สัญญาประมวลผลข้อมูล (AVV)

ข้อ 1 วัตถุประสงค์และระยะเวลาของการประมวลผล

(1) วัตถุประสงค์: การประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลเกิดขึ้นในกรอบของการใช้งานซอฟต์แวร์คลาวด์ "BISpicy Warenwirtschaft" รวมถึง BIS Shop ที่ผู้ประมวลผลโฮสต์ให้ (หากมีการใช้งาน)

(2) ระยะเวลา: การประมวลผลจะดำเนินการตลอดระยะเวลาของสัญญาหลัก หลังจากสิ้นสุดสัญญา ข้อมูลส่วนบุคคลทั้งหมดจะถูกลบภายใน 30 วัน เว้นแต่มีข้อผูกพันทางกฎหมายในการเก็บรักษาข้อมูล

(3) ประเภทของการประมวลผล:

• การเก็บรวบรวม จัดเก็บ และใช้ข้อมูลลูกค้าหลัก
• การประมวลผลข้อมูลคำสั่งซื้อและธุรกรรม
• การจัดทำใบแจ้งหนี้และใบส่งสินค้า
• การส่งข้อมูลไปยังผู้ให้บริการจัดส่งเพื่อดำเนินการตามคำสั่งซื้อ
• การส่งรายงานเครื่องบันทึกเงินสดทางอีเมลโดยอัตโนมัติ (สมุดรายวันเงินสด, ชุดการบันทึกบัญชี DATEV ของรายได้เงินสดและการเคลื่อนไหวเงินสด, และไฟล์ส่งออก DSFinV-K หากเลือก) ไปยังผู้รับที่ผู้ควบคุมข้อมูลระบุ และผู้รับได้ยืนยันการรับด้วยตนเองผ่านลิงก์แล้ว (เฉพาะเมื่อเปิดใช้ BIS Insights) ส่งผ่านบัญชี SMTP ของผู้ควบคุมข้อมูล หรือผ่านเซิร์ฟเวอร์อีเมลของผู้ประมวลผลข้อมูล การส่งเป็นไปตามคำสั่งของผู้ควบคุมข้อมูล ผู้รับไม่ใช่ผู้ประมวลผลข้อมูลช่วง
• การส่งใบเสร็จให้ลูกค้าปลายทางตามคำขอ (หากใช้งานที่เครื่องคิดเงิน): การส่งลิงก์ไปยังใบเสร็จดิจิทัลไปยังที่อยู่อีเมลที่ลูกค้าปลายทางป้อนที่เครื่องคิดเงิน ผ่านเมลเซิร์ฟเวอร์ของผู้ประมวลผลข้อมูล สำหรับการส่งลิงก์นี้ ที่อยู่อีเมลจะไม่ถูกจัดเก็บ เพื่อป้องกันการส่งโดยมิชอบ (มาตรา 32 GDPR) ผู้ประมวลผลข้อมูลสร้างค่าตรวจสอบแบบนามแฝง (HMAC-SHA256) ของที่อยู่ ซึ่งจะลบหลัง 48 ชั่วโมง และบันทึกเวลา อุปกรณ์ ใบเสร็จ และสถานะการส่งเป็นเวลา 90 วัน ใบเสร็จดิจิทัลที่ส่งทางอีเมลจะเปิดดูได้อย่างน้อย 90 วันนับจากวันที่ส่ง แม้ผู้ควบคุมข้อมูลจะตั้งอายุการใช้งานที่สั้นกว่าไว้ การส่งเป็นไปตามคำสั่งของผู้ควบคุมข้อมูล ผู้รับไม่ใช่ผู้ประมวลผลช่วงของผู้ประมวลผลข้อมูล ใบแจ้งหนี้ขนาด A4 ที่ส่งทางอีเมลจากเครื่องคิดเงินจะถูกบันทึกในบันทึกการส่งอีเมล
• บันทึกการส่งอีเมล (BIS ERP): การบันทึกอีเมลทุกฉบับที่ผู้ประมวลผลข้อมูลส่งหรือพยายามส่งผ่าน BIS ERP ในนามของผู้ควบคุมข้อมูล – รวมถึงใบแจ้งหนี้ขนาด A4 ที่ส่งทางอีเมลจากเครื่องคิดเงินและอีเมลของโมดูลนัดหมาย – เพื่อเป็นหลักฐานการส่งและผลการส่ง เพื่อชี้แจงข้อสอบถาม และเพื่อแสดงในประวัติอีเมลของแฟ้มลูกค้า เนื้อหาและไฟล์แนบของอีเมลจะไม่ถูกจัดเก็บในบันทึก ไม่มีการบันทึกว่าอีเมลถูกส่งถึงหรือถูกอ่านแล้วหรือไม่ (ไม่มีการติดตาม ไม่มีใบตอบรับการอ่าน) บันทึกนี้พิสูจน์เพียงว่าเมลเซิร์ฟเวอร์ที่ใช้ส่งรับอีเมลไว้แล้ว ไม่ได้พิสูจน์ว่าผู้รับได้รับ และไม่ใช่สำเนาของอีเมล การเก็บรักษาเอกสารและจดหมายทางธุรกิจยังคงเป็นความรับผิดชอบของผู้ควบคุมข้อมูล บันทึกนี้ไม่ได้มีไว้เพื่อควบคุมการปฏิบัติงานหรือพฤติกรรมของพนักงานของผู้ควบคุมข้อมูล
• คลังเอกสาร "ข้อมูลเก่าจากระบบเดิม" (เฉพาะเมื่อใช้งาน): การรับ การจัดเก็บโดยไม่เปลี่ยนแปลง และการจัดเตรียมไฟล์ส่งออกต้นฉบับจากระบบเครื่องบันทึกเงินสดหรือระบบบันทึกข้อมูลเดิมที่ผู้ควบคุมข้อมูลอัปโหลด (เช่น ไฟล์ส่งออก DSFinV-K, ไฟล์ส่งออก TSE, สมุดรายวัน, รายงาน Z, บันทึกการตั้งค่าโปรแกรม, เอกสารอธิบายขั้นตอนการทำงาน) รวมถึงการสร้างค่าตรวจสอบ (SHA-256) การตรวจสอบทางเทคนิคโดยอัตโนมัติด้านโครงสร้าง ความครบถ้วน และช่วงเวลา การล็อกป้องกันการลบในระดับซอฟต์แวร์ การบันทึกประวัติการอัปโหลด การเรียกดู และการตรวจสอบ การยืนยันการรับไฟล์ทางอีเมล และการรวมไว้ในข้อมูลสำรองและชุดข้อมูลส่งออก โดยไม่มีการวิเคราะห์เนื้อหาของไฟล์
• คลังอีเมล (BIS Archiv, เฉพาะเมื่อใช้งาน): การดึงอีเมลจากกล่องจดหมายที่ผู้ควบคุมข้อมูลเชื่อมต่อไว้ – กรณี IMAP จากโฟลเดอร์ที่ระบุ (ค่าเริ่มต้นคือกล่องจดหมายเข้า) กรณีอินเทอร์เฟซของ Google จากกล่องจดหมายทั้งหมดโดยไม่รวมสแปมและถังขยะ – การจัดเก็บข้อความที่เก็บถาวรรวมทั้งไฟล์แนบโดยไม่เปลี่ยนแปลงพร้อมค่าตรวจสอบ (SHA-256) และการจัดเตรียมไว้สำหรับการค้นหาและเรียกดู การคัดกรองเบื้องต้นอัตโนมัติจะไม่จัดเก็บข้อความที่ชื่อโฟลเดอร์ ที่อยู่ หรือหัวเรื่องมีคำสำคัญบางคำ (เช่น "privat", "betriebsrat", "newsletter") ซึ่งเป็นการตั้งค่าเริ่มต้นทางเทคนิค ขณะนี้ผู้ควบคุมข้อมูลยังไม่สามารถปรับตั้งได้ และไม่ใช่คำรับรองว่าข้อความส่วนตัวหรือข้อความอื่นที่ไม่อยู่ในข้อผูกพันการเก็บรักษาจะไม่ถูกจัดเก็บ ผู้ควบคุมข้อมูลเชื่อมต่อเฉพาะกล่องจดหมายที่ตนมีสิทธิ์เก็บถาวรเนื้อหา และตรวจสอบความชอบด้วยกฎหมายด้วยตนเอง (เช่น การคุ้มครองข้อมูลลูกจ้าง ข้อตกลงกับตัวแทนพนักงาน) รหัสผ่านหรือโทเคนการเข้าถึงกล่องจดหมายจะถูกจัดเก็บแบบเข้ารหัส
