BISpicy Warenwirtschaft - cloudsoftware
Verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG):
(1) Dit privacybeleid informeert u over de aard, omvang en het doel van de verwerking van persoonsgegevens binnen onze software "BISpicy Warenwirtschaft" en de bijbehorende onlinediensten.
(2) Rechtsgrondslag:
Welke gegevens worden verzameld?
Rechtsgrondslag: art. 6, lid 1, onder b) AVG (uitvoering van de overeenkomst)
Bewaartermijn: tot de verwijdering van het account + 30 dagen
Welke gegevens worden verwerkt?
Opmerking: deze gegevens worden verwerkt in opdracht van de klant (verwerkersovereenkomst conform art. 28 AVG).
Storingsdiagnose (foutlogboeken): om technische storingen op te sporen en te verhelpen leggen wij foutgebeurtenissen vast uit de serverwerking en uit de browser van de gebruiker (foutmelding, technische aanroepketen, tijdstip, opgevraagde pagina, browserkenmerk, gebruikers-ID). Inloggegevens, tokens en betaalgegevens worden vóór opslag automatisch onleesbaar gemaakt. Een gedetailleerde vastlegging voor foutopsporing die verder gaat dan foutgebeurtenissen vindt uitsluitend tijdelijk plaats (maximaal 72 uur), alleen op uitdrukkelijke opdracht met gedocumenteerde reden, en eindigt automatisch. Rechtsgrondslag: art. 6 lid 1 sub f AVG (gerechtvaardigd belang bij een storingsvrije werking) respectievelijk art. 28 AVG in het kader van de verwerking in opdracht. Bewaartermijn: foutgebeurtenissen 14 dagen, overige technische werkingsgegevens 3 dagen; daarna automatische verwijdering.
Inkoop van apparaten (§25a UStG / margeregeling): Bij de inkoop van gebruikte apparaten (bijv. in een telefoonwinkel) bewaren wij, ter nakoming van de wettelijke registratieplicht (inkoopboek conform §25a UStG in samenhang met de Duitse antiwitwaswet), de verkopersgegevens – naam, adres, identiteitsbewijsnummer en telefoonnummer – evenals de apparaatgegevens (IMEI/serienummer, in- en verkoopprijs). Rechtsgrondslag: art. 6, lid 1, sub c) AVG (nakoming van een wettelijke verplichting). De toegang is beperkt tot bevoegde medewerkers.
Verzending van bonnen, facturen en rapporten per e-mail: Op verzoek versturen wij kassabonnen, digitale bonnen en facturen (bijv. uit de gekoppelde kassa-app) per e-mail naar het door de klant opgegeven e-mailadres. Exploitanten en bevoegde medewerkers kunnen daarnaast rapporten, analyses en documenten naar een zelf ingesteld of door de exploitant aangewezen e-mailadres laten sturen (e-mailexport, automatische rapportverzending, zie hieronder). Het betreffende e-mailadres verwerken wij uitsluitend voor de verzending van het gevraagde document. Rechtsgrondslag: art. 6, lid 1, onder b) AVG (uitvoering van de overeenkomst) resp. onder f) AVG (gerechtvaardigd belang bij de gevraagde bezorging); Voor de verzending van bonnen aan klanten van de exploitant is de betreffende exploitant verantwoordelijk; wij handelen als zijn verwerker (art. 28 AVG). Bij het versturen van een digitale bon via een link wordt het adres niet opgeslagen; ter bescherming tegen misbruik door massaverzending bewaren wij uitsluitend een niet terug te rekenen controlewaarde van het adres gedurende twee dagen, plus tijdstip, kassa en bon van de verzending gedurende 90 dagen. Rechtsgrondslag: art. 6, lid 1, onder b) AVG (uitgifte van de bon in de door de klant gewenste vorm in het kader van de aankoop) en, voor de controlewaarde, art. 6, lid 1, onder f) AVG (voorkomen van misbruik). De doorgifte vindt uitsluitend plaats naar onze server of naar de door de exploitant ingestelde e-maildienstverlener (verwerker uitsluitend voor de verzending); er vindt geen doorgifte aan derden voor hun eigen doeleinden plaats. Bewaartermijn: uitsluitend zolang dit voor de verzending of de wettelijke bewaring van het document noodzakelijk is.
