Reparatur & Geräte-Ankauf (§ 25a)

Diese Anleitung begleitet einen kompletten Reparaturauftrag und einen Gebrauchtgeräte-Ankauf – jeden Klick mit Screenshot, bis zur fertigen Rechnung. Alle Abbildungen stammen aus einem echten Durchlauf an der Kasse.

Reparatur annehmen

1Leistung in den Warenkorb legen

Tippen Sie die Reparaturleistung an, zum Beispiel „Displaytausch iPhone“. Sobald etwas im Warenkorb liegt, erscheint oben rechts das Schraubenschlüssel-Symbol.

Kassenoberfläche mit einem Reparaturartikel im Warenkorb; in der oberen Symbolleiste ist das Schraubenschlüssel-Symbol erschienen — Erst mit Artikel im Warenkorb erscheint der Schraubenschlüssel

2Dialog öffnen

Ein Tipp auf den Schraubenschlüssel öffnet Als Reparaturauftrag speichern. „Gerät / Schaden“ ist rot markiert – das ist das einzige Pflichtfeld.

Leerer Dialog Als Reparaturauftrag speichern mit Kundenauswahl und den Feldern Gerät/Schaden, IMEI/Seriennummer, Vertragsnummer und Anmerkung — Der leere Dialog – Gerät/Schaden ist Pflicht, der Rest optional

3Gerätedaten erfassen

Füllen Sie die Felder aus. Jede Angabe wandert später automatisch auf alle Belege – Sie tippen sie genau einmal.

Ausgefüllter Dialog mit Gerät Samsung S24 Ultra Akkutausch, IMEI 490154203237518, Vertragsnummer VN-2026-00777 und der Anmerkung Displayrahmen leicht verzogen — Ausgefüllt: Gerät/Schaden, IMEI, Vertragsnummer und Anmerkung

Gerät / Schaden – was der Kunde bringt und was fehlt
IMEI / Seriennummer – eindeutige Gerätekennung
Vertragsnummer – falls ein Mobilfunkvertrag dranhängt
Anmerkung – erscheint auf der Quittung, z. B. Vorschäden

Warum eigene Felder? Weil die Angaben damit auf jedem späteren Beleg automatisch stehen. Behelfslösungen über 0-€-Artikel („Vertragsnummer“ als Position) sind überflüssig.

4Belege drucken – das Ergebnis

Nach dem Speichern fragt die Kasse, welche Belege sie drucken soll. Der Warenkorb ist jetzt leer – der Auftrag ist angelegt.

Dialog Belege drucken mit den angehakten Optionen Abholbeleg für den Kunden und Werkstattetikett für das Gerät — Abholbeleg für den Kunden, Werkstattetikett fürs Gerät

Hier entsteht noch keine Rechnung. Bei der Annahme gibt es bewusst keinen Umsatz und keine Rechnung – bezahlt wird erst bei der Abholung.

Abholen & kassieren

5Auftrag wiederfinden

Das Klemmbrett-Symbol öffnet Offene Reparaturen. Sie können nach Auftragsnummer oder Gerät suchen.

Liste Offene Reparaturen mit Suchfeld und dem Auftrag AUF-0004 samt Anmerkung und Betrag — Offene Aufträge mit Suchfeld – hier AUF-0004

6Auftrag öffnen

Die Detailansicht zeigt alle erfassten Gerätedaten, die Statusstufen und die Positionen.

Detailansicht eines Reparaturauftrags mit Gerät/Schaden, IMEI, Vertragsnummer, Anmerkung, Statusstufen sowie den Schaltflächen Belege drucken und Bezahlen — Alle Gerätedaten auf einen Blick – unten „Bezahlen“

7Zahlung starten

„Bezahlen“ übernimmt den Auftrag in den Warenkorb. Wählen Sie die Zahlungsart.

Zahlungsdialog mit den Zahlungsarten Bargeld, SumUp und Rechnung sowie der Zahlungsübersicht — Zahlungsarten – „Rechnung“ meint hier Rechnungskauf, nicht den Rechnungsdruck

Nicht verwechseln: Die Zahlungsart Rechnung bedeutet, dass der Kunde später zahlt. Den Ausdruck der DIN-A4-Rechnung wählen Sie erst nach dem Abschluss – unabhängig von der Zahlungsart.

8Betrag bestätigen

Bei Bargeld erfassen Sie den erhaltenen Betrag; die Kasse rechnet das Rückgeld aus.

Zahlungsdialog mit gewählter Zahlungsart Bargeld, Zifferntastatur, passendem Betrag und 0,00 Euro Rückgeld — Passend gezahlt – Rückgeld 0,00 €

9Verkauf abgeschlossen – das Ergebnis

Die Kasse bestätigt mit Bonnummer und Betrag und bietet alle Belegwege an.

