Schritt-für-Schritt Anleitungen zur Automatisierung
Das Modul Automatisierung (Workflows) löst bei bestimmten Ereignissen automatisch Aktionen aus – z. B. Status setzen, E-Mail senden oder Aufgabe anlegen.
Jeder Workflow besteht aus einem Trigger (Auslöser), optionalen Bedingungen und einer oder mehreren Aktionen. Über die Filter Alle Status und Alle Trigger behalten Sie viele Workflows im Blick. Mit + Neuer Workflow starten Sie eine neue Automatisierung.
So erstellen Sie einen neuen Workflow:
Gehen Sie zu Einstellungen > Workflows.
Klicken Sie auf + Neuer Workflow.
Geben Sie einen aussagekräftigen Namen ein, z.B. "Versandbestätigung senden".
Der Workflow-Builder öffnet sich. Hier erstellen Sie den Workflow per Drag & Drop.
So legen Sie fest, wann der Workflow startet:
Ziehen Sie einen Trigger aus der Palette auf die Arbeitsfläche.
Wählen Sie das auslösende Event:
Je nach Typ können Sie Filter setzen, z.B. nur für bestimmte Kanäle oder Kunden.
So fügen Sie Wenn/Dann-Logik hinzu:
Ziehen Sie einen Bedingung-Node nach dem Trigger.
Definieren Sie die Bedingung:
order.totalgrößer als100Die Bedingung hat zwei Ausgänge: Ja und Nein. Verbinden Sie jeden mit weiteren Aktionen.
So legen Sie fest, was passieren soll:
Ziehen Sie eine Aktion auf die Arbeitsfläche und verbinden Sie sie.
Verfügbare Aktionen:
Konfigurieren Sie die Details, z.B. E-Mail-Vorlage oder Ziel-Status.
Nutzen Sie Platzhalter wie {{order.number}} oder {{customer.name}}.
So testen Sie Ihren Workflow vor der Aktivierung:
Klicken Sie auf Testen im Workflow-Editor.
Geben Sie Beispieldaten ein oder wählen Sie eine bestehende Bestellung/Artikel.
Der Workflow wird simuliert. Sie sehen welche Pfade genommen und welche Aktionen ausgeführt werden.
Wenn alles passt, aktivieren Sie den Workflow mit Aktivieren.
Trigger: Bestellung versendet
Aktion: E-Mail "Versandbestätigung" an Kunde mit Tracking-Link
Trigger: Bestellung erstellt
Bedingung: Bestellwert > 500€
Aktion (Ja): Kunde zu Gruppe "VIP" hinzufügen
Trigger: Bestand niedrig (unter Mindestbestand)
Aktion: E-Mail an Einkauf mit Nachbestellvorschlag
Trigger: Zeitgesteuert (täglich 9:00)
Bedingung: Rechnung > 14 Tage überfällig
Aktion: Zahlungserinnerung per E-Mail
Workflows sind Automatisierungen, die bei einem Ereignis (Trigger) Aktionen auslösen – z. B. „wenn Bestellung bezahlt, dann Status setzen und E-Mail senden". Im Modul Automatisierung erstellen Sie sie mit Trigger, optionalen Bedingungen und einer oder mehreren Aktionen.
Trigger sind u. a. Statuswechsel einer Bestellung, neue Bestellung, Zahlungseingang oder Versand. Aktionen umfassen z. B. Status ändern, E-Mail/Benachrichtigung senden, Tags setzen oder Aufgaben anlegen. Bedingungen schränken ein, wann der Workflow läuft.
Workflows lassen sich vor der Aktivierung testen und im Status deaktiviert halten. So prüfen Sie die Logik, bevor sie auf echte Vorgänge wirkt. Über Filter (Status, Trigger) behalten Sie viele Workflows im Überblick.