• BIS Shop แบบโฮสต์ – ฟังก์ชันการบอกเลิกสัญญาทางอิเล็กทรอนิกส์ (เฉพาะกรณีที่ผู้ควบคุมข้อมูลใช้ BIS Shop): การให้บริการฟังก์ชัน "บอกเลิกสัญญา" ตามที่กฎหมายกำหนด (§ 356a BGB) ในร้านค้าของผู้ควบคุมข้อมูล: การรับคำบอกเลิกสัญญาจากลูกค้าปลายทางของผู้ควบคุมข้อมูล การยืนยันการรับพร้อมวันเวลาและไฟล์ PDF การส่งการยืนยันการรับไปยังที่อยู่ที่ลูกค้าปลายทางระบุและการแจ้งเตือนไปยังผู้ควบคุมข้อมูล การป้องกันการใช้ในทางที่ผิดด้วยตัวนับที่อิงกับค่าตรวจสอบแบบนามแฝง (HMAC) (ที่อยู่ IP, ที่อยู่อีเมล โดยไม่เก็บ IP แบบข้อความธรรมดา) ซึ่งจะถูกลบอย่างช้าที่สุดภายใน 25 ชั่วโมง และ – เมื่อร้านค้าเชื่อมกับ BIS ERP – การรับเข้าเป็นรายการส่งคืน การส่งอีเมลทำผ่านการเข้าถึง SMTP ของผู้ควบคุมข้อมูล หรือหากไม่มี ผ่านเมลเซิร์ฟเวอร์ระบบของผู้ประมวลผล (Hetzner Online GmbH ดูผู้ประมวลผลช่วง) อีเมลเกี่ยวกับการบอกเลิกสัญญามีเพียงข้อความสรุปสั้น ๆ ไม่มีเหตุผลหรือข้อความอิสระ การจัดเก็บอยู่ในฐานข้อมูลของร้านค้าบนเซิร์ฟเวอร์ของผู้ประมวลผล (DigitalOcean แฟรงก์เฟิร์ต)
• BIS Shop แบบโฮสต์ – บัญชีลูกค้าและคำสั่งซื้อ (เฉพาะกรณีที่ผู้ควบคุมข้อมูลใช้ BIS Shop): การดำเนินงานร้านค้าออนไลน์ของผู้ควบคุมข้อมูลบนเซิร์ฟเวอร์ของผู้ประมวลผล (DigitalOcean แฟรงก์เฟิร์ต) ซึ่งมีการสร้าง จัดเก็บ และจัดการบัญชีลูกค้าและคำสั่งซื้อของลูกค้าปลายทาง (ผู้สั่งซื้อ เจ้าของบัญชี) ผู้ควบคุมข้อมูลเป็นผู้กำหนดวัตถุประสงค์และวิธีการประมวลผลข้อมูลของลูกค้าปลายทางของตนแต่เพียงผู้เดียว ข้อมูลการชำระเงินจะถูกส่งตามคำสั่งของผู้ควบคุมข้อมูลไปยังผู้ให้บริการชำระเงินที่ผู้ควบคุมข้อมูลตั้งค่าไว้ในร้านค้า ซึ่งเป็นคู่สัญญาของผู้ควบคุมข้อมูลและไม่ใช่ผู้ประมวลผลช่วงของผู้ประมวลผล
• BIS Shop แบบโฮสต์ – อีเมลที่ร้านค้าต้องส่งและแบบฟอร์มติดต่อ (เฉพาะกรณีที่ผู้ควบคุมข้อมูลใช้ BIS Shop): การส่งอีเมลของร้านค้าในนามของผู้ควบคุมข้อมูล ได้แก่ การยืนยันคำสั่งซื้อถึงลูกค้าปลายทาง (พร้อมชื่อ ที่อยู่สำหรับออกใบแจ้งหนี้และที่อยู่จัดส่ง รายการที่สั่ง ราคา คำแนะนำการชำระเงินของผู้ควบคุมข้อมูล เช่น ข้อมูลบัญชีธนาคาร และข้อความทางกฎหมายที่ผู้ควบคุมข้อมูลกำหนดไว้ เช่น คำชี้แจงสิทธิในการบอกเลิกสัญญาและข้อกำหนดและเงื่อนไขทั่วไป) อีเมลเกี่ยวกับบัญชีลูกค้าและรหัสผ่าน (ที่อยู่อีเมล ลิงก์พร้อมโทเค็น โดยลิงก์สำหรับตั้งรหัสผ่านใหม่ใช้ได้ 24 ชั่วโมง และลิงก์ยืนยันบัญชีใช้ได้จนกว่าจะยืนยันบัญชี) รวมถึงการส่งต่อข้อความจากแบบฟอร์มติดต่อของร้านค้าไปยังที่อยู่อีเมลติดต่อที่ผู้ควบคุมข้อมูลกำหนดไว้ (ที่อยู่อีเมลและข้อความอิสระของผู้ส่ง) แบบฟอร์มติดต่อไม่จัดเก็บทั้งเนื้อหาและที่อยู่ของผู้ส่ง เพียงส่งต่อเท่านั้น (จัดเก็บเพียงคีย์ตัวนับ ดูระยะเวลาจัดเก็บ) ข้อความอิสระอาจมีเนื้อหาที่ผู้ส่งเลือกเอง รวมถึงข้อมูลส่วนบุคคลประเภทพิเศษตามมาตรา 9 GDPR สำหรับการยืนยันคำสั่งซื้อทุกฉบับที่ส่ง ผู้ประมวลผลจะเก็บหลักฐานการส่ง (ดูข้อ 8 วรรค 5) การส่งอีเมลทำผ่านการเข้าถึง SMTP ของผู้ควบคุมข้อมูล หรือหากไม่มี ผ่านเมลเซิร์ฟเวอร์ระบบของผู้ประมวลผล (Hetzner Online GmbH เยอรมนี ดูผู้ประมวลผลช่วง) โดยไม่ใช้ผู้ประมวลผลช่วงรายอื่นเพิ่มเติม ข้อความทางกฎหมายของผู้ควบคุมข้อมูลจะถูกจัดเก็บเป็นฉบับต่อเนื่องและไม่ถูกเขียนทับ
• BIS Shop แบบโฮสต์ – ข้อความทางกฎหมาย (เฉพาะกรณีที่ผู้ควบคุมข้อมูลใช้ BIS Shop): การจัดเก็บข้อความทางกฎหมายที่ผู้ควบคุมข้อมูลบันทึกไว้ใน BIS ERP (ข้อมูลผู้ให้บริการ นโยบายความเป็นส่วนตัว ข้อกำหนดและเงื่อนไขทั่วไป คำชี้แจงสิทธิในการบอกเลิกสัญญา เงื่อนไขการจัดส่งและการชำระเงิน) แยกตามภาษาเป็นฉบับต่อเนื่อง และการเผยแพร่เป็นหน้าเว็บที่เข้าถึงได้สาธารณะของร้านค้าและในการยืนยันคำสั่งซื้อ ข้อความอาจมีข้อมูลส่วนบุคคลของผู้ควบคุมข้อมูลและของบุคคลที่ผู้ควบคุมข้อมูลระบุ (เช่น ชื่อเจ้าของกิจการ ผู้มีอำนาจแทน หรือเจ้าหน้าที่คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล ข้อมูลติดต่อ) ซึ่งผู้ควบคุมข้อมูลกำหนดให้เผยแพร่ ความถูกต้องเป็นความรับผิดชอบของผู้ควบคุมข้อมูล