Bestätigung Verkauf erfolgreich mit Bonnummer und Betrag, den Optionen Rechnung drucken und Per E-Mail senden sowie den Schaltflächen Bon und Digitaler Bon — Kassenbon, digitaler Bon und DIN-A4-Rechnung – frei kombinierbar

Bon, digitaler Bon und Rechnung

Es gibt drei Belegarten, die oft verwechselt werden:

Beleg	Was er ist
Kassenbon	der gesetzliche Kassenbeleg (KassenSichV, TSE-signiert)
Digitaler Bon	derselbe Beleg als QR-Code – papierlos
DIN-A4-Rechnung	ergänzende Rechnung zum Drucken oder Mailen – kein zweiter Umsatz

10Digitalen Bon zeigen

„Digitaler Bon (QR-Code)“ blendet den Code ein – der Kunde scannt ihn mit dem Handy.

Bestätigungsdialog mit eingeblendetem QR-Code für den digitalen Bon — Der QR-Code führt direkt auf den Beleg des Kunden

11Was der Kunde sieht

Im Browser erscheint der Beleg – mit einem eigenen Abschnitt Gerätedaten und den TSE-Angaben.

Digitaler Bon im Browser mit Abschnitt Gerätedaten, Positionen, Mehrwertsteuer-Aufschlüsselung, TSE-Informationen und den Schaltflächen Als PDF herunterladen und Rechnung A4 herunterladen — Digitaler Bon mit Gerätedaten, TSE-Angaben und beiden Downloads

Unten stehen zwei Schaltflächen: Als PDF herunterladen (der Bon) und Rechnung (A4) herunterladen. Der Kunde kommt damit jederzeit selbst an seine Rechnung.

12Die DIN-A4-Rechnung

Auf der Rechnung stehen die Gerätedaten als eigene Felder unterhalb der Positionen.

DIN-A4-Rechnung eines Reparaturverkaufs mit Positionstabelle, den Feldern Gerät/Schaden, IMEI, Vertragsnummer und Anmerkung, Summenblock, Bezahlt-Stempel und TSE-Block mit QR-Code — Reparaturrechnung: Gerätedaten unter den Positionen, TSE-Block unten

Wo die vier Felder stehen, bestimmen Sie selbst: Im Rechnungsdesigner sind Gerät/Schaden, IMEI/Seriennummer, Vertragsnummer und Anmerkung je ein eigenes, frei verschiebbares Datenfeld (Gruppe „Reparatur / Gerät“).

Leere Felder werden nicht gedruckt. Auf Rechnungen ohne Gerätebezug bleibt der Bereich unsichtbar – Sie brauchen keine zweite Vorlage.

Geräte-Ankauf (§ 25a)

Hier steht der Ablauf im Überblick. Die ausführliche Anleitung für die Kasse mit allen Schritten (mehrere Geräte in einem Ankauf, Verkäufer und Ausweis, Vormerken, Zahlart oder Preis korrigieren, Ankauf stornieren) finden Sie unter bispos.app: Differenzbesteuerung (§ 25a).

13„Artikel ankaufen“ öffnen

Im Handyshop tippen Sie oben in der Verkaufsleiste auf das Handy-Symbol „Artikel ankaufen“. In allen Branchen mit Differenzbesteuerung steht derselbe Eintrag in der Kassenverwaltung (☰ oben rechts).

Kassenverwaltung der Kasse mit den Einträgen Offene Rechnung bezahlen, Gutschrift, Artikel ankaufen (Gebrauchtware §25a ankaufen), Bestandsgerät übernehmen, Vorgemerkte Ankäufe (0), Systemstatus und Kasse öffnen — Kassenverwaltung mit „Artikel ankaufen“, „Bestandsgerät übernehmen“ und „Vorgemerkte Ankäufe“ (Demo-Handyshop, Kasse 1.3.8).

14Gerät erfassen und Zahlart wählen

Pflicht sind Bezeichnung, Seriennummer (beim Handy die IMEI) und Ankaufspreis. Den Verkaufspreis können Sie gleich mitgeben oder später am Artikel ändern. Bringt der Verkäufer mehrere Geräte, fügen Sie sie mit „Weiteres Gerät hinzufügen“ in denselben Ankauf ein.

