BISpicy Warenwirtschaft - Cloud-Software
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO):
(1) Diese Datenschutzerklärung klärt Sie über die Art, den Umfang und Zweck der Verarbeitung von personenbezogenen Daten innerhalb unserer Software "BISpicy Warenwirtschaft" und den damit verbundenen Online-Diensten auf.
(2) Rechtliche Grundlagen:
Welche Daten werden erhoben?
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
Speicherdauer: Bis zur Löschung des Kontos + 30 Tage
Welche Daten werden verarbeitet?
Besonderheit: Diese Daten werden im Auftrag des Kunden verarbeitet (Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO).
Störungsdiagnose (Fehlerprotokolle): Zur Erkennung und Behebung technischer Störungen protokollieren wir Fehlerereignisse aus dem Server-Betrieb und aus dem Browser des Anwenders (Fehlermeldung, technische Aufrufkette, Zeitpunkt, aufgerufene Seite, Browser-Kennung, Benutzer-ID). Zugangsdaten, Token und Zahlungsinformationen werden vor der Speicherung automatisch unkenntlich gemacht. Eine über Fehlerereignisse hinausgehende, detaillierte Aufzeichnung zur Fehlersuche erfolgt nur zeitlich befristet (maximal 72 Stunden), nur auf ausdrückliche Veranlassung mit dokumentierter Begründung, und endet automatisch. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem störungsfreien Betrieb) bzw. Art. 28 DSGVO im Rahmen der Auftragsverarbeitung. Speicherdauer: Fehlerereignisse 14 Tage, sonstige technische Ablaufdaten 3 Tage; danach automatische Löschung.
Kartenzahlungs-Diagnose (Payment-Trace-Log): Die Kassen-App hält auf dem Gerät ein 48-Stunden-Ablaufprotokoll zu Zahlungsvorgängen vor (Zahlungsart, Kartenart, maskierte Kartennummer, Betrag, Terminal-Ergebnis); eine Übertragung an uns erfolgt nur auf ausdrückliche Anforderung mit dokumentierter Begründung, dort Löschung nach 60 Tagen.
Geräteankauf (§25a UStG / Differenzbesteuerung): Beim Ankauf gebrauchter Geräte (z. B. Handyshop) speichern wir zur Erfüllung der gesetzlichen Aufzeichnungspflicht (Ankaufsbuch nach §25a UStG i. V. m. dem Geldwäschegesetz) die Verkäuferdaten – Name, Anschrift, Ausweisnummer, Geburtsdatum (sofern angegeben) und Telefonnummer – sowie die Gerätedaten (IMEI/Seriennummer, An- und Verkaufspreis). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung). Der Zugriff ist auf berechtigte Mitarbeiter beschränkt.
E-Mail-Versand von Belegen, Rechnungen und Berichten: Auf Wunsch versenden wir Kassenbelege, digitale Bons und Rechnungen (etwa aus der angebundenen Kassen-App) per E-Mail an die vom Kunden angegebene E-Mail-Adresse. Betreiber und berechtigte Mitarbeiter können sich zudem Berichte, Auswertungen und Belege an eine selbst konfigurierte E-Mail-Adresse zusenden lassen (E-Mail-Export). Die jeweilige E-Mail-Adresse verarbeiten wir ausschließlich zum Versand des angeforderten Dokuments. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) bzw. lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der angeforderten Zustellung); erfolgt der Belegversand auf freiwilligen Wunsch des Kunden, stützt er sich auf dessen Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Übertragung erfolgt ausschließlich an unseren Server bzw. den vom Betreiber konfigurierten Mail-Dienstleister (Auftragsverarbeiter für den reinen Versand); eine Weitergabe an Dritte zu deren eigenen Zwecken findet nicht statt. Speicherdauer: nur solange für den Versand bzw. die gesetzliche Aufbewahrung des Belegs erforderlich.
