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CRM & Kundenverwaltung

Schritt-für-Schritt Anleitungen zur Kundenverwaltung

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Übersicht

Das CRM verwaltet alle Kunden und Kontakte. Es gliedert sich in drei Bereiche: Kunden, Newsletter und System-Kampagnen.

CRM-Kundenverwaltung in BISpicy ERP: Kundenliste mit Kundennummer, Name, Firma, E-Mail und Status, Kennzahlen (Gesamt, Aktiv, Inaktiv), Filter nach Geschäftskunden (B2B) und Privatkunden (B2C) sowie Import/Export und Neuer Kunde
Die Kundenverwaltung mit Kennzahlen, B2B-/B2C-Filter und Kundenliste

Die Kundenliste zeigt je Kunde Kundennummer (z. B. „KD-00016"), Name, Firma, Kontaktdaten und Status. Über Suche und Filter (Alle / Geschäftskunden / Privatkunden / Aktiv / Inaktiv) finden Sie Kunden schnell; der Spalten-Editor passt die Ansicht an. Über + Neuer Kunde sowie Import/Export pflegen Sie den Stamm.

JTL: Aus JTL übernommene Kunden behalten ihre echte JTL-Kundennummer.

Kunde anlegen

So legen Sie einen neuen Kunden an:

Formular Neuer Kunde in BISpicy ERP: Auswahl des Kundentyps Firmenkunde oder Privatkunde, Basisinformationen mit Vorname, Nachname, E-Mail, separater Rechnungs-E-Mail und bevorzugter Sprache für Dokumente sowie die Rechnungsadresse
„Neuer Kunde": Kundentyp (B2B/B2C), Basisinfos, Rechnungs-E-Mail & Belegsprache
1Kundenverwaltung öffnen

Gehen Sie zu Kunden im Hauptmenü und klicken Sie auf + Neuer Kunde.

2Neuen Kunden erstellen

Klicken Sie auf + Neuer Kunde.

3Kundentyp wählen

Wählen Sie den Kundentyp:

  • Privatkunde (B2C): Vorname, Nachname
  • Geschäftskunde (B2B): Firmenname, Ansprechpartner
4Kontaktdaten eingeben

Geben Sie ein: E-Mail, Telefon, Rechnungs- und Lieferadresse.

5B2B-Daten (optional)

Für Geschäftskunden: USt-IdNr., Zahlungsziel, Kreditlimit.

6Speichern

Klicken Sie auf Speichern.

Aktivitäten erfassen

So dokumentieren Sie Kundenkontakte:

1Kunde öffnen

Öffnen Sie den Kunden und wechseln Sie zum Tab Aktivitäten.

2Neue Aktivität

Klicken Sie auf + Aktivität hinzufügen.

3Aktivitätstyp wählen

Wählen Sie den Typ:

  • Telefonat
  • E-Mail
  • Notiz
  • Meeting
4Details eingeben

Geben Sie Betreff, Beschreibung und ggf. Datum ein.

5Speichern

Die Aktivität erscheint in der Timeline des Kunden.

Dokumente hochladen

So verwalten Sie Kundendokumente:

1Dokumente-Tab öffnen

Öffnen Sie den Kunden und wechseln Sie zu Dokumente.

2Dokument hochladen

Ziehen Sie Dateien per Drag & Drop oder klicken Sie auf Hochladen.

3Dokumenttyp wählen

Kategorisieren Sie das Dokument: Vertrag, Zertifikat, Sonstiges.

Tipp: Dokumente wie Gewerbeanmeldungen oder Freistellungsbescheinigungen sollten hier hinterlegt werden.

Kundengruppen verwalten

So organisieren Sie Kunden in Gruppen:

1Kundengruppen öffnen

Gehen Sie zu Kunden > Kundengruppen.

2Gruppe erstellen

Klicken Sie auf Neue Gruppe. Geben Sie Namen und optional einen Rabatt ein.

3Kunden zuordnen

Beim Kunden wählen Sie im Feld Kundengruppe die passende Gruppe.

Beispiele für Kundengruppen:
  • Händler (10% Rabatt)
  • VIP-Kunden (5% Rabatt)
  • Mitarbeiter (15% Rabatt)

Kundenspezifische Preise

So legen Sie individuelle Preise für Kunden fest:

1Kunde öffnen

Öffnen Sie den Kunden und wechseln Sie zu Preise.

