche Grundlagen:

• Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
• Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)
• Telemediengesetz (TMG)

3. Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten

3.1 Bei Registrierung und Kontoerstellung

Welche Daten werden erhoben?

• Email-Adresse (Pflichtangabe)
• Passwort (verschlüsselt gespeichert)
• Firmenname und Anschrift
• Registrierungszeitpunkt

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)

Speicherdauer: Bis zur Löschung des Kontos + 30 Tage

3.2 Bei Nutzung der Software

Welche Daten werden verarbeitet?

• Artikeldaten (Produkte, Preise, Bestände)
• Kundendaten (Namen, Adressen, Kontaktdaten)
• Bestelldaten (Aufträge, Lieferungen, Rechnungen)
• Nutzungsdaten (Login-Zeiten, Aktivitäten)

Besonderheit: Diese Daten werden im Auftrag des Kunden verarbeitet (Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO).

Störungsdiagnose (Fehlerprotokolle): Zur Erkennung und Behebung technischer Störungen protokollieren wir Fehlerereignisse aus dem Server-Betrieb und aus dem Browser des Anwenders (Fehlermeldung, technische Aufrufkette, Zeitpunkt, aufgerufene Seite, Browser-Kennung, Benutzer-ID). Zugangsdaten, Token und Zahlungsinformationen werden vor der Speicherung automatisch unkenntlich gemacht. Eine über Fehlerereignisse hinausgehende, detaillierte Aufzeichnung zur Fehlersuche erfolgt nur zeitlich befristet (maximal 72 Stunden), nur auf ausdrückliche Veranlassung mit dokumentierter Begründung, und endet automatisch. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem störungsfreien Betrieb) bzw. Art. 28 DSGVO im Rahmen der Auftragsverarbeitung. Speicherdauer: Fehlerereignisse 14 Tage, sonstige technische Ablaufdaten 3 Tage; danach automatische Löschung.

Geräteankauf (§25a UStG / Differenzbesteuerung): Beim Ankauf gebrauchter Geräte (z. B. Handyshop) speichern wir zur Erfüllung der gesetzlichen Aufzeichnungspflicht (Ankaufsbuch nach §25a UStG i. V. m. dem Geldwäschegesetz) die Verkäuferdaten – Name, Anschrift, Ausweisnummer, Geburtsdatum (sofern angegeben) und Telefonnummer – sowie die Gerätedaten (IMEI/Seriennummer, An- und Verkaufspreis). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung). Der Zugriff ist auf berechtigte Mitarbeiter beschränkt.

E-Mail-Versand von Belegen, Rechnungen und Berichten: Auf Wunsch versenden wir Kassenbelege, digitale Bons und Rechnungen (etwa aus der angebundenen Kassen-App) per E-Mail an die vom Kunden angegebene E-Mail-Adresse. Betreiber und berechtigte Mitarbeiter können sich zudem Berichte, Auswertungen und Belege an eine selbst konfigurierte E-Mail-Adresse zusenden lassen (E-Mail-Export). Die jeweilige E-Mail-Adresse verarbeiten wir ausschließlich zum Versand des angeforderten Dokuments. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) bzw. lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der angeforderten Zustellung); erfolgt der Belegversand auf freiwilligen Wunsch des Kunden, stützt er sich auf dessen Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Übertragung erfolgt ausschließlich an unseren Server bzw. den vom Betreiber konfigurierten Mail-Dienstleister (Auftragsverarbeiter für den reinen Versand); eine Weitergabe an Dritte zu deren eigenen Zwecken findet nicht statt. Speicherdauer: nur solange für den Versand bzw. die gesetzliche Aufbewahrung des Belegs erforderlich.

4. Datenübermittlung an Dritte

(1) Grundsatz: Ihre Daten werden nur an Dritte weitergegeben, wenn:

• Sie eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)
• Dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
• Eine gesetzliche Pflicht besteht (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)

(2) Empfänger von Daten:

Empfänger	Zweck	Standort	Rechtsgrundlage
DigitalOcean LLC	Hosting (BIS ERP, Datenbank, Cloud-Backups in Spaces)	Frankfurt (EU)	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Stripe Payments Europe Ltd.	Zahlungsabwicklung Software-Lizenz	Dublin (EU)	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Versanddienstleister (DHL, DPD, GLS, Hermes, UPS, FedEx)	Versandlabel-Erstellung, Track & Trace	EU	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Marktplätze und Shops (Amazon, eBay, Etsy, Shopify, Magento, WooCommerce, Shopware) — nur bei Aktivierung	Bestell- und Artikel-Synchronisation	EU / weltweit	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (auf Weisung des Auftraggebers)
Google LLC (Firebase Cloud Messaging)	Push-Benachrichtigungen an angebundene Kassen-Geräte (keine personenbezogenen Inhalte)	EU/USA (Standardvertragsklauseln)	Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Anthropic PBC (nur bei Nutzung der KI-Funktionen)	KI-gestützte Erkennung von Eingangsrechnungen, KI-Artikelanlage, KI-Repricing (keine Nutzung zum Modelltraining)	USA (Standardvertragsklauseln)	Art. 6 Abs. 1 lit. b/f DSGVO i. V. m. Art. 46 DSGVO
Fiskaly GmbH (nur bei aktiver Kassen-Anbindung)	TSE-Cloud-Signierung (KassenSichV / RKSV)	Deutschland / Österreich	Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Verpflichtung)

Die vollständige Liste der Auftragsverarbeiter und Subprozessoren mit Standorten und Verarbeitungszwecken findet sich im Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).

