Informativa sulla privacy

1. Titolare del trattamento

Titolare del trattamento ai sensi del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR):

2. Informazioni generali

(1) La presente informativa sulla privacy vi informa sulla natura, l'ambito e la finalità del trattamento dei dati personali all'interno del nostro software « BISpicy Warenwirtschaft » e dei relativi servizi online.

(2) Base giuridica:

• Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR)
• Legge federale tedesca sulla protezione dei dati (BDSG)
• Legge tedesca sui telemedia (TMG)

3. Raccolta e trattamento dei dati personali

3.1 Durante la registrazione e la creazione dell'account

Quali dati vengono raccolti?

• Indirizzo e-mail (obbligatorio)
• Password (archiviata in forma cifrata)
• Nome e indirizzo dell'azienda
• Marca temporale della registrazione

Base giuridica: art. 6, par. 1, lett. b) GDPR (esecuzione del contratto)

Periodo di conservazione: fino alla cancellazione dell'account + 30 giorni

3.2 Durante l'utilizzo del software

Quali dati vengono trattati?

• Dati degli articoli (prodotti, prezzi, giacenze)
• Dati dei clienti (nomi, indirizzi, recapiti)
• Dati degli ordini (ordini, consegne, fatture)
• Dati di utilizzo (orari di accesso, attività)

Nota: questi dati vengono trattati per conto del cliente (accordo sul trattamento dei dati ai sensi dell'art. 28 GDPR).

Diagnosi dei guasti (registri degli errori): per individuare e risolvere i guasti tecnici registriamo gli eventi di errore provenienti dal funzionamento del server e dal browser dell'utente (messaggio di errore, catena tecnica delle chiamate, momento, pagina richiamata, identificazione del browser, ID utente). Le credenziali di accesso, i token e le informazioni di pagamento vengono automaticamente resi illeggibili prima della memorizzazione. Una registrazione dettagliata per la ricerca degli errori che vada oltre gli eventi di errore avviene solo per un periodo limitato (al massimo 72 ore), esclusivamente su espressa disposizione con motivazione documentata, e termina automaticamente. Base giuridica: art. 6, par. 1, lett. f) GDPR (interesse legittimo a un funzionamento senza guasti) ovvero art. 28 GDPR nell'ambito del trattamento per conto terzi. Periodo di conservazione: eventi di errore 14 giorni, altri dati tecnici di funzionamento 3 giorni; successiva cancellazione automatica.

Acquisto di dispositivi (§25a UStG / regime del margine): In caso di acquisto di dispositivi usati (p. es. in un negozio di telefonia), per adempiere all'obbligo legale di registrazione (registro degli acquisti ai sensi del §25a UStG in combinato disposto con la legge tedesca antiriciclaggio) conserviamo i dati del venditore – nome, indirizzo, numero del documento d'identità e numero di telefono – nonché i dati del dispositivo (IMEI/numero di serie, prezzo di acquisto e di vendita). Base giuridica: art. 6, par. 1, lett. c) GDPR (adempimento di un obbligo legale). L'accesso è limitato ai dipendenti autorizzati.

Invio di scontrini, fatture e report via e-mail: Su richiesta inviamo scontrini di cassa, ricevute digitali e fatture (ad es. dall'app cassa collegata) via e-mail all'indirizzo e-mail fornito dal cliente. Gli esercenti e i dipendenti autorizzati possono inoltre farsi inviare report, analisi e documenti a un indirizzo e-mail configurato autonomamente (esportazione via e-mail). Trattiamo il rispettivo indirizzo e-mail esclusivamente per l'invio del documento richiesto. Base giuridica: art. 6, par. 1, lett. b) GDPR (esecuzione del contratto) ovvero lett. f) GDPR (interesse legittimo alla consegna richiesta); se l'invio dello scontrino avviene su richiesta volontaria del cliente, esso si fonda sul relativo consenso ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. a) GDPR. Il trasferimento avviene esclusivamente verso il nostro server o verso il fornitore del servizio di posta configurato dall'esercente (responsabile del trattamento per il solo invio); non ha luogo alcuna comunicazione a terzi per finalità proprie di questi ultimi. Periodo di conservazione: solo per il tempo necessario all'invio ovvero alla conservazione del documento prevista dalla legge.