Dialog Artikel ankaufen an der Kasse mit Bezeichnung iPhone 14 128 GB, Seriennummer 356000111000501 mit Kamera-Symbol, Ankaufspreis 320 und Verkaufspreis 499, darunter der Hinweis zur Differenzbesteuerung und der Knopf Weiteres Gerät hinzufügen — Gerätedaten im Dialog „Artikel ankaufen“: Beispiel iPhone 14, Ankauf 320 €, geplanter Verkauf 499 € (Beispieldaten, Kasse 1.3.8).

Darunter wählen Sie die Zahlart der Auszahlung: Bar, PayPal, Überweisung oder Sonstige (unbar). Nur bei Bar nimmt die Kasse das Geld aus der Lade. Bei PayPal, Überweisung und Sonstige senden Sie das Geld selbst (PayPal-App bzw. Online-Banking) und tragen als Referenz die Transaktions-ID ein, keine IBAN und keine E-Mail-Adresse.

Abschnitt Zahlart der Auszahlung mit den Knöpfen Bar, PayPal, Überweisung und Sonstige (unbar), PayPal gewählt, Feld Referenz (optional) mit einer Transaktions-ID und den Hinweisen zu unbaren Auszahlungen und zum Vormerken — Zahlart PayPal mit Transaktions-ID: Unbar entsteht keine Kassenbewegung, die Auszahlung steht im Ankaufsbuch (Kasse 1.3.8).

Verkäuferdaten: Name, Anschrift und Ausweisnummer des Verkäufers sind optional, gehören bei einem Ankauf von Privat aber in Ihre Aufzeichnungen. Sie werden im Ankaufsbuch gespeichert. Ab Werk legt die Kasse den Verkäufer außerdem als Kunden an oder ordnet ihn einem bestehenden Kunden zu.

15Ankaufen & auszahlen – das Ergebnis

Ein Tipp erledigt alles auf einmal:

Je Gerät entsteht ein Artikel – die IMEI wird zur Artikelnummer, Kategorie „Gebrauchtgeräte“, Bestand 1
Bei Zahlart Bar wird der Ankaufspreis als TSE-signierte Auszahlung aus der Kasse gebucht; bei PayPal, Überweisung und Sonstige entsteht keine Kassenbewegung
Der Vorgang landet mit Zahlart im Ankaufsbuch und wird an BIS ERP übertragen
Der Ankaufsbeleg wird gedruckt: für Sie und für den Verkäufer

Kategorie Gebrauchtgeräte mit dem soeben angekauften Artikel Samsung S23 256GB gebraucht zum Preis von 299,00 Euro — Das angekaufte Gerät liegt sofort verkaufsbereit in „Gebrauchtgeräte“

Warum es hier keine Rechnung gibt. Der Ankauf von einer Privatperson ist ein Wareneingang und keine steuerbare Leistung – es entsteht weder eine Rechnung noch eine Gutschrift. Der unterschriebene Ankaufsbeleg zusammen mit dem Ankaufsbuch erfüllt die Aufzeichnungspflicht nach § 25a Abs. 6 UStG.

Bestandsgeräte übernehmen (ohne Ankauf)

Haben Sie Gebrauchtgeräte schon im Laden, wenn Sie mit BISpicy starten, oder kommen Geräte aus einem anderen System, kaufen Sie diese nicht über „Artikel ankaufen“ an: Das zahlte den Ankaufspreis ein zweites Mal aus der Kasse aus. Legen Sie die Geräte stattdessen in BIS ERP an, einzeln oder per Import. Beide Wege legen ein differenzbesteuertes Einzelstück mit Bestand 1 an, ohne Kassenbewegung, ohne Ankaufsbeleg und ohne Eintrag im Ankaufsbuch.

Der Schalter für Gebrauchtgeräte erscheint in BIS ERP, sobald die Differenzbesteuerung an mindestens einer Kasse Ihres Betriebs eingeschaltet ist (an der Kasse unter Einstellungen → Unternehmen → Betriebsmodus oder im Kundencenter).

16Einzelnes Gerät in BIS ERP anlegen

Unter Artikel → Artikel anlegen setzen Sie oben den Haken „Gebrauchtgerät, differenzbesteuert (§25a) – Einzelstück“. Pflicht sind IMEI / Seriennummer und Ankaufspreis (größer 0, ohne ihn würde der volle Verkaufspreis versteuert). Die IMEI wird zugleich als Artikelnummer verwendet, solange Sie diese nicht ändern. Dann Artikelname und Verkaufspreis eintragen. Die Schaltfläche „Artikel anlegen“ erscheint unten, sobald ein Artikelname eingetragen ist.

Maske Neuer Artikel in BIS ERP mit gesetztem Haken Gebrauchtgerät, differenzbesteuert (§25a) – Einzelstück, den Pflichtfeldern IMEI / Seriennummer und Ankaufspreis und den Hinweisen, dass die IMEI als Artikelnummer dient, das Gerät mit Bestand 1 eingebucht wird und Chargen- und MHD-Pflicht ausgeschaltet sind — „Neuer Artikel“ mit dem Gebrauchtgeräte-Block (Demo-Handyshop, BIS ERP 0.0.0.1083).

Beim Speichern bucht BIS ERP den Bestand 1 mit dem Grund „Anfangsbestand“ ein und meldet „Gebrauchtgerät angelegt, Bestand 1 eingebucht.“ Chargen- und MHD-Pflicht sind für das Einzelstück aus. Eine IMEI, die schon an einem Artikel steht (auch als Seriennummer oder an einem verkauften Gerät), lehnt die Maske ab. Über das Zahnrad oben in der Maske können Sie die Ansicht „Handyshop / Gebrauchtgeräte“ wählen; sie stellt die Felder für Geräte zusammen.

17Viele Geräte auf einmal importieren

Unter Artikel → Import laden Sie zuerst die „Vorlage Gebrauchtgeräte (§25a) herunterladen“. Sie hat die Spalten für IMEI, Differenzbesteuerung (§25a) und Ankaufspreis. Je Gerät eine Zeile, in „Differenzbesteuerung (§25a)“ steht „ja“. Formatieren Sie die Spalten IMEI und Artikelnummer in Excel als Text, sonst werden aus den Ziffern Werte wie 3,57E+14.

Dialog Artikel importieren in BIS ERP mit Pflichtfeld SKU / Artikelnummer, dem Ablagefeld für die CSV-Datei und den Verweisen Import-Vorlage herunterladen und Vorlage Gebrauchtgeräte (§25a) herunterladen — Import-Dialog mit der Vorlage für Gebrauchtgeräte (Demo-Handyshop, BIS ERP 0.0.0.1083).

Beim Import wird die Spalte „Ankaufspreis“ automatisch dem Einkaufspreis zugeordnet. Neue Geräte kommen mit Bestand 1, eine Zeile ohne Artikelnummer bekommt die IMEI als Artikelnummer. Einzelne Zeilen lehnt der Import mit Begründung ab, der Rest läuft durch:

Ankaufspreis fehlt oder ist 0,
die IMEI kommt in der Datei mehrfach vor (die erste Zeile gewinnt) oder steht schon an einem Gerät, auch an einem verkauften,
Bestand größer 1 (ein Gerät ist ein Einzelstück),
IMEI oder Artikelnummer als Exponentialzahl aus Excel.

Importieren Sie dieselbe Datei noch einmal, entsteht kein zweiter Bestand: Der Ankaufspreis eines bestehenden Geräts wird nicht überschrieben, und ein verkauftes Gerät wird nicht wieder eingebucht. Der Artikel-Export enthält die Spalten „Differenzbesteuerung (§25a)“ und „IMEI/Seriennummer“. Mehr zum Import allgemein: Artikel importieren und exportieren.

Direkt an der Kasse: In der Kassenverwaltung legt „Bestandsgerät übernehmen“ ein einzelnes Gerät mit Bezeichnung, IMEI, Ankaufspreis und Verkaufspreis ebenso ohne Auszahlung an: Bestand 1, Zustand „Gebraucht“, Kategorie „Gebrauchtware“, ohne Ankaufsbeleg. Ist die IMEI schon vorhanden, bleibt der Dialog mit Ihren Eingaben offen und nennt den Grund.

Gebrauchtgerät verkaufen

Das Gerät wird ganz normal verkauft. Auf der Rechnung ist dann dreierlei anders als bei einem Neugerät:

DIN-A4-Rechnung eines Gebrauchtgeräteverkaufs mit 0 Prozent Mehrwertsteuer, der IMEI als eingerückte Zeile unter dem Artikelnamen und dem Pflichthinweis zur Differenzbesteuerung nach § 25a UStG — Gebrauchtgeräte-Verkauf: 0 % MwSt., IMEI unter dem Artikelnamen, Pflichthinweis

0 % Mehrwertsteuer in der Positionszeile – bei der Differenzbesteuerung wird die Umsatzsteuer nicht gesondert ausgewiesen
Die IMEI steht als eingerückte Zeile unter dem Artikelnamen – gut lesbar, nicht an den Namen gehängt
Der gesetzliche Pflichthinweis zur Differenzbesteuerung erscheint automatisch

Pflichthinweise erscheinen von selbst. Das gilt genauso für die innergemeinschaftliche Lieferung (§ 4 Nr. 1b/§ 6a UStG) und die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG). Sie müssen nichts eintippen – der passende Satz wird anhand des Vorgangs gesetzt. Im Rechnungsdesigner heißt das Datenfeld „Pflichthinweise“.