4.1 BIS AI Bridge: Verbindung zu Ihrer eigenen KI

Die BIS AI Bridge ist ein Programm, das auf Ihrem eigenen Rechner läuft und Ihre JTL-Datenbank mit einem KI-Dienst Ihrer Wahl verbindet (etwa Claude, ChatGPT oder Cursor). Dabei gilt eine klare Trennung:

• Ihre Datenbankinhalte erreichen uns nicht. Die Abfragen laufen ausschließlich zwischen Ihrem Rechner und Ihrem KI-Dienst. Wir haben zu keinem Zeitpunkt Zugriff darauf und speichern davon nichts.
• Wir verarbeiten nur Lizenzdaten: Lizenzschlüssel, eine Gerätekennung, den Namen des Rechners, die Programmversion sowie die Anzahl der Aufrufe pro Monat. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
• Ihr KI-Anbieter ist nicht unser Subprozessor. Sie wählen ihn selbst aus und schließen den Vertrag mit ihm. Für diese Übermittlung sind Sie datenschutzrechtlich verantwortlich — bitte prüfen Sie die Bedingungen des Anbieters, insbesondere ob Ihre Eingaben zum Training von Modellen verwendet werden.
• Das Zugriffsprotokoll bleibt bei Ihnen. Jede Abfrage wird auf Ihrem Rechner protokolliert; diese Datei wird nicht an uns übertragen.

Ausnahme — Zugang über Browser-Chats: Wenn Sie die Brücke mit einem KI-Dienst im Browser verbinden (etwa claude.ai oder ChatGPT), kann dieser kein Programm auf Ihrem Rechner starten. In diesem Fall läuft die Abfrage über unsere Server: Wir leiten sie an das auf Ihrem Rechner installierte BISConnect weiter, das sie an Ihre Datenbank stellt, und geben das Ergebnis an Ihren KI-Dienst zurück. Dabei gilt:

• Wir verarbeiten die Abfrage und ihr Ergebnis als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO — genau wie bei den übrigen Funktionen von BIS ERP. Es gilt der mit Ihnen geschlossene Auftragsverarbeitungsvertrag.
• Das Ergebnis wird unmittelbar nach der Auslieferung gelöscht und nicht dauerhaft gespeichert.
• Sie entscheiden selbst, welchen Weg Sie nutzen. Wollen Sie, dass Ihre Daten unsere Server nie erreichen, verwenden Sie ein KI-Programm auf Ihrem Rechner (etwa Claude Desktop oder Cursor) — dann greift der oben beschriebene lokale Weg.

5. Cookies und Tracking-Technologien

5.1 Was sind Cookies?

Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Gerät gespeichert werden, wenn Sie unsere Website besuchen. Sie helfen uns, die Funktionalität der Website sicherzustellen und Ihr Nutzungserlebnis zu verbessern.

5.2 Cookie-Kategorien

Wir unterscheiden zwischen folgenden Cookie-Kategorien:

Kategorie	Beschreibung	Einwilligung	Speicherdauer
Notwendige Cookies	Diese Cookies sind für die Grundfunktionen der Website unbedingt erforderlich (z.B. Session-Verwaltung, Cookie-Einstellungen).	Keine Einwilligung erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)	Session / 1 Jahr
Statistik-Cookies	Diese Cookies helfen uns zu verstehen, wie Besucher mit unserer Website interagieren. Alle Daten werden anonymisiert erhoben.	Einwilligung erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)	2 Monate
Marketing-Cookies	Diese Cookies werden verwendet, um Werbung relevanter zu gestalten.	Einwilligung erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)	Variiert

5.3 Google Analytics

Wir verwenden Google Analytics 4, einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited ("Google"). Google Analytics verwendet Cookies, die eine Analyse der Benutzung der Website ermöglichen.

• Anbieter: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ireland
• Datenverarbeitung: Nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung
• IP-Anonymisierung: Aktiviert (Ihre IP-Adresse wird anonymisiert)
• Speicherdauer: 2 Monate
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)

Google Consent Mode v2: Wir nutzen den Google Consent Mode, um sicherzustellen, dass Google-Dienste erst nach Ihrer Einwilligung Daten erheben. Ohne Ihre Einwilligung werden keine Cookies gesetzt und keine personenbezogenen Daten an Google übertragen.

5.4 Ihre Cookie-Einstellungen verwalten

5.5 Widerruf der Einwilligung

Sie können Ihre Einwilligung zur Verwendung von Cookies jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Der Widerruf ist genauso einfach wie die Erteilung der Einwilligung. Nutzen Sie dazu die Cookie-Einstellungen (Button unten links) oder löschen Sie die Cookies in Ihrem Browser.

6. Ihre Rechte als betroffene Person

7. Datensicherheit

Wir haben umfangreiche technische und organisatorische Maßnahmen getroffen:

• Verschlüsselung: TLS 1.3 für alle Datenübertragungen
• Zugriffskontrollen: Rollenbasierte Berechtigungen
• Backups: Tägliche automatische Backups
• Hosting: EU-Rechenzentren

8. Kontakt

Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an: