Reparatur & Geräte-Ankauf (§ 25a)

Reparatur annehmen

1Leistung in den Warenkorb legen

Tippen Sie die Reparaturleistung an, zum Beispiel „Displaytausch iPhone“. Sobald etwas im Warenkorb liegt, erscheint oben rechts das Schraubenschlüssel-Symbol.

Kassenoberfläche mit einem Reparaturartikel im Warenkorb; in der oberen Symbolleiste ist das Schraubenschlüssel-Symbol erschienen — Erst mit Artikel im Warenkorb erscheint der Schraubenschlüssel

2Dialog öffnen

Ein Tipp auf den Schraubenschlüssel öffnet Als Reparaturauftrag speichern. „Gerät / Schaden“ ist rot markiert – das ist das einzige Pflichtfeld.

Leerer Dialog Als Reparaturauftrag speichern mit Kundenauswahl und den Feldern Gerät/Schaden, IMEI/Seriennummer, Vertragsnummer und Anmerkung — Der leere Dialog – Gerät/Schaden ist Pflicht, der Rest optional

3Gerätedaten erfassen

Füllen Sie die Felder aus. Jede Angabe wandert später automatisch auf alle Belege – Sie tippen sie genau einmal.

Ausgefüllter Dialog mit Gerät Samsung S24 Ultra Akkutausch, IMEI 490154203237518, Vertragsnummer VN-2026-00777 und der Anmerkung Displayrahmen leicht verzogen — Ausgefüllt: Gerät/Schaden, IMEI, Vertragsnummer und Anmerkung

Gerät / Schaden – was der Kunde bringt und was fehlt
IMEI / Seriennummer – eindeutige Gerätekennung
Vertragsnummer – falls ein Mobilfunkvertrag dranhängt
Anmerkung – erscheint auf der Quittung, z. B. Vorschäden

Warum eigene Felder? Weil die Angaben damit auf jedem späteren Beleg automatisch stehen. Behelfslösungen über 0-€-Artikel („Vertragsnummer“ als Position) sind überflüssig.

4Belege drucken – das Ergebnis

Nach dem Speichern fragt die Kasse, welche Belege sie drucken soll. Der Warenkorb ist jetzt leer – der Auftrag ist angelegt.

Dialog Belege drucken mit den angehakten Optionen Abholbeleg für den Kunden und Werkstattetikett für das Gerät — Abholbeleg für den Kunden, Werkstattetikett fürs Gerät

Hier entsteht noch keine Rechnung. Bei der Annahme gibt es bewusst keinen Umsatz und keine Rechnung – bezahlt wird erst bei der Abholung.

Abholen & kassieren

5Auftrag wiederfinden

Das Klemmbrett-Symbol öffnet Offene Reparaturen. Sie können nach Auftragsnummer oder Gerät suchen.

Liste Offene Reparaturen mit Suchfeld und dem Auftrag AUF-0004 samt Anmerkung und Betrag — Offene Aufträge mit Suchfeld – hier AUF-0004

6Auftrag öffnen

Die Detailansicht zeigt alle erfassten Gerätedaten, die Statusstufen und die Positionen.

Detailansicht eines Reparaturauftrags mit Gerät/Schaden, IMEI, Vertragsnummer, Anmerkung, Statusstufen sowie den Schaltflächen Belege drucken und Bezahlen — Alle Gerätedaten auf einen Blick – unten „Bezahlen“

7Zahlung starten

„Bezahlen“ übernimmt den Auftrag in den Warenkorb. Wählen Sie die Zahlungsart.

Zahlungsdialog mit den Zahlungsarten Bargeld, SumUp und Rechnung sowie der Zahlungsübersicht — Zahlungsarten – „Rechnung“ meint hier Rechnungskauf, nicht den Rechnungsdruck

Nicht verwechseln: Die Zahlungsart Rechnung bedeutet, dass der Kunde später zahlt. Den Ausdruck der DIN-A4-Rechnung wählen Sie erst nach dem Abschluss – unabhängig von der Zahlungsart.

8Betrag bestätigen

Bei Bargeld erfassen Sie den erhaltenen Betrag; die Kasse rechnet das Rückgeld aus.

Zahlungsdialog mit gewählter Zahlungsart Bargeld, Zifferntastatur, passendem Betrag und 0,00 Euro Rückgeld — Passend gezahlt – Rückgeld 0,00 €

9Verkauf abgeschlossen – das Ergebnis

Die Kasse bestätigt mit Bonnummer und Betrag und bietet alle Belegwege an.

Bestätigung Verkauf erfolgreich mit Bonnummer und Betrag, den Optionen Rechnung drucken und Per E-Mail senden sowie den Schaltflächen Bon und Digitaler Bon — Kassenbon, digitaler Bon und DIN-A4-Rechnung – frei kombinierbar

Bon, digitaler Bon und Rechnung

Es gibt drei Belegarten, die oft verwechselt werden:

Beleg	Was er ist
Kassenbon	der gesetzliche Kassenbeleg (KassenSichV, TSE-signiert)
Digitaler Bon	derselbe Beleg als QR-Code – papierlos
DIN-A4-Rechnung	ergänzende Rechnung zum Drucken oder Mailen – kein zweiter Umsatz

10Digitalen Bon zeigen

„Digitaler Bon (QR-Code)“ blendet den Code ein – der Kunde scannt ihn mit dem Handy.

Bestätigungsdialog mit eingeblendetem QR-Code für den digitalen Bon — Der QR-Code führt direkt auf den Beleg des Kunden

11Was der Kunde sieht

Im Browser erscheint der Beleg – mit einem eigenen Abschnitt Gerätedaten und den TSE-Angaben.

Digitaler Bon im Browser mit Abschnitt Gerätedaten, Positionen, Mehrwertsteuer-Aufschlüsselung, TSE-Informationen und den Schaltflächen Als PDF herunterladen und Rechnung A4 herunterladen — Digitaler Bon mit Gerätedaten, TSE-Angaben und beiden Downloads

Unten stehen zwei Schaltflächen: Als PDF herunterladen (der Bon) und Rechnung (A4) herunterladen. Der Kunde kommt damit jederzeit selbst an seine Rechnung.

12Die DIN-A4-Rechnung

Auf der Rechnung stehen die Gerätedaten als eigene Felder unterhalb der Positionen.

DIN-A4-Rechnung eines Reparaturverkaufs mit Positionstabelle, den Feldern Gerät/Schaden, IMEI, Vertragsnummer und Anmerkung, Summenblock, Bezahlt-Stempel und TSE-Block mit QR-Code — Reparaturrechnung: Gerätedaten unter den Positionen, TSE-Block unten

Wo die vier Felder stehen, bestimmen Sie selbst: Im Rechnungsdesigner sind Gerät/Schaden, IMEI/Seriennummer, Vertragsnummer und Anmerkung je ein eigenes, frei verschiebbares Datenfeld (Gruppe „Reparatur / Gerät“).

Leere Felder werden nicht gedruckt. Auf Rechnungen ohne Gerätebezug bleibt der Bereich unsichtbar – Sie brauchen keine zweite Vorlage.

Geräte-Ankauf (§ 25a)

13Kassenverwaltung öffnen

Das Kassen-Symbol oben rechts öffnet die Kassenverwaltung. Dort finden Sie Gerät ankaufen.

Menü Kassenverwaltung mit den Einträgen DirectPrint, Offene Rechnung bezahlen, Gutschrift, Gerät ankaufen und Systemstatus — Kassenverwaltung – „Gerät ankaufen: Gebrauchtgerät (§25a) aufkaufen“

14Ankaufsdaten erfassen

Bezeichnung und IMEI sind Pflicht. Der Verkaufspreis ist optional – Sie können ihn später am Artikel ändern.

Leerer Dialog Gerät ankaufen mit den Pflichtfeldern Bezeichnung und IMEI/Seriennummer, Ankaufspreis, Verkaufspreis und optionalen Verkäuferdaten — Pflichtfelder rot: Bezeichnung und IMEI/Seriennummer

Ausgefüllter Ankaufsdialog mit Samsung S23 256GB gebraucht, IMEI 351234509876543, Ankaufspreis 180 und Verkaufspreis 299 — Ausgefüllt – die Schaltfläche „Ankaufen & auszahlen“ wird aktiv

Verkäuferdaten: Name und Anschrift des Verkäufers sind optional, gehören bei einem Ankauf von Privat aber in Ihre Aufzeichnungen. Sie werden im Ankaufsbuch gespeichert.

15Ankaufen & auszahlen – das Ergebnis

Ein Tipp erledigt alles auf einmal:

Ein Artikel entsteht – die IMEI wird zur Artikelnummer, Kategorie „Gebrauchtgeräte“
Der Ankaufspreis wird als Auszahlung aus der Kasse gebucht
Der Vorgang landet im Ankaufsbuch
Der Ankaufsbeleg wird zweimal gedruckt: für Sie und für den Verkäufer

Kategorie Gebrauchtgeräte mit dem soeben angekauften Artikel Samsung S23 256GB gebraucht zum Preis von 299,00 Euro — Das angekaufte Gerät liegt sofort verkaufsbereit in „Gebrauchtgeräte“

Warum es hier keine Rechnung gibt. Der Ankauf von einer Privatperson ist ein Wareneingang und keine steuerbare Leistung – es entsteht weder eine Rechnung noch eine Gutschrift. Der unterschriebene Ankaufsbeleg zusammen mit dem Ankaufsbuch erfüllt die Aufzeichnungspflicht nach § 25a Abs. 6 UStG.

Gebrauchtgerät verkaufen

Das Gerät wird ganz normal verkauft. Auf der Rechnung ist dann dreierlei anders als bei einem Neugerät:

DIN-A4-Rechnung eines Gebrauchtgeräteverkaufs mit 0 Prozent Mehrwertsteuer, der IMEI als eingerückte Zeile unter dem Artikelnamen und dem Pflichthinweis zur Differenzbesteuerung nach § 25a UStG — Gebrauchtgeräte-Verkauf: 0 % MwSt., IMEI unter dem Artikelnamen, Pflichthinweis

0 % Mehrwertsteuer in der Positionszeile – bei der Differenzbesteuerung wird die Umsatzsteuer nicht gesondert ausgewiesen
Die IMEI steht als eingerückte Zeile unter dem Artikelnamen – gut lesbar, nicht an den Namen gehängt
Der gesetzliche Pflichthinweis zur Differenzbesteuerung erscheint automatisch

Pflichthinweise erscheinen von selbst. Das gilt genauso für die innergemeinschaftliche Lieferung (§ 4 Nr. 1b/§ 6a UStG) und die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG). Sie müssen nichts eintippen – der passende Satz wird anhand des Vorgangs gesetzt. Im Rechnungsdesigner heißt das Datenfeld „Pflichthinweise“.

Wenn etwas nicht klappt

Beobachtung	Ursache und Lösung
Das Schraubenschlüssel-Symbol fehlt	Es erscheint erst, wenn ein Artikel im Warenkorb liegt. Fehlt es dann immer noch, ist der Reparatur-Betriebsmodus aus: Einstellungen → Unternehmen → Betriebsmodus.
„Gerät ankaufen“ fehlt in der Kassenverwaltung	Der Geräte-Ankauf (§ 25a) ist ein eigener Schalter im Betriebsmodus. Einschalten unter Einstellungen → Unternehmen → Betriebsmodus.
Auf der A4-Rechnung fehlen die Gerätedaten	Ihre Rechnungsvorlage wurde angepasst und kennt die Felder noch nicht. Im Rechnungsdesigner einmalig die Datenfelder der Gruppe „Reparatur / Gerät“ hinzufügen. Werksvorlagen haben sie automatisch.
Der Pflichthinweis zur Differenzbesteuerung fehlt	Gleiche Ursache: angepasste Vorlage. Fügen Sie das Datenfeld Pflichthinweise hinzu.
Der Kunde scannt den QR-Code und sieht einen fremden Beleg	Betraf Belege vor dem 20.07.2026, nachdem eine Kasse neu aufgesetzt worden war. Seitdem hat jeder digitale Beleg eine eindeutige Kennung – neue Belege sind korrekt zugeordnet.
Auf der Rechnung steht „ACHTUNG – TSE-Ausfall“	Der Vorgang wurde ohne gültige TSE-Signatur abgeschlossen (Notbeleg nach § 146a AO). Prüfen Sie die TSE-Anbindung unter Kassenverwaltung → Systemstatus. Der Umsatz ist erfasst, muss aber fiskalisch nacherfasst werden.
Der Ankauf lässt sich nicht abschließen	Reicht der Kassenbestand für die Auszahlung nicht, bricht der Vorgang ab. Legen Sie zuerst Bargeld ein (Kassenverwaltung → Bareinlage).

Häufig gestellte Fragen

Nein. Pflicht ist nur „Gerät / Schaden“. IMEI, Vertragsnummer und Anmerkung sind optional – leer gelassene Felder erscheinen auf keinem Beleg und auch nicht auf der Rechnung.

Ja. Die vier Angaben sind im Rechnungsdesigner einzeln verschiebbare Datenfelder (Gruppe „Reparatur / Gerät“). Sie können sie zum Beispiel unter die Rechnungsadresse setzen oder einzelne weglassen.

Nein – und das ist korrekt. Der Ankauf von einer Privatperson ist ein Wareneingang und keine steuerbare Leistung. Beleg ist der Ankaufsbeleg, den Verkäufer und Händler je einmal erhalten, zusammen mit dem Eintrag im Ankaufsbuch (§ 25a Abs. 6 UStG).

Weil bei der Differenzbesteuerung nach § 25a UStG die Umsatzsteuer nicht gesondert ausgewiesen wird – versteuert wird nur Ihre Marge. Der gesetzlich vorgeschriebene Hinweistext erscheint automatisch auf der Rechnung.

Über den digitalen Bon. Der QR-Code führt auf eine Seite mit dem Beleg und den Schaltflächen „Als PDF herunterladen“ und „Rechnung (A4) herunterladen“. Der Kunde kann sich die Rechnung damit jederzeit selbst holen.

Es erscheint erst, wenn mindestens ein Artikel im Warenkorb liegt – ein Reparaturauftrag braucht eine Leistung. Fehlt es trotzdem, ist der Reparatur-Betriebsmodus nicht aktiv (Einstellungen → Unternehmen → Betriebsmodus).

Dann nutzt Ihr Betrieb eine angepasste Rechnungsvorlage, die die Felder noch nicht enthält. Fügen Sie im Rechnungsdesigner die Datenfelder aus der Gruppe „Reparatur / Gerät“ einmalig hinzu – Werksvorlagen haben sie automatisch.

Das war ein Fehler in Belegen, die vor dem 20. Juli 2026 erstellt wurden, nachdem eine Kasse neu aufgesetzt worden war. Seitdem bekommt jeder digitale Beleg eine geschäftsweit eindeutige Kennung; neue Belege sind eindeutig zugeordnet.