Über die öffentliche Buchungsseite unter https://bispicy.com/app/booking/<betrieb> können Termine online gebucht werden. Sie erhalten eine Bestätigung per E-Mail, sofern Sie eine E-Mail-Adresse angeben; der Betrieb wird über die Buchung benachrichtigt.
Welche Daten werden verarbeitet?
Zweck: Planung, Bestätigung und Abwicklung des gebuchten Termins.
Verantwortlicher: Für Buchungen über unsere eigene Buchungsseite (bispicy.com/app/booking/bispicy) sind wir Verantwortlicher. Betriebe, die den Terminplaner für ihre eigenen Kunden nutzen, sind für diese Buchungen selbst Verantwortliche; wir verarbeiten die Daten dann in ihrem Auftrag (Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO). Fragen und Anliegen zu solchen Buchungen richten Sie bitte an den jeweiligen Betrieb.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung – Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage). Die Verarbeitung beruht nicht auf einer Einwilligung.
Speicherdauer: Wir speichern die Angaben, solange sie für die Planung und Abwicklung des Termins benötigt werden und gesetzliche Aufbewahrungspflichten es erfordern.
Im Kundencenter auf bispicy.com nehmen Sie an Aktionen teil – derzeit an der BISpicy Startaktion für Betriebe aller Branchen, die neu zu BISpicy kommen, mit einem Startguthaben von 15 € und – für Betriebe mit Reparaturannahme – Freimonaten für die Reparatur-Statusseite. Einen Antrag oder Beleg müssen Sie dafür nicht einreichen.
Welche Daten werden verarbeitet?
Zweck: Durchführung der Aktion (Freischaltung und Verlängerung der Reparatur-Statusseite, Prüfung, Buchung und Verrechnung des Startguthabens, Prüfung und Korrektur auf Ihre Anfrage, gegebenenfalls Rückforderung bei Missbrauch).
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung der Aktion nach den Aktionsbedingungen).
Automatische Prüfung, Buchung und Verrechnung: Ob die Voraussetzungen für die Freimonate und das Startguthaben vorliegen, prüft das System täglich anhand der in den Aktionsbedingungen genannten Kriterien (bezahlte TSE-Lizenz, erste SumUp-Kartenzahlung – Terminal oder Tap to Pay –, Umsatzschwelle); liegen sie vor, schaltet es die Statusseite frei bzw. bucht das Guthaben ohne weiteres Zutun und bucht es anschließend automatisch als Kundenguthaben bei Stripe auf Ihre nächste Rechnung. Über einen Verfall des Startguthabens entscheidet das System erst ab dem 03.02.2027, damit verspätet übermittelte Tagesabschlüsse mit Zahlungen bis zum 31.01.2027 noch berücksichtigt werden. Die Prüfung beruht ausschließlich auf diesen für alle Teilnehmer gleichen Kriterien, bewertet nicht Ihre Person und kann einen Vorteil nur gewähren oder nicht gewähren. Soweit sie als automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO gilt, ist sie für die Durchführung der Aktion erforderlich (Art. 22 Abs. 2 lit. a DSGVO). Sie haben in jedem Fall das Recht, das Eingreifen einer Person zu verlangen, Ihren Standpunkt darzulegen und die Entscheidung anzufechten (Art. 22 Abs. 3 DSGVO): Auf Ihre Nachricht prüft ein Mitarbeiter den Fall und kann das Guthaben nachbuchen oder – solange es noch nicht verrechnet ist – zurückbuchen; Grund, Zeitpunkt und bearbeitende Person halten wir fest. Schreiben Sie uns dazu (Kontakt siehe unten).
Verrechnung über Stripe: Für die Verrechnung erhält Stripe Payments Europe Ltd. (siehe Abschnitt 4) Betrag, interne Kennungen (Benutzer-, Buchungs- und Teilnahmekennung sowie ein technischer Schlüssel gegen Doppelbuchung) und Ihre Stripe-Kundennummer; Stripe erhält Ihre Zahlungsdaten bereits für die Abrechnung Ihrer Lizenzen.