Ankauf und Verkauf in der Buchhaltung

Ankäufe und Verkäufe von Gebrauchtgeräten kommen von der Kasse ohne Ihr Zutun in BIS ERP an. Für Sie und Ihre Steuerberatung zählen drei Stellen: die § 25a-Auswertung je Gerät, die Finanzberichte (EÜR, BWA, Anlage EKS) und der DATEV-Kassenexport. Alle drei rechnen nach derselben Regel: Umsatzsteuer fällt nur auf die Marge an (Verkaufspreis minus Einkaufspreis, zum Normalsatz), der Einkaufsanteil bleibt steuerfrei, und der Ankauf ist Wareneinsatz.

18§ 25a-Auswertung je Gerät prüfen

Öffnen Sie Buchhaltung und dort ganz rechts den Reiter mit dem Etikett-Symbol. Die Seite heißt „Differenzbesteuerung §25a“ (direkt: erp.bispicy.com/accounting/differenzbesteuerung). Wählen Sie den Zeitraum mit Von und Bis und klicken Sie auf „Aktualisieren“.

Seite Differenzbesteuerung §25a in BIS ERP mit Zeitraum Von 01.10.2026 bis 18.10.2026, den Knöpfen Aktualisieren und CSV herunterladen und den Kacheln Gegenstände 30, Verkaufspreise 2.021,00 Euro, Einkaufspreise 1.294,00 Euro, Bemessungsgrundlage 610,93 Euro und Umsatzsteuer 116,07 Euro — Kopf der § 25a-Auswertung mit den Summen des Zeitraums (Demo-Handyshop, BIS ERP 0.0.0.1092).

Die Kacheln zeigen die Summen: Gegenstände, Verkaufspreise, Einkaufspreise, Bemessungsgrundlage und Umsatzsteuer. Darunter steht jedes verkaufte Gerät in einer eigenen Zeile mit Verkaufsdatum, Beleg, Bezeichnung, Seriennummer, Verkaufs- und Einkaufspreis, Bemessungsgrundlage und Umsatzsteuer. Unter „Angekauft am“ stehen Datum und Verkäufer des Ankaufs, die Zahlart der Auszahlung und, falls der Ankauf an der Kasse korrigiert wurde, der Korrekturvermerk. Stornierte Bons sind rot mit „Storno“ markiert. Mit „CSV herunterladen“ geben Sie die Aufstellung an Ihre Steuerberatung weiter.

Fehlt auf einem älteren Beleg der Einkaufspreis (Kassenverkäufe vor dem 21.09.2026 trugen ihn noch nicht mit), übernimmt BIS ERP ihn aus dem Ankaufsbuch: maßgeblich ist der letzte nicht stornierte Ankauf dieses Geräts (IMEI bzw. Seriennummer) vor dem Verkauf, sofern sein Einkaufspreis nicht höher ist als der Verkaufspreis. Findet sich kein passender Ankauf, wird vorsichtshalber der volle Verkaufspreis als Marge versteuert.

19EÜR, BWA und Anlage EKS: Wareneinsatz und Marge

Unter Berichte → Finanzen zählen EÜR, BWA und Anlage EKS die Geräte-Ankäufe als Wareneinsatz: Barankäufe über die Kassenbewegung „Geräte-Ankauf“, unbar bezahlte Ankäufe (PayPal, Überweisung, Sonstige) aus dem Ankaufsbuch. Die BWA ordnet einen unbaren Ankauf seinem Ankaufsdatum zu, EÜR und Anlage EKS dem Tag der Auszahlung. Stornierte Ankäufe zählen nicht. In der EÜR stehen sie als Aufwandskategorie „Geräte-Ankauf (Kasse und Ankaufsbuch)“. Die Umsatzsteuer auf die Marge steht in der Umsatzsteuer der EÜR und in der Umsatzsteuer-Voranmeldung der Kasse.

Reiter EÜR der Finanzberichte in BIS ERP mit drei gelben Hinweisen: Einkaufspreis bei einer § 25a-Position aus dem Ankaufsbuch übernommen, eine § 25a-Position ohne Einkaufspreis mit voller Marge versteuert und Umsatzsteuer 63,71 Euro, Ankaufsbuch und Kassenbewegungen weichen um 600,00 Euro ab, darunter die Kennzahlen Gesamteinnahmen, Gesamtausgaben, Gewinn und USt-Zahllast — EÜR mit den Hinweisen zu § 25a und zum Geräte-Ankauf. Jeder Hinweis nennt Anzahl und Betrag (Demo-Handyshop, BIS ERP 0.0.0.1092).

