Die Rechnungsverwaltung ist Teil des Bereichs Buchhaltung und gliedert sich in mehrere Reiter: Ausgangsrechnungen, Zahlungsabgleich, Eingangsrechnungen, Banking und DATEV-Export.
ZUGFeRD/E-Rechnung-konforme Rechnungsverwaltung mit Kennzahlen und Statusfiltern
Die Kennzahlen zeigen Gesamt, Entwürfe, Gesendet, Bezahlt, Überfällig und den ausstehenden Betrag. Rechnungen lassen sich nach Zeitraum (Heute/Woche/Monat/Quartal/Jahr), Status und Typ filtern. Über Sammelrechnung fassen Sie mehrere Lieferungen zusammen, über + Neue Rechnung erstellen Sie eine Einzelrechnung.
GoBD & E-Rechnung: Finalisierte Rechnungen werden unveränderbar archiviert (revisionssicher); E-Rechnungen sind ZUGFeRD/XRechnung-konform.
Rechnung erstellen
Eine Rechnung entsteht entweder aus einer Bestellung (Aktion „Rechnung erstellen" im Auftrag) oder als eigenständige Rechnung über + Neue Rechnung. Das Formular bündelt Kunde, Positionen und Rechnungsdetails (inkl. ZUGFeRD-Profil).
„Neue Rechnung": Kunde, Positionen und Rechnungsdetails (mit ZUGFeRD-Profil)
1Kunde & Positionen
Aus einer Bestellung werden Empfänger und Positionen übernommen. Im eigenständigen Formular wählen Sie den Kunden per Suche und fügen Positionen über die Artikel-Suche (SKU, Name, EAN) hinzu.
2Rechnung erstellen klicken
Klicken Sie auf Rechnung erstellen in der Aktionsleiste.
3Rechnungsdetails prüfen
Prüfen Sie die Rechnungsdetails:
Rechnungsadresse
Positionen und Preise
Steuersätze
Zahlungsziel
4Rechnung finalisieren
Klicken Sie auf Rechnung erstellen. Die Rechnungsnummer wird automatisch vergeben.
5PDF herunterladen/senden
Laden Sie die PDF herunter oder senden Sie sie direkt per E-Mail.
Tipp:
Bei aktiviertem ZUGFeRD wird die PDF automatisch mit eingebettetem XML erstellt.
Rechnung öffnen & Detailansicht
Ein Klick auf eine Rechnung öffnet die Detailansicht mit Status, Positionen, Belegausgabe und vollständigem Änderungsprotokoll.
Rechnungs-Detail: Status-Aktionen, PDF/XML-Ausgabe, Verlauf/Protokoll (GoBD) und Positionen
Status & Aktionen:An Kunden senden, Als gesendet/bezahlt markieren, PDF und XML (ZUGFeRD/XRechnung) herunterladen sowie Stornieren (per Gutschrift).
Rechnungsdetails: Rechnungs-, Fälligkeits- und Lieferdatum sowie das ZUGFeRD-Profil (z. B. EN16931).
Positionen mit Menge, Einzelpreis, MwSt, Gesamt – und intern EK/Gewinn.
Verlauf & Protokoll (GoBD): jede Statusänderung (Erstellt, Finalisiert …) mit Benutzer und Zeitstempel – revisionssicher nachvollziehbar.
ZUGFeRD aktivieren
So aktivieren Sie ZUGFeRD/XRechnung:
1Einstellungen öffnen
Gehen Sie zu Einstellungen > Rechnungen.
2ZUGFeRD aktivieren
Aktivieren Sie ZUGFeRD 2.1 oder XRechnung.
3Profil wählen
Wählen Sie das Profil:
ZUGFeRD Basic: Für B2C und einfache B2B
ZUGFeRD Comfort: Für anspruchsvolle B2B
XRechnung: Für öffentliche Auftraggeber
4Unternehmensdaten prüfen
Stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Unternehmensdaten ausgefüllt sind (USt-IdNr., Bankverbindung).
5Speichern
Klicken Sie auf Speichern. Neue Rechnungen werden nun als ZUGFeRD-PDFs erstellt.
Wichtig:
ZUGFeRD-PDFs sind PDF/A-3 konform und enthalten die Rechnungsdaten als XML. GoBD-konform und maschinenlesbar.
Sammelrechnung erstellen
So fassen Sie mehrere Bestellungen in einer Rechnung zusammen:
1Bestellungen filtern
Filtern Sie die Bestellungsliste nach dem Kunden.
2Bestellungen auswählen
Markieren Sie alle Bestellungen die zusammengefasst werden sollen.
3Sammelrechnung klicken
Klicken Sie auf Sammelrechnung erstellen.
4Prüfen und erstellen
Prüfen Sie die zusammengefassten Positionen und klicken Sie auf Erstellen.
Tipp:
Für B2B-Kunden können Sie automatische monatliche Sammelrechnungen konfigurieren.
Gutschrift erstellen
So erstellen Sie eine Gutschrift:
1Originalrechnung öffnen
Öffnen Sie die Rechnung für die eine Gutschrift erstellt werden soll.
2Gutschrift erstellen klicken
Klicken Sie auf Gutschrift erstellen.
3Positionen wählen
Wählen Sie die zu korrigierenden Positionen:
Vollständig: Komplette Rechnung gutschreiben
Teilweise: Nur bestimmte Positionen/Mengen
4Grund angeben
Geben Sie den Gutschriftsgrund an (Retoure, Preiskorrektur, Kulanz).
5Gutschrift erstellen
Klicken Sie auf Erstellen. Die Gutschrift erhält eine eigene Nummer und referenziert die Originalrechnung.
Stornorechnung erstellen
So stornieren Sie eine Rechnung vollständig:
1Rechnung öffnen
Öffnen Sie die zu stornierende Rechnung.
2Stornieren klicken
Klicken Sie auf Stornieren.
3Bestätigen
Bestätigen Sie die Stornierung. Es wird automatisch eine Stornorechnung (Gutschrift über den Gesamtbetrag) erstellt.
GoBD:
Rechnungen können nicht gelöscht werden. Stornierungen erstellen immer eine Gegenbuchung.
DATEV-Export durchführen
So exportieren Sie Buchungsdaten für DATEV:
DATEV-Export: Buchungsstapel erzeugen – zuvor Berater-/Mandantennummer hinterlegen
1DATEV-Export öffnen & konfigurieren
Gehen Sie zu Buchhaltung → DATEV-Export. Beim ersten Mal hinterlegen Sie über Einstellungen Ihre Beraternummer und Mandantennummer (von der Steuerberatung).
2Zeitraum wählen
Wählen Sie den Exportzeitraum (Monat, Quartal oder eigener Zeitraum).
3Kontenrahmen bestätigen
Prüfen Sie den Kontenrahmen (SKR03 oder SKR04).
4Export starten
Klicken Sie auf Export generieren.
5Datei herunterladen
Laden Sie die DATEV-ASCII-Datei herunter. Diese kann direkt in DATEV Unternehmen Online importiert werden.
Inhalt des Exports:
Ausgangsrechnungen mit korrekten BU-Schlüsseln
Gutschriften als Gegenbuchungen
OSS-Umsätze nach Ländern gesplittet
Belegnummern zur Zuordnung
Eingangsrechnung erfassen
So erfassen Sie Lieferantenrechnungen:
Eingangsrechnungen: PDF per Drag-and-drop hochladen, Kennzahlen je Status
1Eingangsrechnungen öffnen & PDF hochladen
Gehen Sie zu Buchhaltung → Eingangsrechnungen und ziehen Sie die Rechnungs-PDF in das Upload-Feld (oder PDF hochladen). Die Kennzahlen zeigen Eingegangen, Genehmigt, Bezahlt, Ausstehend und Abgelehnt.
2Rechnung hochladen
Laden Sie die PDF-Rechnung hoch. Bei ZUGFeRD-Rechnungen werden die Daten automatisch ausgelesen.