ข้อ 2 ประเภทของเจ้าของข้อมูลและข้อมูลที่เกี่ยวข้อง

2.1 ประเภทของเจ้าของข้อมูล

• ลูกค้า/ผู้ใช้ปลายทางของผู้ควบคุมข้อมูล
• ผู้รับสำเนา (CC/BCC) ของอีเมลที่ผู้ควบคุมข้อมูลส่งถึงลูกค้าปลายทางผ่าน BIS ERP (เช่น ฝ่ายบัญชีหรือที่ปรึกษาภาษีของลูกค้าปลายทาง)
• ซัพพลายเออร์ของผู้ควบคุมข้อมูล
• พนักงานของผู้ควบคุมข้อมูล
• ผู้ติดต่อของพันธมิตรทางธุรกิจ
• ผู้รับรายงานที่ผู้ควบคุมข้อมูลระบุ (เช่น ที่ปรึกษาภาษี, ฝ่ายบัญชี)
• พนักงาน (รวมถึงอดีตพนักงาน) ลูกค้า และพันธมิตรทางธุรกิจของผู้ควบคุมข้อมูล ที่ถูกบันทึกไว้ในข้อมูลของระบบเครื่องบันทึกเงินสดหรือระบบบันทึกข้อมูลเดิม (คลังเอกสาร เฉพาะเมื่อใช้งาน)
• คู่สื่อสารของผู้ควบคุมข้อมูล (ผู้ส่งและผู้รับอีเมลที่เก็บถาวร) และบุคคลที่สามที่ถูกกล่าวถึงในข้อความและไฟล์แนบ เช่น ผู้สมัครงาน พนักงาน และลูกค้า (คลังอีเมล เฉพาะเมื่อใช้งาน)
• ผู้บริโภค (ลูกค้าปลายทางของร้านค้าของผู้ควบคุมข้อมูล) ที่บอกเลิกสัญญาผ่านฟังก์ชันบอกเลิกสัญญาของ BIS Shop (หากมีการใช้งาน)
• ผู้สั่งซื้อ เจ้าของบัญชี และผู้ส่งแบบฟอร์มติดต่อใน BIS Shop ของผู้ควบคุมข้อมูล (ลูกค้าปลายทางและผู้สนใจ หากมีการใช้งาน)
• เจ้าของกิจการ ผู้มีอำนาจแทน เจ้าหน้าที่คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล และผู้ติดต่อของผู้ควบคุมข้อมูล เท่าที่ผู้ควบคุมข้อมูลระบุไว้ในข้อความทางกฎหมายของตน (BIS Shop หากมีการใช้งาน)