Was die gelben Hinweise bedeuten und was zu tun ist, steht unter Wenn etwas nicht klappt. Mehr zu den Finanzberichten: BWA & Anlage EKS – Geräte-Ankauf und § 25a.

20DATEV: bar über die Kasse, unbar auf ein Verrechnungskonto

Der DATEV-Kassenexport (BIS ERP, Kundencenter und Kasse) bucht einen Barankauf als Kassenbewegung auf das Wareneingangskonto gegen die Kasse (Vorgabe SKR03 3200, SKR04 5200). Ein unbar bezahlter Ankauf bekommt eine eigene Zeile auf ein Verrechnungskonto je Zahlart (Vorgabe SKR03 1367 PayPal, 1368 Überweisung, 1369 Sonstige; SKR04 1467/1468/1469). Ihre Steuerberatung gleicht dieses Konto mit dem PayPal- bzw. Bankauszug ab und bucht den Ankauf nicht zusätzlich aus dem Auszug. Korrekturen und Stornos buchen in ihrer eigenen Periode zurück.

Maske DATEV-Kassenexport einrichten in BIS ERP, Reiter Kassenbewegungen, Konten der Bewegungen mit den Vorgaben Kassenfehlbetrag 2309, Kassenüberschuss 2709, Trinkgeld 1590, Geldtransit 1360, Privatentnahme 1800, Privateinlage 1890, Geräte-Ankauf (Wareneingang) 3200 und Ankauf unbar: Verrechnung PayPal 1367, Überweisung 1368 und Sonstige 1369 — Buchhaltung → DATEV Export → „Kassenexport einrichten“ → Reiter „Kassenbewegungen“: die Konten für den Ankauf (Demo-Handyshop, SKR03, BIS ERP 0.0.0.1092).

Ein leeres Feld verwendet das grau angezeigte Vorgabekonto Ihres Kontenrahmens. Wie Sie die Konten ändern und den Export erstellen, steht unter Kassenberichte – DATEV-Kassenexport.

Schon gemeldete Monate prüfen: Seit BIS ERP 0.0.0.1090 (17.10.2026) stehen Marge-Umsatzsteuer und Wareneinsatz aus Ankäufen in allen Auswertungen. Zahlen vergangener Monate können sich dadurch ändern, in beide Richtungen, und ein neuer DATEV-Export eines alten Zeitraums kann von der damaligen Datei abweichen. Prüfen Sie bereits gemeldete Zeiträume und sprechen Sie Änderungen mit Ihrer Steuerberatung ab.

Lizenz und Recht: Die § 25a-Auswertung und die Finanzberichte gehören zu BIS Insights. Der Benutzer braucht außerdem das Recht, die Buchhaltung anzusehen.

Wenn etwas nicht klappt

Beobachtung	Ursache und Lösung
Das Schraubenschlüssel-Symbol fehlt	Es erscheint erst, wenn ein Artikel im Warenkorb liegt. Fehlt es dann immer noch, ist der Reparatur-Betriebsmodus aus: Einstellungen → Unternehmen → Betriebsmodus.
„Artikel ankaufen“ fehlt in der Kassenverwaltung (früher „Gerät ankaufen“)	Der Ankauf gebrauchter Ware (§ 25a) ist ein eigener Schalter im Betriebsmodus. Einschalten an der Kasse unter Einstellungen → Unternehmen → Betriebsmodus → Differenzbesteuerung (§25a).
Auf der A4-Rechnung fehlen die Gerätedaten	Ihre Rechnungsvorlage wurde angepasst und kennt die Felder noch nicht. Im Rechnungsdesigner einmalig die Datenfelder der Gruppe „Reparatur / Gerät“ hinzufügen. Werksvorlagen haben sie automatisch.
Der Pflichthinweis zur Differenzbesteuerung fehlt	Gleiche Ursache: angepasste Vorlage. Fügen Sie das Datenfeld Pflichthinweise hinzu.
Der Kunde scannt den QR-Code und sieht einen fremden Beleg	Betraf Belege vor dem 20.07.2026, nachdem eine Kasse neu aufgesetzt worden war. Seitdem hat jeder digitale Beleg eine eindeutige Kennung – neue Belege sind korrekt zugeordnet.
Auf der Rechnung steht „ACHTUNG – TSE-Ausfall“	Der Vorgang wurde ohne gültige TSE-Signatur abgeschlossen (Notbeleg nach § 146a AO). Prüfen Sie die TSE-Anbindung unter Kassenverwaltung → Systemstatus. Der Umsatz ist erfasst, muss aber fiskalisch nacherfasst werden.
Der Ankauf lässt sich nicht abschließen	Reicht der Kassenbestand für eine Barauszahlung nicht, bricht der Vorgang ab. Legen Sie zuerst Bargeld ein (Kassenverwaltung → Bareinlage). Eine Barauszahlung braucht außerdem eine offene Kassensitzung, und der angemeldete Mitarbeiter braucht das Recht „Verkaufen“.
In BIS ERP fehlt bei „Neuer Artikel“ der Haken „Gebrauchtgerät, differenzbesteuert (§25a)“	Die Differenzbesteuerung ist an keiner Kasse Ihres Betriebs eingeschaltet. Einschalten an der Kasse unter Einstellungen → Unternehmen → Betriebsmodus oder im Kundencenter, siehe Bestandsgeräte übernehmen.
Die Schaltfläche „Artikel anlegen“ fehlt unten in der Maske	Sie erscheint erst, wenn ein Artikelname eingetragen ist und Artikelnummer und EAN keinen Fehler zeigen.
Der Import lehnt Geräte ab („Ankaufspreis fehlt“, „bereits vorhanden“, „Exponentialzahl“)	Ankaufspreis größer 0 eintragen, jede IMEI nur einmal, IMEI- und Artikelnummer-Spalte in Excel als Text formatieren. Die übrigen Zeilen sind trotzdem importiert, siehe Schritt 17.
Ein per PayPal oder Überweisung bezahlter Ankauf fehlt im Kassenbestand und im Z-Bon	Das ist richtig: Bei unbarer Zahlart geht kein Bargeld aus der Lade, deshalb gibt es keine Kassenbewegung. Die Auszahlung steht mit Zahlart im Ankaufsbuch und zählt in EÜR und BWA trotzdem als Wareneinsatz, siehe Ankauf in der Buchhaltung.
Hinweis in EÜR, BWA oder Anlage EKS: „Ankaufsbuch (… Ankäufe) und Kassenbewegungen weichen um … voneinander ab. Der Wareneinsatz folgt der Kasse.“	Die Barankäufe im Ankaufsbuch (ohne stornierte) ergeben für den Zeitraum eine andere Summe als die Kassenbewegungen „Geräte-Ankauf“. Als Wareneinsatz zählen die Kassenbewegungen. Vergleichen Sie an der Kasse die Verkaufshistorie, Reiter „Geräte-Ankauf“, mit den Entnahmen des Zeitraums und klären Sie die Differenz mit Ihrer Steuerberatung.
Hinweis: „… Geräte-Ankauf/-Ankäufe wurden nach dem Kassenabschluss ohne Kassenbewegung korrigiert“	Ein Ankauf wurde an der Kasse korrigiert, nachdem der Tag schon mit dem Z-Bon abgeschlossen war. Eine Kassenbewegung ist dann nicht mehr möglich, die Korrektur steht im Ankaufsbuch. Der Wareneinsatz folgt der Kasse. Stimmen Sie den Fall mit Ihrer Steuerberatung ab.
Hinweis: „… Position(en) nach § 25a ohne Einkaufspreis, auch nicht im Ankaufsbuch eindeutig gefunden – dort ist der volle Verkaufspreis als Marge versteuert“	Auf dem Beleg fehlt der Einkaufspreis, und im Ankaufsbuch gibt es keinen passenden Ankauf desselben Geräts vor dem Verkauf. Bis das geklärt ist, wird vorsichtshalber der volle Verkaufspreis versteuert; der Hinweis nennt die Umsatzsteuer darauf. Prüfen Sie Seriennummer und Ankauf in der § 25a-Auswertung und stimmen Sie den Einkaufspreis mit Ihrer Steuerberatung ab.
Ein unbar bezahlter Ankauf fehlt im DATEV-Export, stattdessen steht dort ein Hinweis	Der Ankauf wurde an einer Kasse vor Version 1.3.8 erfasst, die das Zahlungsjournal noch nicht mitschickt. Solche Ankäufe nennt der Export als Hinweis, gebucht werden sie nicht. Ihre Steuerberatung bucht sie aus dem PayPal- bzw. Bankauszug. Aktualisieren Sie die Kasse auf die aktuelle Version.

Häufig gestellte Fragen

Nein. Pflicht ist nur „Gerät / Schaden“. IMEI, Vertragsnummer und Anmerkung sind optional – leer gelassene Felder erscheinen auf keinem Beleg und auch nicht auf der Rechnung.

Ja. Die vier Angaben sind im Rechnungsdesigner einzeln verschiebbare Datenfelder (Gruppe „Reparatur / Gerät“). Sie können sie zum Beispiel unter die Rechnungsadresse setzen oder einzelne weglassen.

Nein – und das ist korrekt. Der Ankauf von einer Privatperson ist ein Wareneingang und keine steuerbare Leistung. Beleg ist der Ankaufsbeleg, den Verkäufer und Händler je einmal erhalten, zusammen mit dem Eintrag im Ankaufsbuch (§ 25a Abs. 6 UStG).

Weil bei der Differenzbesteuerung nach § 25a UStG die Umsatzsteuer nicht gesondert ausgewiesen wird – versteuert wird nur Ihre Marge. Der gesetzlich vorgeschriebene Hinweistext erscheint automatisch auf der Rechnung.

Über den digitalen Bon. Der QR-Code führt auf eine Seite mit dem Beleg und den Schaltflächen „Als PDF herunterladen“ und „Rechnung (A4) herunterladen“. Der Kunde kann sich die Rechnung damit jederzeit selbst holen.

Es erscheint erst, wenn mindestens ein Artikel im Warenkorb liegt – ein Reparaturauftrag braucht eine Leistung. Fehlt es trotzdem, ist der Reparatur-Betriebsmodus nicht aktiv (Einstellungen → Unternehmen → Betriebsmodus).

Dann nutzt Ihr Betrieb eine angepasste Rechnungsvorlage, die die Felder noch nicht enthält. Fügen Sie im Rechnungsdesigner die Datenfelder aus der Gruppe „Reparatur / Gerät“ einmalig hinzu – Werksvorlagen haben sie automatisch.

Das war ein Fehler in Belegen, die vor dem 20. Juli 2026 erstellt wurden, nachdem eine Kasse neu aufgesetzt worden war. Seitdem bekommt jeder digitale Beleg eine geschäftsweit eindeutige Kennung; neue Belege sind eindeutig zugeordnet.

Nicht über „Artikel ankaufen“, das zahlte den Ankaufspreis ein zweites Mal aus. Legen Sie die Geräte in BIS ERP an: einzeln unter Artikel → Artikel anlegen mit dem Haken „Gebrauchtgerät, differenzbesteuert (§25a) – Einzelstück“ oder viele auf einmal über Artikel → Import mit der Vorlage für Gebrauchtgeräte. IMEI und Ankaufspreis sind Pflicht, jedes Gerät kommt mit Bestand 1. An der Kasse geht das einzeln über „Bestandsgerät übernehmen“.

Automatisch. Ein bar bezahlter Ankauf ist eine Kassenbewegung „Geräte-Ankauf“, ein unbar bezahlter (PayPal, Überweisung, Sonstige) steht mit Zahlart im Ankaufsbuch. EÜR, BWA und Anlage EKS zählen beides als Wareneinsatz, Aufwandskategorie „Geräte-Ankauf (Kasse und Ankaufsbuch)“: die BWA nach dem Ankaufsdatum, EÜR und Anlage EKS nach dem Tag der Auszahlung. Der DATEV-Kassenexport bucht einen Barankauf auf das Wareneingangskonto (Vorgabe SKR03 3200, SKR04 5200) gegen die Kasse und einen unbaren auf ein Verrechnungskonto je Zahlart (Vorgabe SKR03 1367/1368/1369, SKR04 1467/1468/1469), das Ihre Steuerberatung mit dem PayPal- bzw. Bankauszug abgleicht. Stornierte Ankäufe zählen nicht.

BIS ERP übernimmt den Einkaufspreis aus dem Ankaufsbuch: maßgeblich ist der letzte nicht stornierte Ankauf dieses Geräts (IMEI bzw. Seriennummer) vor dem Verkauf, sofern sein Einkaufspreis nicht höher ist als der Verkaufspreis. Findet sich kein passender Ankauf, wird vorsichtshalber der volle Verkaufspreis als Marge versteuert. EÜR, BWA und die Umsatzsteuer-Voranmeldung der Kasse zeigen dazu je einen Hinweis mit der Anzahl der Positionen und der betroffenen Umsatzsteuer. Prüfen Sie diese Fälle mit Ihrer Steuerberatung.

Weil kein Bargeld aus der Lade ging. Unbar bezahlte Ankäufe (PayPal, Überweisung, Sonstige) erzeugen keine Kassenbewegung, die Auszahlung steht mit Zahlart und Referenz im Ankaufsbuch. In EÜR und BWA zählen sie trotzdem als Wareneinsatz, und der DATEV-Kassenexport bucht sie auf das Verrechnungskonto der Zahlart.