BISpicy Warenwirtschaft - cloudsoftware
Verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG):
(1) Dit privacybeleid informeert u over de aard, omvang en het doel van de verwerking van persoonsgegevens binnen onze software "BISpicy Warenwirtschaft" en de bijbehorende onlinediensten.
(2) Rechtsgrondslag:
Welke gegevens worden verzameld?
Rechtsgrondslag: art. 6, lid 1, onder b) AVG (uitvoering van de overeenkomst)
Bewaartermijn: tot de verwijdering van het account + 30 dagen
Welke gegevens worden verwerkt?
Opmerking: deze gegevens worden verwerkt in opdracht van de klant (verwerkersovereenkomst conform art. 28 AVG).
Storingsdiagnose (foutlogboeken): om technische storingen op te sporen en te verhelpen leggen wij foutgebeurtenissen vast uit de serverwerking en uit de browser van de gebruiker (foutmelding, technische aanroepketen, tijdstip, opgevraagde pagina, browserkenmerk, gebruikers-ID). Inloggegevens, tokens en betaalgegevens worden vóór opslag automatisch onleesbaar gemaakt. Een gedetailleerde vastlegging voor foutopsporing die verder gaat dan foutgebeurtenissen vindt uitsluitend tijdelijk plaats (maximaal 72 uur), alleen op uitdrukkelijke opdracht met gedocumenteerde reden, en eindigt automatisch. Rechtsgrondslag: art. 6 lid 1 sub f AVG (gerechtvaardigd belang bij een storingsvrije werking) respectievelijk art. 28 AVG in het kader van de verwerking in opdracht. Bewaartermijn: foutgebeurtenissen 14 dagen, overige technische werkingsgegevens 3 dagen; daarna automatische verwijdering.
Inkoop van apparaten (§25a UStG / margeregeling): Bij de inkoop van gebruikte apparaten (bijv. in een telefoonwinkel) bewaren wij, ter nakoming van de wettelijke registratieplicht (inkoopboek conform §25a UStG in samenhang met de Duitse antiwitwaswet), de verkopersgegevens – naam, adres, identiteitsbewijsnummer en telefoonnummer – evenals de apparaatgegevens (IMEI/serienummer, in- en verkoopprijs). Rechtsgrondslag: art. 6, lid 1, sub c) AVG (nakoming van een wettelijke verplichting). De toegang is beperkt tot bevoegde medewerkers.
Verzending van bonnen, facturen en rapporten per e-mail: Op verzoek versturen wij kassabonnen, digitale bonnen en facturen (bijv. uit de gekoppelde kassa-app) per e-mail naar het door de klant opgegeven e-mailadres. Exploitanten en bevoegde medewerkers kunnen daarnaast rapporten, analyses en documenten naar een zelf ingesteld e-mailadres laten sturen (e-mailexport). Het betreffende e-mailadres verwerken wij uitsluitend voor de verzending van het gevraagde document. Rechtsgrondslag: art. 6, lid 1, onder b) AVG (uitvoering van de overeenkomst) resp. onder f) AVG (gerechtvaardigd belang bij de gevraagde bezorging); vindt de verzending van de bon plaats op vrijwillig verzoek van de klant, dan berust deze op diens toestemming conform art. 6, lid 1, onder a) AVG. De doorgifte vindt uitsluitend plaats naar onze server of naar de door de exploitant ingestelde e-maildienstverlener (verwerker uitsluitend voor de verzending); er vindt geen doorgifte aan derden voor hun eigen doeleinden plaats. Bewaartermijn: uitsluitend zolang dit voor de verzending of de wettelijke bewaring van het document noodzakelijk is.
(1) Uitgangspunt: uw gegevens worden alleen aan derden bekendgemaakt indien:
(2) Ontvangers van gegevens:
| Ontvanger | Doel | Locatie | Rechtsgrondslag |
|---|---|---|---|
| DigitalOcean LLC | Hosting (BIS ERP, database, cloudback-ups in Spaces) | Frankfurt (EU) | Art. 6, lid 1, onder b) AVG |
| Cloudflare, Inc. (ingeschakeld door DigitalOcean) | Reverse proxy en content delivery network (levering van de webpagina's, verbindingsgegevens/IP) — door DigitalOcean ingeschakeld als eigen subverwerker van het App Platform; geen afzonderlijke contractuele relatie met de verwerker | EU/VS (modelcontractbepalingen) | Art. 6, lid 1, onder f) AVG |
| Stripe Payments Europe Ltd. | Betalingsverwerking softwarelicentie | Dublin (EU) | Art. 6, lid 1, onder b) AVG |
| Vervoerders (DHL, DPD, GLS, Hermes, UPS, FedEx) | Aanmaken van verzendlabels, track & trace | EU | Art. 6, lid 1, onder b) AVG |
| Marktplaatsen en shops (Amazon, eBay, Etsy, Shopify, Magento, WooCommerce, Shopware) — alleen indien geactiveerd | Bestel- en artikelsynchronisatie | EU / wereldwijd | Art. 6, lid 1, onder b) AVG (op instructie van de verwerkingsverantwoordelijke) |
| Google LLC (Firebase Cloud Messaging) | Pushmeldingen naar gekoppelde kassa-apparaten (geen persoonsgegevens) | EU/VS (modelcontractbepalingen) | Art. 6, lid 1, onder f) AVG |
| Anthropic PBC (alleen bij gebruik van de AI-functies) | AI-ondersteunde herkenning van inkoopfacturen, AI-artikelaanmaak, AI-repricing (niet gebruikt voor modeltraining) | VS (modelcontractbepalingen) | Art. 6, lid 1, onder b)/f) AVG juncto art. 46 AVG |
| Fiskaly GmbH (alleen bij actieve kassakoppeling) | TSE-cloudondertekening (KassenSichV / RKSV) | Duitsland / Oostenrijk | Art. 6, lid 1, onder c) AVG (wettelijke verplichting) |
De volledige lijst met verwerkers en subverwerkers met locaties en verwerkingsdoeleinden vindt u in de verwerkersovereenkomst (AVV).
De BIS AI Bridge is een programma dat op uw eigen computer draait en uw JTL-database verbindt met een AI-dienst naar keuze (bijvoorbeeld Claude, ChatGPT of Cursor). Daarbij geldt een duidelijke scheiding:
Uitzondering — toegang via browserchats: als u de brug verbindt met een AI-dienst in de browser (bijvoorbeeld claude.ai of ChatGPT), kan deze geen programma op uw computer starten. In dat geval loopt de opvraging via onze servers: wij sturen deze door naar de op uw computer geïnstalleerde BISConnect, die de opvraging aan uw database stelt, en geven het resultaat terug aan uw AI-dienst. Daarbij geldt:
Wij hebben uitgebreide technische en organisatorische maatregelen getroffen:
Neem voor vragen over gegevensbescherming contact op met:
Laatst bijgewerkt: 30 juli 2026