2.2 ประเภทของข้อมูลส่วนบุคคล

ประเภทข้อมูล	ตัวอย่าง
ข้อมูลติดต่อ	ชื่อ, ที่อยู่, อีเมล, หมายเลขโทรศัพท์
ข้อมูลสัญญา	คำสั่งซื้อ, ใบแจ้งหนี้, หมายเลขลูกค้า
ข้อมูลการชำระเงิน	ข้อมูลธนาคาร, ประวัติการชำระเงิน (เข้ารหัส)
เมทาดาทาการชำระเงินด้วยบัตร (เมื่อเปิดใช้การเชื่อมต่อ POS)	ประเภทบัตร, หมายเลขบัตรแบบปิดบัง (เฉพาะสี่หลักสุดท้าย), รหัสอนุมัติ, ผลลัพธ์จากเครื่องรับชำระเงิน; ตามที่พนักงานแคชเชียร์ดำเนินการโดยชัดแจ้ง จะมีใบเสร็จจากเครื่องรับบัตรที่ย่อหมายเลขบัตรเหลือสี่หลักสุดท้าย รหัสเครื่อง เวลา จำนวนเงิน และข้อมูลอื่นที่พิมพ์บนใบเสร็จ (เช่น วันหมดอายุ หมายเลขอนุมัติ หมายเลขติดตามและหมายเลขใบเสร็จ หมายเลข VU ข้อมูล EMV) (รายงานเหตุการณ์เพื่อตรวจสอบการชำระเงินที่ไม่แน่ชัด ข้อความใบเสร็จจะถูกลบ 18 เดือนหลังปิดเรื่อง อย่างช้าที่สุดเมื่อลบบัญชีผู้เช่า)
ข้อมูลการจัดส่ง	ที่อยู่จัดส่ง, หมายเลขติดตามพัสดุ
ข้อมูลนัดหมาย	การจองนัดหมาย, การเชื่อมโยงกับลูกค้าและพนักงาน (หากใช้โมดูลนัดหมาย)
ผู้รับรายงาน	ที่อยู่อีเมล, เวลาที่ยินยอม/ปฏิเสธ/ยกเลิก, ผู้ใช้ที่เพิ่มรายชื่อ, หลักฐานการส่งต่อผู้รับ, บันทึกการเปลี่ยนแปลง; รายงานมีข้อมูลเครื่องบันทึกเงินสดรวมถึงชื่อพนักงานแคชเชียร์และเหตุผลที่บันทึกไว้สำหรับการเคลื่อนไหวเงินสด
การส่งใบเสร็จให้ลูกค้าปลายทาง (ใบเสร็จดิจิทัลผ่านลิงก์)	ที่อยู่อีเมล (เพื่อส่งลิงก์เท่านั้น ไม่จัดเก็บ), ค่าตรวจสอบแบบนามแฝงของที่อยู่ (48 ชั่วโมง), บันทึกการส่งโดยไม่มีที่อยู่: เวลา อุปกรณ์ ใบเสร็จ สถานะ (90 วัน); ใบแจ้งหนี้ขนาด A4 จากเครื่องคิดเงิน: ดู “บันทึกการส่งอีเมล (BIS ERP)”
บันทึกการส่งอีเมล (BIS ERP)	ที่อยู่อีเมลผู้รับ, ที่อยู่ของผู้รับสำเนา (CC), จำนวนผู้รับสำเนาลับ (BCC โดยไม่มีที่อยู่) และในกรณีที่มีการเปลี่ยนเส้นทางในโหมดทดสอบ จะมีที่อยู่ที่ตั้งใจไว้เดิมเพิ่มเติม; หัวเรื่อง (อาจมีเลขที่ใบแจ้งหนี้หรือเลขที่คำสั่งซื้อและชื่อ); ประเภทของอีเมล; การเชื่อมโยงกับลูกค้าและเอกสาร (เลขที่ใบแจ้งหนี้หรือเลขที่คำสั่งซื้อ); เวลา; ช่องทางการส่ง (เมลเซิร์ฟเวอร์ของผู้ควบคุมข้อมูลหรือของผู้ประมวลผลข้อมูล); ผลการส่งพร้อมเหตุผล (เช่น โหมดทดสอบ ไม่ได้ตั้งค่าช่องทางการส่ง) และประเภทของข้อผิดพลาด; ข้อความข้อผิดพลาดทางเทคนิคจากเมลเซิร์ฟเวอร์ (เฉพาะเมื่อส่งไม่สำเร็จ) ไม่จัดเก็บ: เนื้อหาและไฟล์แนบของอีเมล สถานะการส่งถึงหรือการอ่าน และที่อยู่ IP สำหรับระยะเวลาการจัดเก็บ ดูข้อ 8 (6)
ข้อมูลเครื่องบันทึกเงินสดจากระบบเดิม (คลังเอกสาร เฉพาะเมื่อใช้งาน)	เนื้อหาของไฟล์ต้นฉบับที่อัปโหลดตามที่บันทึกไว้ในระบบเดิม: รายการขายแต่ละรายการพร้อมรหัสผู้ใช้งานและชื่อพนักงานแคชเชียร์, ข้อมูลลูกค้าบนใบเสร็จ (เช่น ชื่อ, ที่อยู่, เลขประจำตัวผู้เสียภาษีมูลค่าเพิ่ม), วิธีการชำระเงิน, ข้อมูลบัตรแบบปิดบัง (หากมี), บันทึกข้อความอิสระ, บันทึก TSE พร้อมหมายเลขซีเรียล; ข้อมูลเกี่ยวกับการจัดเก็บ: ผู้ใช้ที่อัปโหลด, เวลา, ชื่อไฟล์, ขนาด, ค่าตรวจสอบ, ผลการตรวจสอบ, ผู้รับอีเมลยืนยันการรับ, บันทึกการเข้าถึง
คลังอีเมล (BIS Archiv, เฉพาะเมื่อใช้งาน)	ผู้ส่ง, ผู้รับ, ผู้รับสำเนาและผู้รับสำเนาลับ (หากปรากฏในไฟล์ต้นฉบับ), วันที่, หัวเรื่อง, เนื้อหาข้อความและไฟล์แนบของอีเมลที่เก็บถาวร (เป็นไฟล์ต้นฉบับที่ไม่เปลี่ยนแปลง รวมถึงส่วนหัวทางเทคนิคที่มีเส้นทางการส่งและที่อยู่ IP), รหัสประจำข้อความ; เนื้อหาและไฟล์แนบอาจมีข้อมูลทุกประเภท รวมถึงข้อมูลส่วนบุคคลประเภทพิเศษตามมาตรา 9 GDPR (เช่น ใบแจ้งลาป่วย เอกสารสมัครงาน ข้อมูลสุขภาพ) และข้อมูลของบุคคลที่สามที่ถูกกล่าวถึงในข้อความ; ที่อยู่กล่องจดหมาย, ชื่อผู้ใช้ และข้อมูลการเข้าถึงกล่องจดหมาย (รหัสผ่านหรือโทเคนการเข้าถึงที่เข้ารหัสไว้); บันทึกการเข้าถึง
คำบอกเลิกสัญญา (BIS Shop หากมีการใช้งาน)	ชื่อ ที่อยู่อีเมล ข้อมูลการสั่งซื้อหรือสัญญา รายการที่เลือก (ชื่อรายการ จำนวน) เหตุผลการบอกเลิกที่ให้โดยสมัครใจและข้อความอิสระเกี่ยวกับขอบเขต ภาษา เวลาที่ได้รับ ค่าตรวจสอบของคำบอกเลิก การเชื่อมโยงกับคำสั่งซื้อหรือบัญชีลูกค้าของร้านค้า บันทึกการประมวลผลต่อคำบอกเลิกแต่ละรายการ (เวลาที่ได้รับ การส่งการยืนยันการรับ และการรับเข้า BIS ERP) ค่าตรวจสอบแบบนามแฝง (แฮช) ของที่อยู่อีเมล ซึ่งเก็บตลอดระยะเวลาการเก็บรักษา (เพื่อจำกัดจำนวนอีเมลต่อผู้รับ) การป้องกันการใช้ในทางที่ผิด: ตัวนับที่ใช้ค่าตรวจสอบแบบนามแฝง (HMAC) (ที่อยู่ IP ที่อยู่อีเมล) ไม่เก็บ IP แบบข้อความธรรมดา ลบอย่างช้าที่สุดภายใน 25 ชั่วโมง
บัญชีลูกค้าและคำสั่งซื้อ (BIS Shop หากมีการใช้งาน)	บัญชีลูกค้า (ชื่อ ที่อยู่อีเมล ที่อยู่ หมายเลขโทรศัพท์ (หากมี) ข้อมูลการเข้าสู่ระบบ – รหัสผ่านเก็บเป็นค่าแฮชเท่านั้น) คำสั่งซื้อ (ชื่อ ที่อยู่สำหรับออกใบแจ้งหนี้และที่อยู่จัดส่ง รายการที่สั่ง ราคา วิธีชำระเงินและวิธีจัดส่ง ประวัติคำสั่งซื้อ ที่อยู่ IP เมื่อยืนยันคำสั่งซื้อ) สถานะการชำระเงินและรหัสอ้างอิงธุรกรรมของผู้ให้บริการชำระเงิน (ไม่มีข้อมูลบัตรครบถ้วน)
อีเมลที่ร้านค้าต้องส่งและแบบฟอร์มติดต่อ (BIS Shop หากมีการใช้งาน)	การยืนยันคำสั่งซื้อ: ชื่อ ที่อยู่สำหรับออกใบแจ้งหนี้และที่อยู่จัดส่ง ที่อยู่อีเมล รายการที่สั่ง ราคา คำแนะนำการชำระเงินของผู้ควบคุมข้อมูล (เช่น ข้อมูลบัญชีธนาคาร/IBAN) ข้อความทางกฎหมายของผู้ควบคุมข้อมูลที่อยู่ในอีเมล อีเมลบัญชีและรหัสผ่าน: ที่อยู่อีเมล ลิงก์พร้อมโทเค็น (ลิงก์รหัสผ่านใช้ได้ 24 ชั่วโมง ลิงก์ยืนยันใช้ได้จนกว่าจะยืนยันบัญชี) แบบฟอร์มติดต่อ: ที่อยู่อีเมลและข้อความอิสระของผู้ส่ง ซึ่งอาจมีข้อมูลส่วนบุคคลประเภทพิเศษตามมาตรา 9 GDPR (ส่งต่อเท่านั้น ไม่จัดเก็บ) หลักฐานการส่งสำหรับการยืนยันคำสั่งซื้อ: ค่าตรวจสอบแบบนามแฝง (HMAC) ของที่อยู่ผู้รับ (ไม่เก็บที่อยู่แบบข้อความธรรมดา) ค่าตรวจสอบของเนื้อหา ฉบับของแม่แบบ คำชี้แจงสิทธิในการบอกเลิกสัญญา ข้อกำหนดและเงื่อนไขทั่วไป และเงื่อนไขการจัดส่งและการชำระเงิน เวลาและสถานะการส่ง การป้องกันการใช้ในทางที่ผิด: ค่าตรวจสอบแบบนามแฝง (HMAC) ของที่อยู่ IP ของผู้ส่งเป็นคีย์ตัวนับสำหรับขีดจำกัดการส่ง ไม่เก็บ IP แบบข้อความธรรมดา ลบอย่างช้าที่สุดภายใน 25 ชั่วโมง การจำกัดต่อผู้รับ: ค่าตรวจสอบแบบนามแฝง (HMAC) ของที่อยู่ผู้รับเป็นคีย์ตัวนับ ไม่เก็บที่อยู่แบบข้อความธรรมดา ลบอย่างช้าที่สุดภายใน 25 ชั่วโมง
ข้อความทางกฎหมาย (BIS Shop หากมีการใช้งาน)	เนื้อหาของข้อความทางกฎหมายที่จัดเก็บไว้ รวมถึงชื่อและข้อมูลติดต่อที่ปรากฏอยู่ในนั้น ประวัติฉบับพร้อมเวลาและค่าตรวจสอบ
ข้อมูลการเข้าสู่ระบบและเซสชัน	บันทึกการเข้าสู่ระบบของผู้ใช้แต่ละรายของผู้ควบคุมข้อมูล: อีเมล ที่อยู่ IP ตัวระบุเบราว์เซอร์หรือแอป เวลาและผล (เข้าสู่ระบบ ลองไม่สำเร็จ เริ่มการล็อก) เก็บ 90 วัน ที่บัญชีผู้ใช้: เวลา ที่อยู่ IP (ไม่เกิน 90 วัน) และจำนวนครั้งการเข้าสู่ระบบ ตัวนับแบบนามแฝงของการป้องกันการเข้าสู่ระบบ (HMAC-SHA256 ไม่มีอีเมลและที่อยู่ IP แบบข้อความธรรมดา ลบ 25 ชั่วโมงหรือ 31 วันหลังเหตุการณ์ล่าสุด)