4. Trasferimento dei dati a terzi

(1) Principio: i vostri dati vengono comunicati a terzi solo se:

• Avete prestato il consenso (art. 6, par. 1, lett. a) GDPR)
• Ciò è necessario per l'esecuzione del contratto (art. 6, par. 1, lett. b) GDPR)
• Sussiste un obbligo di legge (art. 6, par. 1, lett. c) GDPR)

(2) Destinatari dei dati:

Destinatario	Finalità	Ubicazione	Base giuridica
DigitalOcean LLC	Hosting (BIS ERP, database, backup cloud in Spaces)	Francoforte (UE)	Art. 6, par. 1, lett. b) GDPR
Cloudflare, Inc. (incaricata da DigitalOcean)	Reverse proxy e content delivery network (distribuzione delle pagine web, dati di connessione/IP) — incaricata da DigitalOcean come proprio sub-responsabile della App Platform; nessun rapporto contrattuale separato con il responsabile	UE/USA (clausole contrattuali tipo)	Art. 6, par. 1, lett. f) GDPR
Stripe Payments Europe Ltd.	Elaborazione dei pagamenti della licenza software	Dublino (UE)	Art. 6, par. 1, lett. b) GDPR
Corrieri (DHL, DPD, GLS, Hermes, UPS, FedEx)	Creazione di etichette di spedizione, track & trace	UE	Art. 6, par. 1, lett. b) GDPR
Marketplace e shop (Amazon, eBay, Etsy, Shopify, Magento, WooCommerce, Shopware) — solo se attivati	Sincronizzazione di ordini e articoli	UE / mondiale	Art. 6, par. 1, lett. b) GDPR (su istruzione del titolare del trattamento)
Google LLC (Firebase Cloud Messaging)	Notifiche push ai dispositivi di cassa collegati (nessun contenuto personale)	UE/USA (clausole contrattuali tipo)	Art. 6, par. 1, lett. f) GDPR
Anthropic PBC (solo in caso di utilizzo delle funzioni IA)	Riconoscimento assistito da IA delle fatture passive, creazione articoli con IA, repricing con IA (non utilizzati per l'addestramento dei modelli)	USA (clausole contrattuali tipo)	Art. 6, par. 1, lett. b)/f) GDPR in combinato disposto con l'art. 46 GDPR
Fiskaly GmbH (solo con integrazione cassa attiva)	Firma cloud TSE (KassenSichV / RKSV)	Germania / Austria	Art. 6, par. 1, lett. c) GDPR (obbligo legale)

L'elenco completo dei responsabili e sub-responsabili del trattamento con ubicazioni e finalità è disponibile nel contratto di trattamento dei dati (AVV).

4.1 BIS AI Bridge: collegamento alla vostra IA

Il BIS AI Bridge è un programma che viene eseguito sul vostro computer e collega il vostro database JTL a un servizio di IA a vostra scelta (ad esempio Claude, ChatGPT o Cursor). Vale una netta separazione:

• I contenuti del vostro database non arrivano a noi. Le interrogazioni avvengono esclusivamente tra il vostro computer e il vostro servizio di IA. Non vi abbiamo accesso in alcun momento e non ne conserviamo nulla.
• Trattiamo solo dati di licenza: chiave di licenza, identificativo del dispositivo, nome del computer, versione del programma e numero di chiamate al mese. La base giuridica è l'art. 6, par. 1, lett. b GDPR (esecuzione del contratto).
• Il vostro fornitore di IA non è un nostro sub-responsabile. Lo scegliete voi stessi e concludete il contratto con lui. Per questo trasferimento siete responsabili ai sensi della normativa sulla protezione dei dati — verificate le condizioni del fornitore, in particolare se i vostri input vengono utilizzati per addestrare i modelli.
• Il registro degli accessi resta presso di voi. Ogni interrogazione viene registrata sul vostro computer; questo file non ci viene trasmesso.

Eccezione — accesso tramite chat nel browser: se collegate il ponte a un servizio di IA nel browser (ad esempio claude.ai o ChatGPT), questo non può avviare alcun programma sul vostro computer. In tal caso l'interrogazione passa dai nostri server: la inoltriamo a BISConnect installato sul vostro computer, che la sottopone al vostro database, e restituiamo il risultato al vostro servizio di IA. In questo caso:

• Trattiamo l'interrogazione e il suo risultato in qualità di responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR — esattamente come per le altre funzioni di BIS ERP. Si applica il contratto di trattamento dei dati concluso con voi.
• Il risultato viene cancellato immediatamente dopo la consegna e non viene conservato in modo permanente.
• Decidete voi quale via utilizzare. Se desiderate che i vostri dati non raggiungano mai i nostri server, utilizzate un programma di IA sul vostro computer (ad esempio Claude Desktop o Cursor) — in tal caso vale la via locale descritta sopra.

5. I vostri diritti in qualità di interessati

6. Sicurezza dei dati

Abbiamo attuato ampie misure tecniche e organizzative:

• Cifratura: TLS 1.3 per tutte le trasmissioni di dati
• Controlli di accesso: permessi basati sui ruoli
• Backup: backup automatici giornalieri
• Hosting: data center dell'UE

7. Contatto

Per domande sulla protezione dei dati, contattate: