Rechnungen

Schritt-für-Schritt Anleitungen zu Rechnungen und E-Rechnung

Zurück

Rechnung erstellen

So erstellen Sie eine Rechnung aus einer Bestellung:

1Bestellung öffnen

Öffnen Sie die Bestellung für die eine Rechnung erstellt werden soll.

2Rechnung erstellen klicken

Klicken Sie auf Rechnung erstellen in der Aktionsleiste.

3Rechnungsdetails prüfen

Prüfen Sie die Rechnungsdetails:

  • Rechnungsadresse
  • Positionen und Preise
  • Steuersätze
  • Zahlungsziel
4Rechnung finalisieren

Klicken Sie auf Rechnung erstellen. Die Rechnungsnummer wird automatisch vergeben.

5PDF herunterladen/senden

Laden Sie die PDF herunter oder senden Sie sie direkt per E-Mail.

Tipp: Bei aktiviertem ZUGFeRD wird die PDF automatisch mit eingebettetem XML erstellt.

ZUGFeRD aktivieren

So aktivieren Sie ZUGFeRD/XRechnung:

1Einstellungen öffnen

Gehen Sie zu Einstellungen > Rechnungen.

2ZUGFeRD aktivieren

Aktivieren Sie ZUGFeRD 2.1 oder XRechnung.

3Profil wählen

Wählen Sie das Profil:

  • ZUGFeRD Basic: Für B2C und einfache B2B
  • ZUGFeRD Comfort: Für anspruchsvolle B2B
  • XRechnung: Für öffentliche Auftraggeber
4Unternehmensdaten prüfen

Stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Unternehmensdaten ausgefüllt sind (USt-IdNr., Bankverbindung).

5Speichern

Klicken Sie auf Speichern. Neue Rechnungen werden nun als ZUGFeRD-PDFs erstellt.

Wichtig: ZUGFeRD-PDFs sind PDF/A-3 konform und enthalten die Rechnungsdaten als XML. GoBD-konform und maschinenlesbar.

Sammelrechnung erstellen

So fassen Sie mehrere Bestellungen in einer Rechnung zusammen:

1Bestellungen filtern

Filtern Sie die Bestellungsliste nach dem Kunden.

2Bestellungen auswählen

Markieren Sie alle Bestellungen die zusammengefasst werden sollen.

3Sammelrechnung klicken

Klicken Sie auf Sammelrechnung erstellen.

4Prüfen und erstellen

Prüfen Sie die zusammengefassten Positionen und klicken Sie auf Erstellen.

Tipp: Für B2B-Kunden können Sie automatische monatliche Sammelrechnungen konfigurieren.

Gutschrift erstellen

So erstellen Sie eine Gutschrift:

1Originalrechnung öffnen

Öffnen Sie die Rechnung für die eine Gutschrift erstellt werden soll.

2Gutschrift erstellen klicken

Klicken Sie auf Gutschrift erstellen.

3Positionen wählen

Wählen Sie die zu korrigierenden Positionen:

  • Vollständig: Komplette Rechnung gutschreiben
  • Teilweise: Nur bestimmte Positionen/Mengen
4Grund angeben

Geben Sie den Gutschriftsgrund an (Retoure, Preiskorrektur, Kulanz).

5Gutschrift erstellen

Klicken Sie auf Erstellen. Die Gutschrift erhält eine eigene Nummer und referenziert die Originalrechnung.

Stornorechnung erstellen

So stornieren Sie eine Rechnung vollständig:

1Rechnung öffnen

Öffnen Sie die zu stornierende Rechnung.

2Stornieren klicken

Klicken Sie auf Stornieren.

3Bestätigen

Bestätigen Sie die Stornierung. Es wird automatisch eine Stornorechnung (Gutschrift über den Gesamtbetrag) erstellt.

GoBD: Rechnungen können nicht gelöscht werden. Stornierungen erstellen immer eine Gegenbuchung.

DATEV-Export durchführen

So exportieren Sie Buchungsdaten für DATEV:

1DATEV-Export öffnen

Gehen Sie zu Buchhaltung > DATEV-Export.

2Zeitraum wählen

Wählen Sie den Exportzeitraum (Monat, Quartal oder eigener Zeitraum).

3Kontenrahmen bestätigen

Prüfen Sie den Kontenrahmen (SKR03 oder SKR04).

4Export starten

Klicken Sie auf Export generieren.

5Datei herunterladen

Laden Sie die DATEV-ASCII-Datei herunter. Diese kann direkt in DATEV Unternehmen Online importiert werden.

Inhalt des Exports:
  • Ausgangsrechnungen mit korrekten BU-Schlüsseln
  • Gutschriften als Gegenbuchungen
  • OSS-Umsätze nach Ländern gesplittet
  • Belegnummern zur Zuordnung

Eingangsrechnung erfassen

So erfassen Sie Lieferantenrechnungen:

1Eingangsrechnungen öffnen

Gehen Sie zu Buchhaltung > Eingangsrechnungen.

2Rechnung hochladen

Laden Sie die PDF-Rechnung hoch. Bei ZUGFeRD-Rechnungen werden die Daten automatisch ausgelesen.

3Daten prüfen/eingeben

Prüfen oder ergänzen Sie:

  • Lieferant
  • Rechnungsnummer und Datum
  • Betrag und Steuer
  • Fälligkeitsdatum
4Speichern

Klicken Sie auf Speichern. Die Rechnung wird in der offenen Posten Liste geführt.

Mahnwesen

So mahnen Sie überfällige Rechnungen:

1Offene Posten prüfen

Gehen Sie zu Buchhaltung > Offene Posten. Überfällige Rechnungen werden rot markiert.

2Mahnung erstellen

Klicken Sie auf eine überfällige Rechnung und dann auf Mahnung erstellen.

3Mahnstufe wählen

Wählen Sie die Mahnstufe (1. Mahnung, 2. Mahnung, Letzte Mahnung).

4Mahnung senden

Prüfen Sie den Text und versenden Sie die Mahnung per E-Mail oder drucken Sie sie.

Versand Steuern