ข้อ 3 หน้าที่ของผู้ประมวลผลข้อมูล

ผู้ประมวลผลข้อมูลมีหน้าที่:

1. การปฏิบัติตามคำสั่ง: ประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลตามคำสั่งที่บันทึกไว้ของผู้ควบคุมข้อมูลเท่านั้น (มาตรา 28 วรรค 3 อักษร a GDPR)
2. การรักษาความลับ: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าบุคคลทั้งหมดที่ได้รับอนุญาตให้ประมวลผลข้อมูลได้ให้คำมั่นในการรักษาความลับ (มาตรา 28 วรรค 3 อักษร b GDPR)
3. มาตรการรักษาความปลอดภัย: ดำเนินมาตรการทางเทคนิคและองค์กรทั้งหมดที่จำเป็นตามมาตรา 32 GDPR
4. ผู้ประมวลผลช่วง: ใช้ผู้ประมวลผลข้อมูลรายอื่นได้เฉพาะเมื่อได้รับอนุญาตล่วงหน้าจากผู้ควบคุมข้อมูล (มาตรา 28 วรรค 2 GDPR)
5. การสนับสนุน: สนับสนุนผู้ควบคุมข้อมูลในการปฏิบัติตามหน้าที่ตามมาตรา 32-36 GDPR
6. การลบข้อมูล: ลบหรือส่งคืนข้อมูลส่วนบุคคลทั้งหมดหลังจากสิ้นสุดสัญญา
7. หน้าที่ในการพิสูจน์: ให้ข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดแก่ผู้ควบคุมข้อมูล

ข้อ 4 มาตรการทางเทคนิคและองค์กร (TOMs)

ผู้ประมวลผลข้อมูลได้ดำเนินมาตรการต่อไปนี้ตามมาตรา 32 GDPR:

4.1 การรักษาความลับ

• การควบคุมการเข้าถึงทางกายภาพ: ศูนย์ข้อมูลที่มีระบบควบคุมการเข้าถึง (DigitalOcean EU)
• การควบคุมการเข้าสู่ระบบ: บัญชีผู้ใช้ที่มีรหัสผ่าน
• การควบคุมการเข้าถึงข้อมูล: ระบบสิทธิ์ตามบทบาท
• การควบคุมการแยกข้อมูล: การแยกผู้เช่าด้วยฐานข้อมูลแยกต่างหาก
• การป้องกันการเข้าสู่ระบบ: การเข้าสู่ระบบด้วยรหัสผ่าน (BIS ERP, ศูนย์ลูกค้า, ระบบ POS, แอปคลังสินค้า, Web POS, ผู้ดูแลระบบสูงสุด) จะถูกจำกัดชั่วคราวเมื่อลองไม่สำเร็จ (ล็อกนานสุด 60 นาที เพิ่มขึ้นเป็นลำดับตั้งแต่ 1 นาที นับแยกตามบัญชีและที่อยู่ IP ตามที่อยู่ IP และตามบัญชี) ตัวนับเก็บเฉพาะค่าตรวจสอบแบบนามแฝง (HMAC-SHA256) ไม่มีอีเมลหรือที่อยู่ IP แบบข้อความธรรมดา และถูกลบ 25 ชั่วโมงหรือ 31 วันหลังเหตุการณ์ล่าสุด บันทึกการเข้าสู่ระบบในฐานข้อมูลผู้เช่าของผู้ควบคุมข้อมูล (อีเมล ที่อยู่ IP ตัวระบุเบราว์เซอร์หรือแอป) เก็บไว้ 90 วัน บันทึกการเข้าสู่ระบบมีไว้เพื่อความปลอดภัยของการเข้าถึง (ตรวจจับการใช้งานที่มิชอบ ติดตามการล็อก) ไม่ได้มีไว้เพื่อควบคุมผลงานหรือพฤติกรรมของพนักงานของผู้ควบคุมข้อมูล การใช้งานต้องให้คณะกรรมการแรงงานสัมพันธ์มีส่วนร่วมหรือไม่ (มาตรา 87(1) ข้อ 6 BetrVG) ผู้ควบคุมข้อมูลเป็นผู้พิจารณา
• บันทึกการส่งอีเมล: บันทึกในฐานข้อมูลของผู้เช่า (tenant) แต่ละราย; เฉพาะผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ดูข้อมูลลูกค้าเท่านั้นที่อ่านได้ การอ้างอิงไปยังเอกสารต้องมีสิทธิ์อ่านเอกสารนั้น; ผู้รับสำเนาลับแสดงเป็นจำนวนเท่านั้น ข้อความข้อผิดพลาดทางเทคนิคของเมลเซิร์ฟเวอร์แสดงเป็นประเภทเท่านั้น; ไม่มีเนื้อหา ไม่มีไฟล์แนบ ไม่มีการติดตาม; ลบอัตโนมัติเมื่อสิ้นระยะเวลา (ข้อ 8 (6))