Automatische rapportverzending: Bedrijven met BIS Insights kunnen maandelijkse kassarapporten laten sturen naar maximaal vijf door hen aangewezen ontvangers (bijv. hun belastingadviseur). Verantwoordelijk is het betreffende bedrijf; wij handelen als zijn verwerker (art. 28 AVG). Vóór de eerste verzending bevestigt de ontvanger zelf via een link. Opgeslagen worden het e-mailadres, de tijdstippen van akkoord, weigering en afmelding, wie de ontvanger heeft ingevoerd, het verzendbewijs en een wijzigingslog; deze gegevens verwijderen wij drie jaar nadat de ontvanger is verwijderd. Elke e-mail bevat een afmeldlink. Verzoeken over uw rechten richt u aan het bedrijf; aan ons gerichte verzoeken sturen wij door.
Via de openbare boekingspagina op https://bispicy.com/app/booking/<bedrijf> kunnen online afspraken worden geboekt. U ontvangt een bevestiging per e-mail als u een e-mailadres opgeeft; het bedrijf wordt over de boeking geïnformeerd.
Welke gegevens worden verwerkt?
Doel: planning, bevestiging en afhandeling van de geboekte afspraak.
Verwerkingsverantwoordelijke: voor boekingen via onze eigen boekingspagina (bispicy.com/app/booking/bispicy) zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke. Bedrijven die de afsprakenplanner voor hun eigen klanten gebruiken, zijn voor deze boekingen zelf verwerkingsverantwoordelijke; wij verwerken de gegevens dan in hun opdracht (verwerking conform art. 28 AVG). Vragen en verzoeken over dergelijke boekingen kunt u richten aan het betreffende bedrijf.
Rechtsgrondslag: art. 6, lid 1, onder b) AVG (precontractuele maatregelen op uw verzoek). De verwerking berust niet op toestemming.
Bewaartermijn: wij bewaren de gegevens zolang ze nodig zijn voor de planning en afhandeling van de afspraak en wettelijke bewaarplichten dit vereisen.
In het klantenportaal (Kundencenter) op bispicy.com neemt u deel aan acties – momenteel de BISpicy Startaktion (startactie) voor bedrijven uit alle branches die nieuw zijn bij BISpicy, met een starttegoed van € 15 en – voor bedrijven die reparaties aannemen – gratis maanden voor de reparatiestatuspagina. Een aanvraag of bewijsstuk hoeft u daarvoor niet in te dienen.
Welke gegevens worden verwerkt?
Doel: uitvoering van de actie (activering en verlenging van de reparatiestatuspagina, controle, boeking en verrekening van het starttegoed, controle en correctie op uw verzoek en eventuele terugvordering bij misbruik).
Rechtsgrondslag: art. 6, lid 1, onder b) AVG (uitvoering van de actie volgens de actievoorwaarden).
Automatische controle, boeking en verrekening: het systeem controleert dagelijks of aan de voorwaarden voor de gratis maanden en het starttegoed is voldaan, aan de hand van de in de actievoorwaarden genoemde criteria (betaalde TSE-licentie, eerste SumUp-kaartbetaling – terminal of Tap to Pay –, omzetdrempel); is dat het geval, dan activeert het de statuspagina of boekt het het tegoed zonder verdere tussenkomst en boekt het dit vervolgens automatisch als klanttegoed bij Stripe op uw volgende factuur. Over het vervallen van het starttegoed beslist het systeem pas vanaf 3 februari 2027, zodat te laat doorgegeven dagafsluitingen met betalingen tot en met 31 januari 2027 nog worden meegeteld. De controle berust uitsluitend op deze voor alle deelnemers gelijke criteria, beoordeelt niet uw persoon en kan een voordeel alleen toekennen of niet toekennen. Voor zover zij geldt als geautomatiseerde besluitvorming in de zin van art. 22 AVG, is zij noodzakelijk voor de uitvoering van de actie (art. 22, lid 2, onder a) AVG). U hebt in elk geval het recht op menselijke tussenkomst, om uw standpunt kenbaar te maken en om het besluit aan te vechten (art. 22, lid 3, AVG): op uw bericht beoordeelt een medewerker het geval en kan hij het tegoed alsnog boeken of – zolang het nog niet is verrekend – terugboeken; reden, tijdstip en behandelende persoon leggen wij vast. Neem daarvoor contact met ons op (zie contactgegevens hieronder).
Verrekening via Stripe: voor de verrekening ontvangt Stripe Payments Europe Ltd. (zie hoofdstuk 4) het bedrag, interne kenmerken (gebruikers-, boekings- en deelnamekenmerk plus een technische sleutel tegen dubbele boekingen) en uw Stripe-klantnummer; Stripe ontvangt uw betaalgegevens al voor de facturering van uw licenties.
