Naar de hoofdinhoud springen

Documentsjablonen in de community delen & overnemen

Afdruk- en documentsjablonen met andere bedrijven delen en met één klik overnemen

Overzicht

In de documentdesigner kunt u kant-en-klare sjablonen met andere BISpicy-bedrijven delen en hun sjablonen met één klik overnemen — voor alle documenttypen (factuur, pakbon, offerte …) en toekomstige typen automatisch.

Daarbij wordt uitsluitend de lay-out/het ontwerp gedeeld (elementen, marges, briefhoofdstijl) — nooit klant-, prijs- of bedrijfsgegevens. Zo profiteert u van de vormgevingskennis van andere bedrijven, zonder dat gevoelige inhoud van eigenaar wisselt.

Documentdesigner met de knop „In community delen“ en het paneel „Gedeelde sjablonen“ (interface in het Engels)
De documentdesigner: links „In community delen“ en het paneel „Gedeelde sjablonen“ (interface in het Engels: „Share to community“, „Shared templates“).

Een sjabloon delen

1Designer openen & sjabloon kiezen: Ga naar Settings → Documents & accounting → Print/Email Templates (interface in het Engels), klik op „Open Design Studio” en kies links het te delen sjabloon.

Gebruikt u alleen de kassa, zonder BIS ERP? Dezelfde designer staat in het klantenportaal (Kundencenter) onder POS → Email and print templates → Document designer (interface in het Engels). „Share to community” en „Shared templates” werken daar op dezelfde manier; het is dezelfde community.

2In community delen: Klik op „Share to community" — het deeldialoogvenster opent zich.

Deeldialoogvenster met beschrijving, rechten en zichtbaarheid
In het deeldialoogvenster beschrijving, rechten en zichtbaarheid instellen.

3Rechten & zichtbaarheid: Voer een beschrijving in en kies de rechten (kopiëren toestaan / bewerken toestaan / verder delen toestaan). Stel de zichtbaarheid in — Openbaar (alle bedrijven) of Privé (alleen via referentiecode geselecteerde bedrijven) — en bevestig met „Delen".

Tip: Bij privé delen voert u de referentiecode van het doelbedrijf in onder „Add recipient” (veld „Enter referral code”) en klikt u op „Add” — alleen dat bedrijf ziet het sjabloon vervolgens. Het doelbedrijf vindt zijn code in het klantenportaal (Kundencenter) onder Account → Referrals.

Uit de community overnemen

1Gedeelde sjablonen openen: Klap linksonder het paneel „Gedeelde sjablonen" uit.

Paneel „Gedeelde sjablonen“ met beschikbare community-sjablonen en importeer-knop
Beschikbare community-sjablonen met eigenaar, rechten en „Importeren“.

2Passend sjabloon vinden: Gebruik zoeken en filteren — getoond worden de sjablonen die passen bij het documenttype dat u op dat moment bewerkt. Klik vervolgens op „Importeren".

3Als eigen kopie: Het sjabloon verschijnt als eigen, vrij aanpasbare kopie in uw sjablonenlijst. Het origineel van het andere bedrijf blijft ongewijzigd.

Sjablonenvak met het fabriekssjabloon en daaronder de overgenomen kopie (interface in het Engels)
Na het overnemen staat het sjabloon als eigen kopie klaar.

Zichtbaarheid & rechten

Bij het delen bepaalt u zelf wie uw sjabloon ziet en wat ermee is toegestaan:

  • Openbaar: Het sjabloon is zichtbaar voor alle BISpicy-bedrijven en kan door hen worden gevonden.
  • Privé: Het sjabloon is alleen zichtbaar voor de bedrijven die u gericht via een referentiecode toevoegt.

Daarnaast bepalen drie rechten wat andere bedrijven met het sjabloon mogen doen:

📄 Kopiëren toestaan
✏️ Bewerken toestaan
🔁 Verder delen toestaan
Gegevensbescherming: Er wordt uitsluitend de lay-out gedeeld (elementen, marges, briefhoofdstijl), geen inhoud of gegevens. Uw klant-, prijs- en bedrijfsgegevens verschijnen pas bij het afdrukken van uw eigen documenten.

Als eigenaar beëindigt u een vrijgave op elk moment zelf: klap „Shared templates” uit, kies „My shared” en klik bij het sjabloon op „Unshare” (interface in het Engels). De vrijgave eindigt direct, zonder bevestigingsvraag. Reeds overgenomen kopieën bij andere bedrijven blijven daar bestaan, want het zijn hun eigen sjablonen.

Eigen vrijgave onder „My shared” met het recht Copy en de knop „Unshare” (interface in het Engels)
Onder „My shared” heeft elke eigen vrijgave de knop „Unshare” (uitsnede, interface in het Engels, demo-account).

Veelgestelde vragen

Alleen de lay-out/het ontwerp van het sjabloon (elementen, marges, briefhoofdstijl). Nooit klant-, prijs- of bedrijfsgegevens — bij het afdrukken vult elk bedrijf zijn eigen gegevens in.

Alle documenttypen: factuur, pakbon, offerte, creditnota, orderbevestiging, betalingsherinnering, proforma, prijskaartje, magazijnlocatie-etiket — en toekomstige typen automatisch.

Openbaar: zichtbaar voor alle BISpicy-bedrijven. Privé: alleen voor bedrijven die je via een referentiecode toevoegt.

Ja. Het wordt als eigen kopie aangemaakt en is vrij bewerkbaar; het origineel van het andere bedrijf blijft ongewijzigd.

Nee. Alleen de lege lay-out wordt gedeeld; jouw gegevens verschijnen pas bij het afdrukken van je eigen documenten.

Ja, als eigenaar op elk moment: „Shared templates” → „My shared” → „Unshare”. Reeds overgenomen kopieën bij anderen blijven daar bestaan.

Voor het documenttype dat je bewerkt heeft nog geen ander bedrijf een sjabloon openbaar of met jou gedeeld. Het paneel toont alleen sjablonen van het geopende type; wissel bovenaan van type (bijv. factuur, pakbon of etiketten) om daar te kijken. Je eigen gedeelde sjablonen staan onder „My shared”.