3Daten prüfen/eingeben
Prüfen oder ergänzen Sie:
Lieferant
Rechnungsnummer und Datum
Betrag und Steuer
Fälligkeitsdatum
4Speichern
Klicken Sie auf Speichern. Die Rechnung wird in der offenen Posten Liste geführt.
Mahnwesen
So mahnen Sie überfällige Rechnungen:
Welche Rechnungen wirklich offen sind, ergibt sich aus dem Zahlungsabgleich (Reiter Zahlungsabgleich): Zahlungseingänge werden – manuell, per Import oder Auto-Abgleich – mit Bestellungen/Rechnungen verknüpft. Bezahlte Rechnungen fallen damit aus dem Mahnlauf.
Zahlungsabgleich: Zahlungseingänge automatisch den offenen Posten zuordnen
1Offene Posten prüfen
Überfällige Rechnungen erkennen Sie an der Kennzahl Überfällig und am Status; im Ausgangsrechnungs-Reiter lassen sie sich nach Status filtern.
2Mahnung erstellen
Klicken Sie auf eine überfällige Rechnung und dann auf Mahnung erstellen.
3Mahnstufe wählen
Wählen Sie die Mahnstufe (1. Mahnung, 2. Mahnung, Letzte Mahnung).
4Mahnung senden
Prüfen Sie den Text und versenden Sie die Mahnung per E-Mail oder drucken Sie sie.
Pflichthinweise & Gerätedaten auf der Rechnung
Manche Rechnungen brauchen von Gesetzes wegen einen zusätzlichen Satz. BISpicy setzt ihn
automatisch, sobald der Vorgang es verlangt — Sie müssen nichts eintippen:
Wann
Was auf der Rechnung steht
Verkauf eines Gebrauchtgeräts (§ 25a)
Hinweis auf die Differenzbesteuerung — die Umsatzsteuer wird nicht gesondert ausgewiesen (0 % in der Positionszeile)
Lieferung ins EU-Ausland mit USt-IdNr.
Hinweis auf die steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung (§ 4 Nr. 1b i. V. m. § 6a UStG) samt USt-IdNr. des Empfängers
Sie sind Kleinunternehmer
Hinweis nach § 19 UStG — kein Ausweis von Umsatzsteuer
Eigenes Datenfeld im Rechnungsdesigner.
Die Hinweise liegen auf dem Datenfeld Pflichthinweise. Werksvorlagen enthalten es bereits.
Nutzen Sie eine angepasste Vorlage, fügen Sie es einmalig hinzu — sonst bleibt der
gesetzliche Hinweis auf dem Ausdruck aus. Es unterscheidet sich vom statischen „Hinweistext“,
der auf jeder Rechnung gleich ist.
Kommt die Rechnung aus einem Reparaturauftrag oder einem Geräte-Ankauf,
stehen zusätzlich Gerät/Schaden, IMEI/Seriennummer, Vertragsnummer und Anmerkung als eigene, frei
platzierbare Felder zur Verfügung (Gruppe „Reparatur / Gerät“). Beim Verkauf eines
Gebrauchtgeräts erscheint die IMEI zusätzlich als eingerückte Zeile unter dem Artikelnamen.
Ja. BISpicy ERP erstellt ZUGFeRD/XRechnung-konforme E-Rechnungen mit maschinenlesbaren Rechnungsdaten – Voraussetzung für den elektronischen Rechnungsaustausch im B2B- und Behördenumfeld.
Ja. Finalisierte Rechnungen werden unveränderbar archiviert: Layout, Branding und Logo werden als Belegbild eingefroren, die PDF verschlüsselt dauerhaft gespeichert und beim Anzeigen, Versenden oder Drucken identisch ausgeliefert (inkl. SHA-256-Prüfsumme).
Entwurf, Finalisiert (unveränderbar), Gesendet, Bezahlt, Überfällig und Storniert. Korrekturen erfolgen GoBD-konform über eine Gutschrift, nicht durch nachträgliche Änderung.
Über den Bereich Buchhaltung → DATEV-Export geben Sie die Buchungsdaten standardisiert an die Steuerberatung weiter. Kassenumsätze werden sauber getrennt geführt, sodass keine doppelte Umsatzbuchung entsteht.