Doorgifte aan SumUp: SumUp ontvangt uitsluitend samengevoegde cijfers over de actie, zonder namen of gegevens over individuele deelnemers – en een kengetal alleen als het op ten minste vijf deelnemers berust.
Bewaartermijn: deelname-, controle- en correctiegegevens bewaren wij zolang voordelen uit de actie kunnen worden toegekend of aanspraken daaruit bestaan, en daarna alleen voor zover wettelijke bewaarplichten dit vereisen. De boeking van het tegoed en de verrekening ervan zijn boekingsbescheiden en worden op grond van § 147 van het Duitse belastingwetboek (AO) bewaard tot 31 december van het achtste jaar na het jaar van de creditering.
(1) Uitgangspunt: uw gegevens worden alleen aan derden bekendgemaakt indien:
(2) Ontvangers van gegevens:
| Ontvanger | Doel | Locatie | Rechtsgrondslag |
|---|---|---|---|
| DigitalOcean LLC | Hosting (BIS ERP, database, cloudback-ups in Spaces) | Frankfurt (EU) | Art. 6, lid 1, onder b) AVG |
| Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen | E-mailverzending en -ontvangst (systeemmailserver, indien geen eigen SMTP-toegang is ingesteld; postvakken van de domeinen bispicy.com en bispos.app) | Duitsland (EU) | Art. 6, lid 1, onder b) AVG |
| Cloudflare, Inc. (ingeschakeld door DigitalOcean) | Reverse proxy en content delivery network (levering van de webpagina's, verbindingsgegevens/IP) — door DigitalOcean ingeschakeld als eigen subverwerker van het App Platform; geen afzonderlijke contractuele relatie met de verwerker | EU/VS (modelcontractbepalingen) | Art. 6, lid 1, onder f) AVG |
| Stripe Payments Europe Ltd. | Betalingsverwerking softwarelicentie | Dublin (EU) | Art. 6, lid 1, onder b) AVG |
| Vervoerders (DHL, DPD, GLS, Hermes, UPS, FedEx) | Aanmaken van verzendlabels, track & trace | EU | Art. 6, lid 1, onder b) AVG |
| Marktplaatsen, shops en ERP-systemen (Amazon, eBay, Etsy, Shopify, Magento, WooCommerce, Shopware, Gambio, Shopee, Whatnot, Odoo) — alleen indien geactiveerd | Bestel- en artikelsynchronisatie | EU / wereldwijd | Art. 6, lid 1, onder b) AVG (op instructie van de verwerkingsverantwoordelijke) |
| Google LLC (Firebase Cloud Messaging) | Pushmeldingen naar gekoppelde kassa-apparaten (geen persoonsgegevens) | EU/VS (modelcontractbepalingen) | Art. 6, lid 1, onder f) AVG |
| Anthropic PBC (alleen bij gebruik van de AI-functies) | AI-ondersteunde herkenning van inkoopfacturen, AI-artikelaanmaak, AI-repricing (niet gebruikt voor modeltraining) | VS (modelcontractbepalingen) | Art. 6, lid 1, onder b)/f) AVG juncto art. 46 AVG |
| Fiskaly GmbH (alleen bij actieve kassakoppeling) | TSE-cloudondertekening (KassenSichV / RKSV) | Duitsland / Oostenrijk | Art. 6, lid 1, onder c) AVG (wettelijke verplichting) |
De volledige lijst met verwerkers en subverwerkers met locaties en verwerkingsdoeleinden vindt u in de verwerkersovereenkomst (AVV).
De BIS AI Bridge is een programma dat op uw eigen computer draait en uw JTL-database verbindt met een AI-dienst naar keuze (bijvoorbeeld Claude, ChatGPT of Cursor). Daarbij geldt een duidelijke scheiding:
Uitzondering — toegang via browserchats: als u de brug verbindt met een AI-dienst in de browser (bijvoorbeeld claude.ai of ChatGPT), kan deze geen programma op uw computer starten. In dat geval loopt de opvraging via onze servers: wij sturen deze door naar de op uw computer geïnstalleerde BISConnect, die de opvraging aan uw database stelt, en geven het resultaat terug aan uw AI-dienst. Daarbij geldt:
Wij hebben uitgebreide technische en organisatorische maatregelen getroffen:
Neem voor vragen over gegevensbescherming contact op met:
Laatst bijgewerkt: 8 oktober 2026