4.2 ความสมบูรณ์ของข้อมูล

• การควบคุมการส่งต่อข้อมูล: การเข้ารหัส TLS 1.3 สำหรับการถ่ายโอนข้อมูลทั้งหมด
• การควบคุมการป้อนข้อมูล: การบันทึกเหตุการณ์ที่เลือกซึ่งเกี่ยวข้องกับความปลอดภัยและธุรกิจ (เช่น การเข้าสู่ระบบ การนำเข้า การยกเลิกบัตรของขวัญ)
• คลังเอกสาร: ค่าตรวจสอบ SHA-256 สำหรับแต่ละไฟล์เมื่อได้รับ, การล็อกป้องกันการลบและการแก้ไขในระดับซอฟต์แวร์ (ไม่มีฟังก์ชันแก้ไขหรือเขียนทับ, จัดเก็บเวอร์ชันด้วยห่วงโซ่แฮช), บันทึกการอัปโหลด การเรียกดู และการตรวจสอบ; ไม่มีการป้องกันการเขียนในระดับฮาร์ดแวร์ (หน่วยเก็บแบบ WORM) และไม่มีการประทับเวลาจากภายนอก
• BIS Shop – อีเมลที่ร้านค้าต้องส่งและแบบฟอร์มติดต่อ: หลักฐานการส่งที่ใช้ค่าตรวจสอบแบบนามแฝง (HMAC) ของที่อยู่ผู้รับแทนที่อยู่แบบข้อความธรรมดา ขีดจำกัดการส่งตามประเภทอีเมล ผู้รับ และร้านค้าเพื่อป้องกันการใช้ในทางที่ผิด ไม่มีที่อยู่ โทเค็น หรือเนื้อหาของข้อความติดต่อแบบข้อความธรรมดาในบันทึก ข้อความทางกฎหมายจัดเก็บเป็นฉบับโดยไม่เขียนทับ

4.3 ความพร้อมใช้งานและความยืดหยุ่น

• การควบคุมความพร้อมใช้งาน: รับประกันความพร้อมใช้งาน 99.9%, ระบบสำรอง
• ความสามารถในการกู้คืน: การสำรองข้อมูลอัตโนมัติรายวัน, กระบวนการกู้คืนที่ผ่านการทดสอบ

4.4 กระบวนการตรวจสอบเป็นประจำ

• การตรวจสอบความปลอดภัยอย่างสม่ำเสมอ
• การทดสอบเจาะระบบโดยผู้ให้บริการภายนอก
• การตรวจสอบระบบตลอด 24 ชั่วโมง

ข้อ 5 ผู้ประมวลผลช่วง

(1) ผู้ควบคุมข้อมูลยินยอมให้ใช้ผู้ประมวลผลช่วงดังต่อไปนี้:

ผู้ประมวลผลช่วง	ที่ตั้ง	วัตถุประสงค์ของการประมวลผล
DigitalOcean LLC	แฟรงก์เฟิร์ต (EU)	โฮสติ้งแบ็กเอนด์, ฐานข้อมูล, การจัดเก็บไฟล์ และการสำรองข้อมูลบนคลาวด์ (Spaces, รองรับ S3, แฟรงก์เฟิร์ต)
Cloudflare, Inc. (ว่าจ้างโดย DigitalOcean)	สหภาพยุโรป/สหรัฐอเมริกา (ข้อสัญญามาตรฐาน)	เครือข่ายกระจายเนื้อหาสำหรับการจัดเก็บไฟล์ (การส่งมอบรูปภาพ ไฟล์ดาวน์โหลด และไฟล์จาก DigitalOcean Spaces เช่น รูปภาพสินค้าของ BIS Shop ข้อมูลการเชื่อมต่อ/IP) รวมถึงบริการด้านความปลอดภัยและ DNS ของแพลตฟอร์ม DigitalOcean – DigitalOcean ว่าจ้างในฐานะผู้ประมวลผลช่วงของตนเอง ไม่มีความสัมพันธ์ตามสัญญาแยกต่างหากกับผู้ประมวลผล
Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen	เยอรมนี (EU)	การส่งและรับอีเมล (เซิร์ฟเวอร์อีเมลของระบบ หากไม่ได้ตั้งค่าบัญชี SMTP ของตนเอง; กล่องจดหมายของโดเมน bispicy.com และ bispos.app)
Stripe Payments Europe Ltd.	ดับลิน (EU)	การประมวลผลการชำระเงินค่าลิขสิทธิ์ซอฟต์แวร์
Google LLC (Firebase Cloud Messaging)	EU/สหรัฐฯ (ข้อสัญญามาตรฐาน)	การแจ้งเตือนแบบพุชไปยังอุปกรณ์ POS ที่เชื่อมต่อ (ไม่มีข้อมูลส่วนบุคคล)
Anthropic PBC (เฉพาะเมื่อใช้ฟังก์ชัน AI)	สหรัฐฯ (ข้อสัญญามาตรฐาน, มาตรา 46 GDPR)	การรู้จำใบแจ้งหนี้ขาเข้าด้วย AI, การสร้างสินค้าด้วย AI และการปรับราคาด้วย AI ข้อมูลที่ส่งจะไม่ถูกใช้ฝึกโมเดล (Anthropic Commercial Terms / DPA)
Fiskaly GmbH (เมื่อเปิดใช้การเชื่อมต่อ POS)	เยอรมนี / ออสเตรีย (EU)	Cloud-TSE (KassenSichV) และการลงนามบนคลาวด์ RKSV
ผู้ให้บริการจัดส่ง (DHL, DPD, GLS, Hermes, UPS, FedEx) — เมื่อเปิดใช้งาน	EU	การสร้างฉลากจัดส่ง, track & trace (ตามคำสั่ง)
มาร์เก็ตเพลส ร้านค้า และระบบบริหารจัดการ (ERP) (Amazon, eBay, Etsy, Shopify, Magento, WooCommerce, Shopware, Gambio, Shopee, Whatnot, Odoo) — เมื่อเปิดใช้งาน	EU / ทั่วโลก (ขึ้นกับผู้ให้บริการ)	การซิงค์คำสั่งซื้อและสินค้าตามคำสั่งของผู้ควบคุมข้อมูล

(2) ผู้ประมวลผลข้อมูลจะแจ้งให้ผู้ควบคุมข้อมูลทราบก่อนแต่งตั้งผู้ประมวลผลช่วงรายใหม่ ผู้ควบคุมข้อมูลสามารถคัดค้านได้ภายใน 14 วัน

(3) หมายเหตุเกี่ยวกับผู้ให้บริการจัดส่ง: การส่งข้อมูลผู้รับไปยังผู้ให้บริการจัดส่งจะเกิดขึ้นเฉพาะตามคำสั่งที่ชัดเจนของผู้ควบคุมข้อมูล (โดยการสร้างป้ายจ่าหน้าในซอฟต์แวร์) เพื่อดำเนินการตามคำสั่งจัดส่ง

ข้อ 6 สิทธิ์ของเจ้าของข้อมูล

(1) ผู้ประมวลผลข้อมูลสนับสนุนผู้ควบคุมข้อมูลในการปฏิบัติตามสิทธิ์ของเจ้าของข้อมูล (มาตรา 12-22 GDPR):

• สิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูล (มาตรา 15 GDPR)
• สิทธิ์ในการแก้ไขข้อมูล (มาตรา 16 GDPR)
• สิทธิ์ในการลบข้อมูล (มาตรา 17 GDPR)
• สิทธิ์ในการจำกัดการประมวลผล (มาตรา 18 GDPR)
• สิทธิ์ในการโอนย้ายข้อมูล (มาตรา 20 GDPR)

(2) ผู้ประมวลผลข้อมูลจัดเตรียมฟังก์ชันส่งออกที่สามารถส่งออกข้อมูลส่วนบุคคลทั้งหมดในรูปแบบที่อ่านได้ด้วยเครื่อง (CSV/JSON)

ข้อ 7 หน้าที่ในการแจ้งเมื่อเกิดการละเมิดข้อมูล

(1) ผู้ประมวลผลข้อมูลจะแจ้งผู้ควบคุมข้อมูลเกี่ยวกับการละเมิดการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลโดยทันที อย่างช้าที่สุดภายใน 24 ชั่วโมงหลังจากทราบเหตุการณ์

(2) การแจ้งเตือนต้องมีข้อมูลอย่างน้อย:

• คำอธิบายลักษณะของการละเมิด
• ประเภทข้อมูลที่ได้รับผลกระทบและจำนวนโดยประมาณ
• ผลกระทบที่อาจเกิดขึ้น
• มาตรการที่ดำเนินการหรือเสนอ

ข้อ 8 การลบและการส่งคืนข้อมูล

(1) หลังจากสิ้นสุดสัญญาหลัก ข้อมูลส่วนบุคคลทั้งหมดจะถูก:

• ส่งออกและส่งมอบในรูปแบบทั่วไปตามคำขอของผู้ควบคุมข้อมูล
• ลบอย่างถาวรหลังจาก 30 วัน

(2) ข้อยกเว้นมีผลสำหรับข้อมูลที่ต้องเก็บรักษาตามข้อกำหนดทางกฎหมาย (เช่น ใบแจ้งหนี้: 10 ปี)

(3) คลังเอกสาร "ข้อมูลเก่าจากระบบเดิม": เมื่ออัปโหลด ผู้ควบคุมข้อมูลถือว่าได้สั่งให้ผู้ประมวลผลข้อมูลเก็บรักษาไฟล์ไว้โดยไม่เปลี่ยนแปลง แตกต่างจากวรรค (1) และข้อ 1 วรรค (2) ไฟล์เหล่านี้จะไม่ถูกลบโดยอัตโนมัติหลังสิ้นสุดสัญญาหลัก และในส่วนนี้สัญญาฉบับนี้ยังคงมีผลจนกว่าจะส่งคืนไฟล์หรือลบไฟล์ตามคำสั่งของผู้ควบคุมข้อมูล ผู้ควบคุมข้อมูลสามารถดาวน์โหลดไฟล์ได้ตลอดเวลา และไฟล์รวมอยู่ในชุดข้อมูลส่งออก เมื่อได้รับคำสั่งอย่างชัดแจ้งเป็นลายลักษณ์อักษร ผู้ประมวลผลข้อมูลจะลบไฟล์บางรายการหรือคลังเอกสารทั้งหมดก่อนกำหนดได้ และจะบันทึกการลบไว้ ผู้ควบคุมข้อมูลสามารถลบไฟล์บางรายการได้เองในศูนย์ลูกค้า (Kundencenter) และการลบจะถูกบันทึกไว้ สำหรับการลบใดๆ ที่ไม่ได้เกิดจากคำสั่งของผู้ควบคุมข้อมูล ผู้ประมวลผลข้อมูลจะแจ้งล่วงหน้าเป็นลายลักษณ์อักษรอย่างน้อย 30 วัน หน้าที่ในการเก็บรักษาเอกสาร (โดยเฉพาะมาตรา 147 แห่งประมวลกฎหมายภาษีอากรของเยอรมนี (AO)) เป็นของผู้ควบคุมข้อมูล ระยะเวลาที่แสดงคำนวณจากข้อมูลที่ผู้ควบคุมข้อมูลระบุ และผู้ควบคุมข้อมูลเป็นผู้พิจารณาว่าระยะเวลาดังกล่าวขยายออกไปในกรณีเฉพาะหรือไม่ (มาตรา 147 วรรค 3 ประโยคที่ 5 AO) หากผู้ควบคุมข้อมูลแจ้งหน่วยงานภาษีว่าข้อมูลอยู่ที่ผู้ประมวลผลข้อมูล (มาตรา 147 วรรค 6 AO) ผู้ประมวลผลข้อมูลจะจัดเตรียมข้อมูลให้ตามบทบัญญัติดังกล่าว

(4) คำบอกเลิกสัญญาใน BIS Shop: ในระหว่างอายุสัญญา ผู้ประมวลผลจะลบคำบอกเลิกโดยอัตโนมัติเมื่อครบสามปีนับจากสิ้นปีที่ได้รับ ตามคำสั่งของผู้ควบคุมข้อมูล ผู้ประมวลผลจะบันทึกระงับการลบดังกล่าว (เช่น กรณีมีข้อพิพาทอยู่) เมื่อสัญญาสิ้นสุด ให้ใช้วรรค 1 เช่นเดียวกับข้อมูลอื่นทั้งหมด ผู้ควบคุมข้อมูลสามารถให้ส่งออกคำบอกเลิกได้ก่อนหน้านั้น หากร้านค้าเชื่อมกับ BIS ERP คำบอกเลิกจะอยู่ใน BIS ERP ในฐานะรายการส่งคืนด้วย และเป็นไปตามกฎที่ใช้ที่นั่น

