Workflow-Automatisierung

Schritt-für-Schritt Anleitungen zur Automatisierung

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Workflow erstellen

So erstellen Sie einen neuen Workflow:

1Workflows öffnen

Gehen Sie zu Einstellungen > Workflows.

2Neuer Workflow

Klicken Sie auf + Neuer Workflow.

3Namen eingeben

Geben Sie einen aussagekräftigen Namen ein, z.B. "Versandbestätigung senden".

4Visueller Editor

Der Workflow-Builder öffnet sich. Hier erstellen Sie den Workflow per Drag & Drop.

Tipp: Für Experten gibt es auch einen YAML-Modus zum direkten Bearbeiten der Workflow-Definition.

Trigger konfigurieren

So legen Sie fest, wann der Workflow startet:

1Trigger-Node hinzufügen

Ziehen Sie einen Trigger aus der Palette auf die Arbeitsfläche.

2Event-Typ wählen

Wählen Sie das auslösende Event:

  • Bestellung erstellt: Bei neuen Bestellungen
  • Bestellung versendet: Nach Label-Erstellung
  • Zahlung eingegangen: Bei Zahlungseingang
  • Artikel angelegt: Bei neuen Artikeln
  • Bestand niedrig: Bei Unterschreitung des Mindestbestands
  • Zeitgesteuert: Täglich/Wöchentlich/Monatlich
3Trigger konfigurieren

Je nach Typ können Sie Filter setzen, z.B. nur für bestimmte Kanäle oder Kunden.

Bedingungen hinzufügen

So fügen Sie Wenn/Dann-Logik hinzu:

1Bedingungs-Node hinzufügen

Ziehen Sie einen Bedingung-Node nach dem Trigger.

2Regel definieren

Definieren Sie die Bedingung:

  • Feld: z.B. order.total
  • Operator: z.B. größer als
  • Wert: z.B. 100
3Verzweigungen

Die Bedingung hat zwei Ausgänge: Ja und Nein. Verbinden Sie jeden mit weiteren Aktionen.

Tipp: Sie können mehrere Bedingungen mit UND/ODER verknüpfen.

Aktionen definieren

So legen Sie fest, was passieren soll:

1Aktions-Node hinzufügen

Ziehen Sie eine Aktion auf die Arbeitsfläche und verbinden Sie sie.

2Aktionstyp wählen

Verfügbare Aktionen:

  • E-Mail senden: Vorlage + Empfänger
  • Status ändern: Bestellstatus aktualisieren
  • Aufgabe erstellen: Automatische Task-Erstellung
  • Webhook aufrufen: Externe API ansprechen
  • Benachrichtigung: Interne Benachrichtigung
  • Feld aktualisieren: Wert in Datensatz ändern
3Aktion konfigurieren

Konfigurieren Sie die Details, z.B. E-Mail-Vorlage oder Ziel-Status.

4Variablen nutzen

Nutzen Sie Platzhalter wie {{order.number}} oder {{customer.name}}.

Workflow testen

So testen Sie Ihren Workflow vor der Aktivierung:

1Testmodus aktivieren

Klicken Sie auf Testen im Workflow-Editor.

2Testdaten eingeben

Geben Sie Beispieldaten ein oder wählen Sie eine bestehende Bestellung/Artikel.

3Durchlauf beobachten

Der Workflow wird simuliert. Sie sehen welche Pfade genommen und welche Aktionen ausgeführt werden.

4Aktivieren

Wenn alles passt, aktivieren Sie den Workflow mit Aktivieren.

Wichtig: Im Testmodus werden E-Mails nicht wirklich versendet, sondern nur simuliert.

Praxisbeispiele

Beispiel 1: Versandbestätigung

Trigger: Bestellung versendet

Aktion: E-Mail "Versandbestätigung" an Kunde mit Tracking-Link

Beispiel 2: VIP-Kunden erkennen

Trigger: Bestellung erstellt

Bedingung: Bestellwert > 500€

Aktion (Ja): Kunde zu Gruppe "VIP" hinzufügen

Beispiel 3: Bestandswarnung

Trigger: Bestand niedrig (unter Mindestbestand)

Aktion: E-Mail an Einkauf mit Nachbestellvorschlag

Beispiel 4: Zahlungserinnerung

Trigger: Zeitgesteuert (täglich 9:00)

Bedingung: Rechnung > 14 Tage überfällig

Aktion: Zahlungserinnerung per E-Mail

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