2Artikel-Preis hinzufügen

Klicken Sie auf + Preis hinzufügen und wählen Sie einen Artikel.

3Preis festlegen

Geben Sie den individuellen Preis oder einen Rabatt in % ein.

4Bei Bestellungen

Der kundenspezifische Preis wird automatisch angewendet.

360-Grad-Kundenansicht

So nutzen Sie die vollständige Kundenübersicht:

360-Grad-Kundenansicht in BISpicy ERP für Kunde asia-ein KD-00016 (Firmenkunde, aktiv): Kennzahlen Gesamtumsatz, Gewinn DB1 mit Marge, Bestellungen mit Durchschnittswert, offene Rechnungen und Retouren-Quote, Tabs Übersicht, Stammdaten, Bestellungen, Rechnungen, Preise, Kommunikation und Dokumente sowie letzte Aktivitäten und letzte Bestellungen
360-Grad-Ansicht: Umsatz/Gewinn/Marge, Bestell- und Rechnungskennzahlen sowie alle Kundenbereiche als Tabs
1Kunde öffnen

Die 360-Grad-Ansicht öffnet sich automatisch beim Klick auf einen Kunden in der Liste. Oben stehen Name, Kundennummer und die Badges Firmen-/Privatkunde und Aktiv; rechts Ansicht anpassen und Bearbeiten.

2KPI-Karten

Oben sehen Sie auf einen Blick: Gesamtumsatz, Gewinn (DB1) mit Marge, Bestellungen (inkl. Ø Bestellwert), offene Rechnungen und Retouren (mit Quote).

3Tabs & Verlauf

Über die Reiter Übersicht, Stammdaten, Bestellungen, Rechnungen, Preise, Kommunikation und Dokumente erreichen Sie alle Kundenbereiche. Die Übersicht zeigt letzte Aktivitäten und letzte Bestellungen chronologisch.

4Bestellhistorie

Im Tab Bestellungen sehen Sie alle Bestellungen des Kunden.

Vertriebssteuerung: Gebiete, Touren, Tagesliste

Wer im Außendienst oder mit eigenen Touren verkauft, arbeitet nicht mit einer Kundenliste, sondern mit Gebieten und Tourtagen. Beides pflegen Sie einmal — danach beantwortet BIS ERP täglich zwei Fragen: Wen rufe ich heute an? und Wer im Gebiet hat vor der Tour noch nicht bestellt?

1Gebiete vorschlagen lassen

Öffnen Sie CRM → Kunden → Gebiete verwalten und klicken Sie auf Vorschlagen. BIS ERP gruppiert Ihre Kunden nach Postleitzahl und zeigt je Gruppe die Kundenzahl, den Jahresumsatz und einen Namensvorschlag aus dem häufigsten Ort. Ist ein Bereich zu groß für eine Tagestour, wird er feiner aufgeteilt.

Angelegt wird nichts von allein — Sie entscheiden, welcher Vorschlag ein Gebiet wird. Gezeigt werden die umsatzstärksten; wie viele Gruppen es insgesamt gibt, steht darüber.

2Tourtag und Bestellschluss setzen

Ein Gebiet trägt den Tourtag, den Bestellschluss und einen Mindestbestellwert. Diese Angaben gelten für alle Kunden der Tour gemeinsam — deshalb stehen sie am Gebiet und nicht am einzelnen Kunden.

3Kunden zuordnen

Hinterlegen Sie am Gebiet die PLZ-Bereiche (z. B. 33, 32) und klicken Sie auf Kunden zuordnen. Sie sehen zuerst eine Vorschau: wie viele Kunden betroffen wären und wie viele davon bereits einem anderen Gebiet gehören. Erst danach wird zugeordnet.

Bestehende Zuordnungen bleiben erhalten — ein Kunde, den Sie bewusst einem Gebiet zugewiesen haben, wird nicht überschrieben.

4Heute & Vor der Tour

Der Reiter Heute zeigt die Kunden, die heute Aufmerksamkeit brauchen — sortiert nach Umsatzrückgang, Überfälligkeit im eigenen Bestellrhythmus, ABC-Klasse und Nähe zum Tourtag. Der Reiter Vor der Tour zeigt je anstehender Tour, wer im Gebiet noch nicht bestellt hat — mit Füllstand (Umsatz und Kilogramm), damit freie LKW-Kapazität sichtbar wird.

Sortimentslücken

Die wichtigste Frage im Verkaufsgespräch ist nicht, was ein Kunde gekauft hat — sondern was ihm fehlt. In der Kundenakte steht, welche Warengruppen vergleichbare Kunden kaufen und dieser nicht.

1Vergleichssicht wählen

Ähnliche Kunden vergleicht mit Kunden derselben ABC-Klasse und Kundengruppe — ein A-Kunde also mit A-Kunden, nicht mit dem ganzen Bestand. Gleiche Tour vergleicht mit den anderen Kunden desselben Gebiets: „Was kaufen die anderen Läden hier?" ist im Gespräch oft das stärkere Argument.

2Lücken lesen

Je Warengruppe sehen Sie, wie viel Prozent der Vergleichsgruppe sie kaufen und wie viel ein Käufer dort im Jahr umsetzt. Aus beidem schätzen Sie das Potenzial: „73 % kaufen Tee, im Schnitt für 400 € im Jahr — dieser Kunde nicht."

3Wenn nichts erscheint

Sind zu wenige Vergleichskunden vorhanden, sagt BIS ERP das ausdrücklich, statt aus zwei Kunden eine Empfehlung zu bauen. Dasselbe gilt, wenn der Kunde keinem Gebiet zugeordnet ist und Sie die Tour-Sicht gewählt haben.

Pfandpositionen bleiben außen vor — sonst wäre „Pfand" bei jedem Getränkehändler die meistgekaufte Warengruppe und stünde in jeder Lücke.

Liefer- & Kommissionierzulage

Ein kleiner Auftrag kostet dasselbe Kommissionieren wie ein großer. Mit einer Staffel nach Auftragswert geben Sie diesen Aufwand weiter — automatisch und nachvollziehbar auf jedem Beleg.

1Staffel hinterlegen

Unter Einstellungen → Liefer- & Kommissionierzulage schalten Sie die Zulage ein und tragen die Stufen ein — zum Beispiel 5,90 € unter 100 €, 4,90 € bis 250 €, 3,90 € bis 400 €. Über der höchsten Grenze entfällt sie. Beträge, Grenzen, Artikelnummer, Bezeichnung und Steuersatz sind frei wählbar.

Die Reihenfolge der Stufen spielt keine Rolle — es gilt immer die Stufe, in die der Auftragswert fällt.

2Wo die Zulage erscheint

Als eigene Position auf Auftrag, Rechnung und Lieferschein — nicht versteckt in den Versandkosten. So sieht Ihr Kunde, wofür er zahlt, und Ihre Versandkosten-Auswertung bleibt sauber.

3Was automatisch passiert

Wächst ein Auftrag über die Grenze, verschwindet die Zulage wieder. Ein Auftrag ohne Ware bekommt keine. Und Bestandsaufträge werden nicht nachberechnet: Auf einer neuen Rechnung stünde sonst ein anderer Betrag als auf der, die Ihr Kunde bereits in Händen hält.

Häufig gestellte Fragen

Das CRM gliedert sich in Kunden, Newsletter und System-Kampagnen. Eine Übersicht zeigt die Zahl der gesamten, aktiven und inaktiven Kunden.

Kunden lassen sich nach Geschäftskunden (B2B) und Privatkunden (B2C) filtern. Die Unterscheidung steuert u. a. die Preisdarstellung (netto/brutto) und die steuerliche Behandlung (z. B. USt-IdNr.-Prüfung über VIES).

Ja. Über Kundengruppen steuern Sie Konditionen für ganze Segmente; zusätzlich lassen sich individuelle Kundenpreise je Einzelkunde und Artikel inkl. Mengenstaffeln hinterlegen. Priorität: individuell vor Kundengruppe vor Staffel vor Sonderpreis vor Standard.

Ja. Im Berichtsmodul segmentiert die RFM-Analyse (Recency, Frequency, Monetary) Kunden in Segmente wie Champions, Treue Kunden, Potenzial, Gefährdet und Verloren.

Steuern Workflows