(5) อีเมลที่ร้านค้าต้องส่ง แบบฟอร์มติดต่อ และบัญชีลูกค้าใน BIS Shop: แบบฟอร์มติดต่อไม่จัดเก็บเนื้อหาของข้อความและที่อยู่ของผู้ส่ง ผู้ประมวลผลเพียงส่งต่อข้อความ เพื่อจำกัดจำนวนข้อความต่อผู้ส่ง ผู้ประมวลผลจัดเก็บค่าตรวจสอบแบบนามแฝง (HMAC) ของที่อยู่ IP เป็นคีย์ตัวนับสำหรับขีดจำกัดการส่งในฐานข้อมูลของร้านค้า และเช่นเดียวกัน เพื่อจำกัดจำนวนอีเมลต่อผู้รับ จัดเก็บค่าตรวจสอบแบบนามแฝง (HMAC) ของที่อยู่ผู้รับ ทั้งสองอย่างจะถูกลบอย่างช้าที่สุดภายใน 25 ชั่วโมง โดยไม่จัดเก็บ IP แบบข้อความธรรมดา ที่อยู่ และเนื้อหาของข้อความ ผู้ประมวลผลจะลบรายการการส่งของอีเมลบัญชีและรหัสผ่าน (ไม่มีที่อยู่อีเมลและไม่มีโทเค็นแบบข้อความธรรมดา) หลังจาก 7 วัน สำหรับการยืนยันคำสั่งซื้อทุกฉบับที่ส่ง ผู้ประมวลผลจะเก็บหลักฐานการส่งตามคำสั่งของผู้ควบคุมข้อมูล (ค่าตรวจสอบแบบนามแฝง (HMAC) ของที่อยู่ผู้รับแทนที่อยู่ ค่าตรวจสอบของเนื้อหา ฉบับของแม่แบบอีเมล คำชี้แจงสิทธิในการบอกเลิกสัญญา ข้อกำหนดและเงื่อนไขทั่วไป และเงื่อนไขการจัดส่งและการชำระเงิน) เพื่อให้พิสูจน์การปฏิบัติตามหน้าที่ในการให้ข้อมูลได้ (§ 312m วรรค 2 BGB) หลักฐานการส่งไม่ใช่สำเนาของอีเมล ผู้ควบคุมข้อมูลต้องเก็บสำเนาการยืนยันคำสั่งซื้อในฐานะเอกสารทางการค้าด้วยตนเอง ในระหว่างอายุสัญญา หลักฐานการส่งจะถูกเก็บเป็นเวลาหกปีนับจากสิ้นปีปฏิทิน (§ 257 วรรค 1 ข้อ 3 วรรค 4 และ 5 HGB; § 147 วรรค 1 ข้อ 3 วรรค 3 และ 4 AO) แล้วจึงลบ ผู้ประมวลผลจัดเก็บฉบับของข้อความทางกฎหมาย รวมถึงฉบับก่อนหน้า ตลอดอายุสัญญา โดยฉบับที่หลักฐานการส่งอ้างอิงถึงจะเก็บไว้อย่างน้อยเท่าที่เก็บหลักฐานนั้น ฉบับก่อนหน้าที่ไม่มีหลักฐานการส่งใดอ้างอิงถึง ผู้ประมวลผลจะลบตามคำสั่งของผู้ควบคุมข้อมูล ผู้ประมวลผลจะจัดเก็บบัญชีลูกค้าและคำสั่งซื้อจนกว่าผู้ควบคุมข้อมูลจะลบหรือสั่งให้ลบ เมื่อสัญญาสิ้นสุด ให้ใช้วรรค 1 กับบัญชีลูกค้า คำสั่งซื้อ หลักฐานการส่ง และฉบับของข้อความทางกฎหมายด้วย ผู้ควบคุมข้อมูลสามารถให้ส่งออกข้อมูลเหล่านี้ก่อนได้

(6) บันทึกการส่งอีเมล (BIS ERP): รายการเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ คำสั่งซื้อ การยืนยันคำสั่งซื้อ และใบเสนอราคาที่เชื่อมโยงกับลูกค้าและเมลเซิร์ฟเวอร์ที่ใช้ส่งรับไว้แล้ว ผู้ประมวลผลข้อมูลจะเก็บรักษาไว้ตลอดอายุสัญญาจนถึงสิ้นปีปฏิทินที่หกนับจากปีที่ส่ง (อ้างอิงระยะเวลาเก็บรักษาจดหมายทางการค้า มาตรา 257 วรรค 4 และ 5 HGB) บันทึกนี้ไม่ใช่สำเนาของอีเมล รายการอื่นทั้งหมด – รวมถึงรายการของอีเมลที่ไม่ได้ส่ง ถูกเปลี่ยนเส้นทางในโหมดทดสอบ หรือถูกเมลเซิร์ฟเวอร์ปฏิเสธ และของอีเมลที่ไม่มีการเชื่อมโยงกับลูกค้า – ผู้ประมวลผลข้อมูลจะลบ 90 วันหลังจากการพยายามส่ง รายการของอีเมลโมดูลนัดหมายไม่มีการเชื่อมโยงกับลูกค้า เก็บอยู่ในฐานข้อมูลกลางของผู้ประมวลผลข้อมูล และจะถูกลบหลัง 90 วัน แม้หลังสัญญาสิ้นสุดลง การลบดำเนินการโดยการทำงานอัตโนมัติทุกวัน หากผู้ควบคุมข้อมูลทำให้ข้อมูลลูกค้าเป็นนิรนาม ผู้ประมวลผลข้อมูลจะลบที่อยู่อีเมลทั้งหมด หัวเรื่อง และข้อความข้อผิดพลาดทางเทคนิคออกจากรายการของลูกค้ารายนั้น ส่วนเวลา ประเภท การเชื่อมโยงกับเอกสาร และผลการส่งจะคงอยู่จนสิ้นระยะเวลา หากผู้ควบคุมข้อมูลลบลูกค้าที่ไม่มีเอกสาร รายการของลูกค้ารายนั้นจะถูกลบด้วย ในประวัติอีเมลของแฟ้มลูกค้า เฉพาะผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ดูข้อมูลลูกค้าเท่านั้นที่เห็นรายการ ผู้รับสำเนาลับแสดงเป็นจำนวนเท่านั้น ข้อความข้อผิดพลาดทางเทคนิคแสดงเป็นประเภทเท่านั้น เมื่อสัญญาสิ้นสุดลง ให้ใช้วรรค 1

ข้อ 9 สิทธิ์ในการตรวจสอบ

(1) ผู้ควบคุมข้อมูลมีสิทธิ์ตรวจสอบการปฏิบัติตามสัญญาฉบับนี้

(2) ผู้ประมวลผลข้อมูลจัดเตรียมสิ่งต่อไปนี้:

• หลักฐานมาตรการทางเทคนิคและองค์กร
• ใบรับรองและรายงานการตรวจสอบปัจจุบัน
• การตรวจสอบ ณ สถานที่ตามคำขอ (ตามนัดหมาย)

ข้อ 10 บทบัญญัติสุดท้าย

(1) กฎหมายที่ใช้บังคับ: ใช้กฎหมายเยอรมันโดยคำนึงถึง GDPR

(2) การแก้ไข: การแก้ไขสัญญาฉบับนี้ต้องทำเป็นลายลักษณ์อักษร

(3) ข้อกำหนดการแยกส่วน: หากข้อกำหนดใดไม่มีผลบังคับใช้ ข้อกำหนดอื่นๆ จะยังคงมีผลบังคับใช้