Weitergabe an SumUp: SumUp erhält ausschließlich zusammengefasste Zahlen zur Aktion ohne Namen oder Angaben zu einzelnen Teilnehmern – und eine Kennzahl nur, wenn sie auf mindestens fünf Teilnehmern beruht.
Speicherdauer: Teilnahme-, Prüf- und Korrekturdaten speichern wir, solange Vorteile aus der Aktion gewährt werden können oder Ansprüche aus ihr bestehen, darüber hinaus nur, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten es erfordern. Die Buchung des Guthabens und ihre Verrechnung sind Buchungsbelege und werden nach § 147 AO bis zum 31. Dezember des achten Jahres nach dem Jahr der Gutschrift aufbewahrt.
(1) Grundsatz: Ihre Daten werden nur an Dritte weitergegeben, wenn:
(2) Empfänger von Daten:
| Empfänger | Zweck | Standort | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|---|
| DigitalOcean LLC | Hosting (BIS ERP, Datenbank, Cloud-Backups in Spaces) | Frankfurt (EU) | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
| Cloudflare, Inc. (durch DigitalOcean eingesetzt) | Reverse-Proxy und Content Delivery Network (Auslieferung der Webseiten, Verbindungsdaten/IP) — von DigitalOcean als eigener Unterauftragsverarbeiter der App Platform eingesetzt; kein gesondertes Vertragsverhältnis mit dem Auftragnehmer | EU/USA (Standardvertragsklauseln) | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO |
| Stripe Payments Europe Ltd. | Zahlungsabwicklung Software-Lizenz | Dublin (EU) | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
| Versanddienstleister (DHL, DPD, GLS, Hermes, UPS, FedEx) | Versandlabel-Erstellung, Track & Trace | EU | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
| Marktplätze und Shops (Amazon, eBay, Etsy, Shopify, Magento, WooCommerce, Shopware) — nur bei Aktivierung | Bestell- und Artikel-Synchronisation | EU / weltweit | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (auf Weisung des Auftraggebers) |
| Google LLC (Firebase Cloud Messaging) | Push-Benachrichtigungen an angebundene Kassen-Geräte (keine personenbezogenen Inhalte) | EU/USA (Standardvertragsklauseln) | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO |
| Anthropic PBC (nur bei Nutzung der KI-Funktionen) | KI-gestützte Erkennung von Eingangsrechnungen, KI-Artikelanlage, KI-Repricing (keine Nutzung zum Modelltraining) | USA (Standardvertragsklauseln) | Art. 6 Abs. 1 lit. b/f DSGVO i. V. m. Art. 46 DSGVO |
| Fiskaly GmbH (nur bei aktiver Kassen-Anbindung) | TSE-Cloud-Signierung (KassenSichV / RKSV) | Deutschland / Österreich | Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Verpflichtung) |
Die vollständige Liste der Auftragsverarbeiter und Subprozessoren mit Standorten und Verarbeitungszwecken findet sich im Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).
Die BIS AI Bridge ist ein Programm, das auf Ihrem eigenen Rechner läuft und Ihre JTL-Datenbank mit einem KI-Dienst Ihrer Wahl verbindet (etwa Claude, ChatGPT oder Cursor). Dabei gilt eine klare Trennung:
Ausnahme — Zugang über Browser-Chats: Wenn Sie die Brücke mit einem KI-Dienst im Browser verbinden (etwa claude.ai oder ChatGPT), kann dieser kein Programm auf Ihrem Rechner starten. In diesem Fall läuft die Abfrage über unsere Server: Wir leiten sie an das auf Ihrem Rechner installierte BISConnect weiter, das sie an Ihre Datenbank stellt, und geben das Ergebnis an Ihren KI-Dienst zurück. Dabei gilt:
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| Kategorie | Beschreibung | Einwilligung | Speicherdauer |
|---|---|---|---|
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Letzte Aktualisierung: 18. September 2026