Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO):

2. Allgemeine Hinweise

(1) Diese Datenschutzerklärung klärt Sie über die Art, den Umfang und Zweck der Verarbeitung von personenbezogenen Daten innerhalb unserer Software "BISpicy Warenwirtschaft" und den damit verbundenen Online-Diensten auf.

(2) Rechtliche Grundlagen:

• Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
• Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)
• Digitale-Dienste-Gesetz (DDG)
• Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz (TDDDG)

3. Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten

3.1 Bei Registrierung und Kontoerstellung

Welche Daten werden erhoben?

• Email-Adresse (Pflichtangabe)
• Passwort (verschlüsselt gespeichert)
• Firmenname und Anschrift
• Registrierungszeitpunkt
• Nachweis der Unternehmer-Erklärung und der AGB-Annahme (Fassung der AGB, Zeitpunkt, Weg der Bestätigung)

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)

Speicherdauer: Bis zur Löschung des Kontos + 30 Tage

Nachweis der Unternehmer-Erklärung und der AGB: Bei der Registrierung bzw. beim Nachholen der Bestätigung speichern wir an Ihrem Benutzerkonto, dass die Unternehmer-Erklärung (§ 14 BGB) abgegeben und die AGB akzeptiert wurden, dazu die Fassung der AGB, den Zeitpunkt (UTC) und den Weg der Bestätigung (z. B. Registrierung im Kundencenter, in der Kassen-App oder in BIS ERP, Anmeldung mit Google, Nachholen in BIS ERP oder im Kundencenter). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse, nachweisen zu können, dass wir nur an Unternehmer liefern und unter welcher AGB-Fassung). Speicherdauer: wie das Benutzerkonto, also bis zur Löschung des Kontos + 30 Tage.

Dokumentation von Löschverlangen: Verlangt ein Kunde die Löschung seines Mandanten (Art. 17 bzw. Art. 28 Abs. 3 lit. g DSGVO) oder die Vernichtung einer bestehenden Sicherung, dokumentieren wir das Verlangen: Firmenname, Kundennummer, Kennungen von Mandant, Verlangen und Benutzerkonten sowie den Datenbanknamen, Eingangskanal und -zeitpunkt, den Nachweistext, die erfassende Person, die Bestätigung des Kunden einschließlich seiner Wahl (Datenpaket oder Verzicht) und – bei der Vernichtung einer Sicherung – die ausdrückliche Erklärung und den eingegebenen Firmennamen. Die E-Mail-Adresse des Empfängers speichern wir nur gekürzt und als Prüfwert (SHA-256); die Adresse für die Abschlussmail nur bis zu deren Versand. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. Art. 5 Abs. 2 und Art. 24 Abs. 1 DSGVO (Nachweis, dass wir das Verlangen bzw. die Weisung erfüllt haben) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse, dies im Streitfall belegen zu können); ein Anspruch auf Löschung dieses Nachweises besteht insoweit nicht (Art. 17 Abs. 3 lit. b und e DSGVO). Soweit wir uns auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO stützen, können Sie widersprechen (Art. 21 DSGVO). Speicherdauer: zehn Jahre ab dem Ende des Jahres, in dem das Verlangen ausgeführt, widerrufen oder nicht bestätigt wurde; danach löschen wir den Nachweis automatisch. Kopien in den routinemäßigen Sicherungen unseres Datenbankdienstes werden spätestens nach sieben Tagen überschrieben.

3.2 Bei Nutzung der Software

Welche Daten werden verarbeitet?

• Artikeldaten (Produkte, Preise, Bestände)
• Kundendaten (Namen, Adressen, Kontaktdaten)
• Bestelldaten (Aufträge, Lieferungen, Rechnungen)
• Nutzungsdaten (Login-Zeiten, Aktivitäten)

Besonderheit: Diese Daten werden im Auftrag des Kunden verarbeitet (Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO).

Störungsdiagnose (Fehlerprotokolle): Zur Erkennung und Behebung technischer Störungen protokollieren wir Fehlerereignisse aus dem Server-Betrieb und aus dem Browser des Anwenders (Fehlermeldung, technische Aufrufkette, Zeitpunkt, aufgerufene Seite, Browser-Kennung, Benutzer-ID). Zugangsdaten, Token und Zahlungsinformationen werden vor der Speicherung automatisch unkenntlich gemacht. Eine über Fehlerereignisse hinausgehende, detaillierte Aufzeichnung zur Fehlersuche erfolgt nur zeitlich befristet (maximal 72 Stunden), nur auf ausdrückliche Veranlassung mit dokumentierter Begründung, und endet automatisch. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem störungsfreien Betrieb) bzw. Art. 28 DSGVO im Rahmen der Auftragsverarbeitung. Speicherdauer: Fehlerereignisse 14 Tage, sonstige technische Ablaufdaten 3 Tage; danach automatische Löschung.

Kartenzahlungs-Diagnose (Payment-Trace-Log): Die Kassen-App hält auf dem Gerät ein 48-Stunden-Ablaufprotokoll zu Zahlungsvorgängen vor (Zahlungsart, Kartenart, maskierte Kartennummer, Betrag, Terminal-Ergebnis); eine Übertragung an uns erfolgt nur auf ausdrückliche Anforderung mit dokumentierter Begründung, dort Löschung nach 60 Tagen. Zusätzlich kann die Kassierkraft bei einer ungewissen Zahlung auf eigene Veranlassung im Dialog (freiwillig, nach ausdrücklicher Bestätigung) einen Vorfallbericht an uns senden. Er enthält den Beleg des Kartenterminals (Händlerbeleg) mit auf die letzten vier Ziffern gekürzter Kartennummer, Terminal-Kennung (T-ID), Uhrzeit und Betrag sowie weitere auf dem Beleg aufgedruckte Angaben (z. B. Gültigkeitsdatum der Karte, Genehmigungs-, Trace- und Belegnummer, VU-Nummer, EMV-Daten) und das Ablaufprotokoll des Vorgangs. Zweck ist die Klärung, ob die Karte belastet wurde. Die Kartennummer wird bereits in der Kasse und erneut auf unserem Server gekürzt; die vollständige Nummer wird nicht gespeichert. Rechtsgrundlage: Wir verarbeiten den Bericht im Auftrag des Händlers (Art. 28 DSGVO); beim Händler beruht die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Abwicklung des Zahlungsvorgangs) bzw. lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Klärung ungewisser Zahlungen). Der Bericht wird als Support-Vorgang abgelegt; der Belegtext wird 18 Monate nach Abschluss des Vorgangs (ohne Abschluss: 18 Monate nach Erstellung), spätestens bei Löschung des Mandanten, automatisch entfernt.

Geräteankauf (§ 25a UStG / Differenzbesteuerung): Kauft ein Betrieb an der Kasse (Kassen-App oder Web-Kasse) gebrauchte Geräte an, etwa ein Handyshop, verarbeiten wir die Angaben dazu in seinem Auftrag. Verantwortlich ist der jeweilige Betrieb; wir handeln als sein Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO). Anfragen zu Ihren Rechten richten Sie an den Betrieb; an uns gerichtete leiten wir weiter. Welche Daten: Das Ankaufsbuch enthält Angaben zum Verkäufer (Name, Anschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse, soweit angegeben, sowie Ausweisnummer und Geburtsdatum, soweit erfasst), zum Gerät (Bezeichnung, IMEI bzw. Seriennummer, Ankaufs- und Verkaufspreis, Zeitpunkt) und zur Auszahlung (Zahlart, Transaktionsreferenz, Storno). Das Ankaufsbuch wird in BIS ERP geführt; die Kassen-App überträgt ihre Ankäufe dorthin. In BIS ERP sehen Ausweisnummer und Geburtsdatum nur Personen mit einem eigenen Recht, und jeder Abruf wird protokolliert. Name, Anschrift und Kontaktdaten übernimmt die Kasse außerdem in die Kundenkartei des Betriebs, Ausweisnummer, Geburtsdatum und Ausweiskopien nie. Auf Veranlassung des Betriebs sendet die Kassen-App einen Ankaufbeleg mit diesen Angaben, auch Ausweisnummer und Geburtsdatum, als PDF per E-Mail an die eingegebene Adresse; ohne eigenen Mailserver des Betriebs läuft der Versand über unseren Server, ohne dass wir den Inhalt speichern. Zahlt der Betrieb einen Ankauf über PayPal aus, übermitteln wir die PayPal-E-Mail-Adresse des Verkäufers und den Betrag über die PayPal-Anbindung des Betriebs an PayPal und speichern beides zum Vorgang. Ausweis auslesen und Ausweiskopie: Nur mit Einwilligung des Ausweisinhabers liest die Kassen-App die maschinenlesbare Zone und, soweit aufgedruckt, die Anschrift mit der Kamera aus oder nimmt eine Ausweiskopie auf (§ 20 Abs. 2 PAuswG, bei Reisepässen § 18 Abs. 3 PassG). Die Texterkennung läuft auf dem Gerät; das Kamerabild wird nicht gespeichert. Von der Ausweiskopie speichert die Kasse nur eine Fassung, auf der nicht benötigte Angaben geschwärzt sind und die als Kopie gekennzeichnet ist. Ausweiskopien und Fotos vom Zustand des Geräts bleiben auf dem Kassengerät; sie werden derzeit weder an uns übertragen noch in die Cloud-Sicherung der Kasse aufgenommen. Ohne Einwilligung werden die Angaben von Hand vom vorgelegten Ausweis übernommen. Vorgemerkte Ankäufe: Ein vorgemerkter, noch nicht abgeschlossener Ankauf wird nicht an BIS ERP übertragen. Er liegt in der Datenbank der Kassen-App und, wenn der Betrieb die Cloud-Sicherung der Kasse nutzt, auch in deren Sicherungen. Die Personendaten einer Vormerkung entfernt die Kasse beim Verwerfen sofort, sonst spätestens 30 Tage nach der Anlage; erhalten bleiben sie nur, wenn sie der einzige Nachweis einer Auszahlung sind. Rechtsgrundlage: Sie legt der Betrieb als Verantwortlicher fest. In der Regel sind das Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für Ankauf, Vormerkung und Auszahlung (Vertrag mit dem Verkäufer), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 25a Abs. 6 UStG und § 147 AO für die steuerlichen Aufzeichnungen und Belege (Gerät, Preise, Auszahlung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für Ausweisnummer und Geburtsdatum (berechtigtes Interesse, die Herkunft des Geräts nachweisen und den Ankauf gestohlener Ware verhindern zu können) und für die Übernahme in die Kundenkartei (berechtigtes Interesse an einer einheitlichen Kundenkartei, damit Ankäufe, Verkäufe und Reparaturen derselben Person zusammenhängen). Soweit der Betrieb sich auf lit. f stützt, kann der Verkäufer aus Gründen, die sich aus seiner besonderen Situation ergeben, widersprechen (Art. 21 DSGVO). Will der Verkäufer nicht in die Kundenkartei, legt die Kasse keinen Kunden an. Für das Auslesen per Kamera und die Ausweiskopie gilt zusätzlich die Einwilligung (§ 20 Abs. 2 PAuswG, bei Reisepässen § 18 Abs. 3 PassG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); sie ist freiwillig und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Speicherdauer: Wie lange die Angaben aufbewahrt werden, legt der Betrieb fest; steuerliche Aufzeichnungen und Belege muss er in der Regel acht bzw. zehn Jahre aufbewahren (§ 147 Abs. 3 AO). Wir speichern die Daten in seinem Auftrag, solange er unsere Software nutzt; für die Löschung nach Vertragsende gilt der Auftragsverarbeitungsvertrag. Cloud-Sicherungen der Kasse löschen wir nach der vom Betrieb eingestellten Frist (ab Werk 30 Tage, höchstens 365 Tage). Zweck und Löschfrist einer Ausweiskopie nennt die Kasse dem Ausweisinhaber vor der Aufnahme.

E-Mail-Versand von Belegen, Rechnungen und Berichten: Auf Wunsch versenden wir Kassenbelege, digitale Bons und Rechnungen (etwa aus der angebundenen Kassen-App) per E-Mail an die vom Kunden angegebene E-Mail-Adresse. Betreiber und berechtigte Mitarbeiter können sich zudem Berichte, Auswertungen und Belege an eine selbst konfigurierte oder vom Betrieb benannte E-Mail-Adresse zusenden lassen (E-Mail-Export, automatischer Berichtsversand, siehe unten). Die jeweilige E-Mail-Adresse verarbeiten wir zum Versand des angeforderten Dokuments und, für den versendenden Betrieb, zum Nachweis des Versands. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) bzw. lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der angeforderten Zustellung). Für den Belegversand an Kunden unserer Vertragspartner (etwa aus der angebundenen Kassen-App) ist der jeweilige Betrieb verantwortlich; wir handeln als sein Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO). Beim Versand eines digitalen Bons per Link wird die Adresse nicht gespeichert; zum Schutz vor missbräuchlichem Massenversand halten wir lediglich einen nicht rückrechenbaren Prüfwert der Adresse für zwei Tage sowie Zeitpunkt, Kasse und Beleg des Versands für 90 Tage fest. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Ausgabe des Belegs in der vom Kunden gewünschten Form im Rahmen des Kaufs), für den Prüfwert Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Verhinderung von Missbrauch). Die Übertragung erfolgt ausschließlich an unseren Server bzw. den vom Betreiber konfigurierten Mail-Dienstleister (Auftragsverarbeiter für den reinen Versand); eine Weitergabe an Dritte zu deren eigenen Zwecken findet nicht statt. Versandprotokoll: Für E-Mails, die ein Betrieb über BIS ERP an seine Kunden versendet (etwa Rechnungen, Auftragsbestätigungen und Angebote, auch DIN-A4-Rechnungen aus der Kassen-App), führen wir in seinem Auftrag ein Protokoll mit Empfänger- und Kopie-Adressen, Betreff, Zeitpunkt, Beleg und Versandergebnis; Inhalt und Anhänge speichern wir darin nicht, Zustellung und Lesen erfassen wir nicht. Verantwortlich ist der jeweilige Betrieb; wir handeln als sein Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO). Anfragen zu Ihren Rechten richten Sie an den Betrieb; an uns gerichtete leiten wir weiter. Speicherdauer: Einträge zu Rechnungen, Aufträgen, Auftragsbestätigungen und Angeboten, die einem Kunden zugeordnet sind und vom Mailserver angenommen wurden, bis zum Ende des sechsten Kalenderjahres nach dem Versandjahr, alle übrigen 90 Tage. Beim Versand eines digitalen Bons per Link wird die Adresse nicht gespeichert (siehe oben).

Automatischer Berichtsversand: Betriebe mit BIS Insights können monatliche Kassenberichte an bis zu fünf von ihnen benannte Empfänger (z. B. ihre Steuerberatung) senden lassen. Verantwortlich ist der jeweilige Betrieb; wir handeln als sein Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO). Vor dem ersten Versand bestätigt der Empfänger selbst per Link. Gespeichert werden E-Mail-Adresse, Zeitpunkte von Zustimmung, Ablehnung und Abmeldung, wer den Empfänger eingetragen hat, der Versandnachweis und ein Änderungsprotokoll; diese Angaben löschen wir drei Jahre, nachdem der Empfänger entfernt wurde. Jede Mail enthält einen Abmeldelink. Anfragen zu Ihren Rechten richten Sie an den Betrieb; an uns gerichtete leiten wir weiter.

Änderung der Anmelde-E-Mail-Adresse: Ändert eine Person ihre E-Mail-Adresse im Kundencenter, speichern wir zur Absicherung des Kontos die bisherige und die neue Adresse, den Zeitpunkt, eine gekürzte IP-Adresse und den Bestätigungscode nur als Prüfwert. Die Änderung wird erst wirksam, wenn der Link an die neue Adresse bestätigt ist; die bisherige Adresse erhält einen Hinweis. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag) sowie lit. f (Schutz vor Kontoübernahme). Speicherdauer: 90 Tage, danach automatische Löschung.

Anmeldeschutz und Anmeldeprotokoll: Zum Schutz vor dem Erraten von Passwörtern drosseln wir Passwort-Anmeldungen (BIS ERP, Kundencenter, Kassen-App, Lager-App, Web-Kasse, Steuerberater-Zugang, Super-Admin-Bereich) nach Fehlversuchen vorübergehend. Eine Sperre dauert höchstens 60 Minuten und steigt ab einer Minute stufenweise an. Dafür zählen wir Fehlversuche je Konto und IP-Adresse, je IP-Adresse und je Konto. Der Zähler je Konto und IP-Adresse vermerkt außerdem, wann von dort zuletzt eine Anmeldung gelungen ist: Wer sich in den letzten 30 Tagen von einem Ort aus erfolgreich angemeldet hat, wird dort durch Fehlversuche Dritter nicht ausgesperrt. Gespeichert werden nur pseudonyme Zähler (HMAC-SHA256-Prüfwerte); E-Mail-Adresse und IP-Adresse stehen dort nicht im Klartext. Zähler je IP-Adresse und je Konto löschen wir im täglichen Löschlauf, sobald 25 Stunden seit dem letzten Ereignis vergangen sind und keine Sperre aktiv ist, Zähler je Konto und IP-Adresse 31 Tage nach dem letzten Ereignis. Für diese Zähler sind wir verantwortlich. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist die Sicherheit der Konten und Systeme (Erwägungsgrund 49, Art. 32 DSGVO). Sie können dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO).

Bei erfolgreicher Anmeldung, Fehlversuch und Beginn einer Sperre schreiben wir außerdem einen Eintrag mit E-Mail-Adresse, IP-Adresse und Browser- bzw. App-Kennung in das Anmeldeprotokoll des Betriebs, für den das Benutzerkonto besteht. Gibt es unter derselben E-Mail-Adresse bei mehreren Betrieben ein aktives Konto, erhält jeder dieser Betriebe den Eintrag zum Fehlversuch. Zu unbekannten E-Mail-Adressen wird nichts protokolliert. Bei erfolgreicher Anmeldung speichern wir am Benutzerkonto Zeitpunkt, IP-Adresse und Anzahl der Anmeldungen. Berechtigte Benutzer des Betriebs sehen das Anmeldeprotokoll in der Benutzerverwaltung. Verantwortlich für das Anmeldeprotokoll und die Angaben am Benutzerkonto ist der jeweilige Betrieb; wir verarbeiten sie als sein Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO). Anfragen zu Ihren Rechten richten Sie an den Betrieb; an uns gerichtete leiten wir weiter. Speicherdauer: Anmeldeprotokoll 90 Tage, danach automatische Löschung; die IP-Adresse der letzten Anmeldung am Benutzerkonto längstens 90 Tage. Für jede Anmeldung führen wir eine Sitzung mit Gerätebezeichnung bzw. Browser-Kennung, Gerätetyp, IP-Adresse und Zeitpunkten; für die Sitzungen gilt dasselbe wie für das Anmeldeprotokoll (Betrieb verantwortlich, wir als Auftragsverarbeiter). Beendete oder abgelaufene Sitzungen löschen wir 90 Tage nach ihrem Ende; im Nutzungsverlauf der Sitzungen leeren wir E-Mail-Adresse und Gerätebezeichnung nach derselben Frist. Links zum Zurücksetzen des Passworts und Einladungslinks löschen wir sieben Tage nach ihrem Ablauf; eine abgelaufene, nicht angenommene Einladung zur Verknüpfung mit einem bestehenden Konto bleibt ohne E-Mail-Adresse als Vermerk bestehen. Den Zeitpunkt der letzten Nutzung werten wir außerdem in eigener Verantwortung aus, um die Nutzung Ihres Betriebs festzustellen (Abrechnung nach Geräten, Inaktivität vor einer Löschung); Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Sie selbst unser Vertragspartner sind, im Übrigen lit. f; unser berechtigtes Interesse ist die richtige Abrechnung und das Erkennen inaktiver Konten. Gerätekennung und Zeitpunkte der Sitzungen bewahren wir bis zur Löschung des Betriebs auf, die Nutzung je Person und Tag, solange wir die Abrechnung nachweisen müssen. Sie können dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen (Art. 21 DSGVO).

Geräteprotokoll der Kassengeräte: Wird in Ihrem Betrieb ein Kassengerät stillgelegt, gelöscht, abgemeldet oder zur erneuten Kopplung freigegeben, halten wir im Mandanten des Betriebs fest: das Gerät, die Aktion, den Zeitpunkt, die Personen-ID und die Rolle der handelnden Person, die gekürzte IP-Adresse (IPv4 auf das /24-Netz, IPv6 auf das /48-Netz), ob das Gerät zu diesem Zeitpunkt in Betrieb war, den letzten Kontakt des Geräts und bei einer Handlung unseres Supports eine Kennung des Super-Admin-Zugangs. Zweck ist die Nachvollziehbarkeit sicherheitsrelevanter Eingriffe in das Kassensystem. Die IP-Adresse wird nur gekürzt gespeichert und im Kundencenter nicht angezeigt; Handlungen unseres Supports erscheinen dort als „BISpicy-Support“. Sichtbar ist das Protokoll für Benutzer des Betriebs mit dem Recht „POS-Sync bearbeiten“. Verantwortlich ist der jeweilige Betrieb; wir verarbeiten die Angaben als sein Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO). Anfragen zu Ihren Rechten richten Sie an den Betrieb; an uns gerichtete leiten wir weiter. Speicherdauer: Den Personenbezug (handelnde Person, Rolle, gekürzte IP-Adresse, Super-Admin-Kennung) entfernen wir nach 90 Tagen. Gerät, Aktion, Zeitpunkt, Betriebszustand und die Angabe, ob unser Support gehandelt hat, bewahren wir, solange Ihr Betrieb BISpicy nutzt, bis zum Ende des zehnten Kalenderjahres nach dem Eintrag als Nachweis gegenüber dem Finanzamt auf (§ 146a Abs. 4, § 147 AO), danach löschen wir sie automatisch. Das Protokoll dient allein dem Nachweis dieser Eingriffe und ist nicht zur Leistungs- oder Verhaltenskontrolle der Beschäftigten bestimmt.

Schutz von Registrierung und „Passwort vergessen“: Auch für die Registrierung, für das erneute Anfordern der Bestätigungs-E-Mail und für die Anforderung eines Links zum Zurücksetzen des Passworts begrenzen wir die Zahl der Anfragen. Dafür zählen wir Anfragen je IP-Netz (eine IPv4-Adresse bzw. ein IPv6-/64-Netz), tatsächlich neu angelegte Konten zusätzlich je IPv4-Adresse bzw. IPv6-/48-Netz und, bei Schreibvarianten derselben Adresse, je Postfach (E-Mail-Adresse in vereinheitlichter Schreibweise: Groß- und Kleinschreibung und ein Zusatz nach einem Pluszeichen werden nicht unterschieden), E-Mails zum Zurücksetzen bzw. zur erneuten Bestätigung je bestehendem Benutzerkonto sowie ohne Personenbezug die Zahl der neu angelegten Betriebe insgesamt je Stunde und je 24 Stunden und die Zahl dieser E-Mails insgesamt je Stunde. Gespeichert werden nur pseudonyme Zähler (HMAC-SHA256-Prüfwerte); E-Mail-Adresse und IP-Adresse stehen dort nicht im Klartext. Die Zähler löschen wir im täglichen Löschlauf, sobald 25 Stunden seit dem letzten Ereignis vergangen sind und keine Sperre aktiv ist. Die Zahl neu angelegter Betriebe entnehmen wir den Betriebsdaten (Anlagezeitpunkt), ohne Personenbezug. Für diese Zähler sind wir verantwortlich. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist der Schutz vor automatisierter Massenanlage von Konten und vor dem Versand unerwünschter E-Mails an Dritte (Erwägungsgrund 49, Art. 32 DSGVO). Sie können dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen (Art. 21 DSGVO). Eine Willkommens-E-Mail senden wir erst, wenn Ihre E-Mail-Adresse bestätigt ist: über den Link in der Bestätigungs-E-Mail oder in einer E-Mail zum Zurücksetzen des Passworts oder, bei der Anmeldung mit Google, durch Google. Die Bestätigungs-E-Mail selbst enthält keine Angaben aus dem Registrierformular.

Anmeldung mit Google (optional): Mit Ihrem Google-Konto können Sie sich in BIS ERP, im Kundencenter, in der Kassen-App und in der Lager-App registrieren und anmelden, in BIS Archiv, in der Web-Kasse und in BIS Packtisch anmelden. Ihr Browser bzw. Ihre App wird dazu zu Google weitergeleitet; Ihr Google-Passwort erhalten wir nicht. Wir erhalten von Google Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, die Kennung Ihres Google-Kontos, die Angabe, ob Google die E-Mail-Adresse bestätigt hat, und, falls hinterlegt, die Adresse Ihres Profilbilds (das Profilbild speichern wir nicht). Muss die Anmeldung ein zweites Mal zu Google (etwa nach der Bestätigung der AGB), geben wir die E-Mail-Adresse des eben gewählten Google-Kontos als Anmeldehinweis mit, damit Sie es nicht erneut auswählen müssen. Für den Ablauf setzen wir ein Sitzungs-Cookie, das mit der Browsersitzung endet; es ist unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Ein Konto legen wir nur an bzw. verknüpfen wir nur mit einem bestehenden Konto, wenn Google die Adresse als bestätigt meldet. Die Verarbeitung bei Google erfolgt in dessen eigener Verantwortung nach der Datenschutzerklärung von Google. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Sie selbst unser Vertragspartner sind (Durchführung der von Ihnen gewählten Anmeldung), im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist, Ihnen die von Ihnen gewählte Anmeldung sicher anzubieten. Soweit wir uns auf lit. f stützen, können Sie widersprechen (Art. 21 DSGVO). Speicherdauer: Google-Kennung und Bestätigungsstatus bis zur Löschung des Kontos. Die Anmeldung mit E-Mail-Adresse und Passwort ist gleichwertig möglich.

Anmeldung über den Identitätsdienst Ihres Arbeitgebers: Ist sie für Ihren Betrieb eingerichtet, können Sie sich mit dem Identitätsdienst Ihres Arbeitgebers anmelden (derzeit Microsoft Entra ID). Der Dienst gehört zu Ihrem Arbeitgeber, nicht zu uns: Er prüft Ihre Zugangsdaten und gegebenenfalls einen zweiten Faktor, Ihr Passwort erhalten wir nicht. Ihr Browser wird dazu zum Dienst weitergeleitet; die Verarbeitung dort richtet sich nach der Vereinbarung Ihres Arbeitgebers mit dem Dienstanbieter. Dabei geben wir die auf unserer Anmeldeseite eingegebene E-Mail-Adresse als Anmeldehinweis an den Dienst weiter; außerdem zählen wir die Anmeldeschritte je Netz zehn Minuten lang mit einem pseudonymen Prüfwert (HMAC) der IP-Adresse, um Missbrauch zu begrenzen (dafür sind wir selbst verantwortlich, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wir erhalten und speichern die Kennung der Organisation und Ihre Objektkennung im Verzeichnis, die aus Ihrer zugewiesenen Anwendungsrolle abgeleitete Rolle in BIS ERP (die Anwendungsrolle selbst prüfen wir bei jeder Anmeldung), die Angabe, ob der Dienst eine Mehrfaktor-Anmeldung bestätigt hat, und bei der ersten Anmeldung Name und E-Mail-Adresse, wenn für Sie ein Konto neu angelegt wird. Wir ordnen Sie ausschließlich über Organisations- und Objektkennung zu, nie über die E-Mail-Adresse. Verantwortlich für die Konto- und Rollenangaben in BIS ERP ist der jeweilige Betrieb; wir verarbeiten sie als sein Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO). Anfragen zu Ihren Rechten richten Sie an den Betrieb; an uns gerichtete leiten wir weiter. Rechtsgrundlage: Für die Konto- und Rollenangaben legt der Betrieb als Verantwortlicher die Rechtsgrundlage fest. Speicherdauer: Kennungen bis zum Lösen der Verknüpfung oder der Löschung des Kontos; das Protokoll der Einrichtung und Verknüpfung (wer hat wann welche Verbindung hergestellt, gelöst oder geändert) bis zur Löschung des Kontos bzw. des Betriebs; abgelehnte Anmeldungen im Anmeldeprotokoll 90 Tage. Automatischer Benutzerabgleich (SCIM 2.0), sofern Ihr Betrieb ihn einrichtet: Der Identitätsdienst Ihres Arbeitgebers übermittelt uns Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Anmeldenamen im Verzeichnis, Ihre Objektkennung und ob Ihr Konto aktiv ist; wir legen Ihr Konto danach an, halten diese Angaben aktuell und deaktivieren das Konto, wenn Ihr Arbeitgeber Sie dort entfernt – dann enden alle Anmeldungen mit Ihrem Benutzerkonto (eine Kassen-PIN sperrt Ihr Betrieb gesondert). Zugeordnet wird ausschließlich über die Objektkennung, nie über die E-Mail-Adresse. Als E-Mail-Adresse übernehmen wir die übermittelte Adresse nur, wenn sie zur Domain Ihres Anmeldenamens gehört; sonst verwenden wir Ihren Anmeldenamen. Wir verarbeiten diese Angaben als Auftragsverarbeiter Ihres Betriebs (Art. 28 DSGVO), der die Rechtsgrundlage festlegt. Wir speichern dafür zusätzlich den Aktivstatus laut Verzeichnis und, wenn Ihr Betrieb die Rollenübernahme eingeschaltet hat, die zugeordnete Rolle; Ihr Verzeichnis kann diese Angaben (Name, E-Mail-Adresse, Anmeldename, Aktivstatus) bei uns abrufen. Ein Protokoll des Abgleichs ohne E-Mail-Adressen löschen wir nach 90 Tagen, den Stand der Person, sobald die Verknüpfung gelöst, die Verbindung getrennt oder Ihr Konto gelöscht wird; Einträge im Benutzerprotokoll bleiben bis zur Löschung des Kontos bzw. des Betriebs. Das Entfernen im Verzeichnis deaktiviert Ihr Konto, gelöscht wird es erst durch den Betrieb.

Tour-Tracking in der Lager-App (Modus „Tour“, sofern Ihr Betrieb es nutzt): Liefert Ihr Betrieb mit eigenen Fahrzeugen und nutzt er das Tour-Tracking, scannen Fahrerinnen und Fahrer die Packstücke beim Laden und bei der Übergabe. Dabei entstehen je Packstück Zeitpunkte und Ergebnis, eine voraussichtliche Ankunft je Anlieferstelle (berechnet, ohne Ortung und ohne GPS) und je Stopp ein Zustellnachweis mit Name und Unterschrift der übernehmenden Person, Vorbehalten, Anmerkungen und Fotos von Ware und Abstellort. Verantwortlich ist der Betrieb; wir verarbeiten diese Daten in seinem Auftrag (Art. 28 DSGVO) und bilden keine Auswertungen oder Ranglisten je Person. Die Kundinnen und Kunden des Betriebs sehen im Kundenportal und per E-Mail die Zeitpunkte von Abholung, Ankunft und Übergabe und die voraussichtliche Ankunft, nie den Namen der Fahrerin oder des Fahrers; den quittierten Lieferschein mit Name und Unterschrift der übernehmenden Person können sie im Portal abrufen. Über die Verarbeitung informiert Sie Ihr Betrieb; vor dem Einschalten bestätigt er, dass die Beteiligung der Arbeitnehmervertretung, soweit vorhanden, geklärt ist. Speicherdauer: Den Bezug zur Fahrerin bzw. zum Fahrer entfernen wir in den Scans 12 Monate nach dem Liefertag und am Zustellnachweis zum Ende des dritten Kalenderjahres nach der Übergabe; Fotos löschen wir nach 12 Monaten (bei einem Vorbehalt oder einer abgestellten, beschädigten oder verweigerten Lieferung zum Ende des dritten Kalenderjahres nach der Übergabe), Name, Unterschrift und quittierten Lieferschein sechs Jahre nach dem Ende des Kalenderjahres der Übergabe. Noch nicht übertragene Übergaben bleiben im Speicher der App auf dem Gerät, bis sie übertragen oder verworfen sind. Anfragen zu Ihren Rechten richten Sie an den Betrieb; an uns gerichtete leiten wir weiter.

3.3 Terminbuchung

Über die öffentliche Buchungsseite unter https://bispicy.com/app/booking/<betrieb> können Termine online gebucht werden. Sie erhalten eine Bestätigung per E-Mail, sofern Sie eine E-Mail-Adresse angeben; der Betrieb wird über die Buchung benachrichtigt.

Welche Daten werden verarbeitet?

• Name
• E-Mail-Adresse (freiwillig)
• Telefonnummer (freiwillig)
• gewählte Leistung und Termin
• Nachricht (freiwillig)

Zweck: Planung, Bestätigung und Abwicklung des gebuchten Termins.

Verantwortlicher: Für Buchungen über unsere eigene Buchungsseite (bispicy.com/app/booking/bispicy) sind wir Verantwortlicher. Betriebe, die den Terminplaner für ihre eigenen Kunden nutzen, sind für diese Buchungen selbst Verantwortliche; wir verarbeiten die Daten dann in ihrem Auftrag (Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO). Fragen und Anliegen zu solchen Buchungen richten Sie bitte an den jeweiligen Betrieb.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung – Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage). Die Verarbeitung beruht nicht auf einer Einwilligung.

Speicherdauer: Wir speichern die Angaben, solange sie für die Planung und Abwicklung des Termins benötigt werden und gesetzliche Aufbewahrungspflichten es erfordern.

3.4 Aktionen im Kundencenter

Im Kundencenter auf bispicy.com nehmen Sie an Aktionen teil – derzeit an der BISpicy Startaktion für Betriebe aller Branchen, die neu zu BISpicy kommen, mit einem Startguthaben von 15 € und – für Betriebe mit Reparaturannahme – Freimonaten für die Reparatur-Statusseite. Einen Antrag oder Beleg müssen Sie dafür nicht einreichen.

Welche Daten werden verarbeitet?

• Ihre Teilnahme (Betrieb, Zeitpunkt und Weg der Einlösung – Aktionslink oder Kundencenter – sowie der eingelöste Aktionscode, etwa aus einem unserer Werbebriefe)
• der Status Ihrer BISpicy-Lizenzen (Produkt, Laufzeit, Ende einer Testphase, ob ein bezahltes Abonnement besteht) und das Benutzerkonto, das die TSE-Lizenz abgeschlossen hat
• Anzahl, Datum und Summe der SumUp-Zahlungen (Kartenterminal und Tap to Pay) aus den Tagesabschlüssen Ihrer Kasse – einzelne Belege, Artikel oder Kundendaten der Kasse ziehen wir nicht heran
• die Buchung des Guthabens (Betrag, Zeitpunkt, Buchungskennung, begünstigtes Benutzerkonto) und die Benachrichtigung per E-Mail
• die Verrechnung des Guthabens mit Ihrer nächsten Rechnung über unseren Zahlungsdienstleister Stripe (Betrag, interne Kennungen – Benutzer-, Buchungs- und Teilnahmekennung sowie ein technischer Schlüssel gegen Doppelbuchung –, Ihre Stripe-Kundennummer)
• bei einer Prüfung, Nachbuchung oder Rückbuchung durch einen Mitarbeiter: Grund, Zeitpunkt und bearbeitende Person

Zweck: Durchführung der Aktion (Freischaltung und Verlängerung der Reparatur-Statusseite, Prüfung, Buchung und Verrechnung des Startguthabens, Prüfung und Korrektur auf Ihre Anfrage, gegebenenfalls Rückforderung bei Missbrauch).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung der Aktion nach den Aktionsbedingungen).

Auswertung der Aktionscodes: Welchen Aktionscode Sie eingelöst haben, speichern wir mit Ihrer Teilnahme. Wir werten diese Angabe nur zusammengefasst aus (Anzahl der Teilnahmen je Code), um zu erkennen, welche unserer Werbungen wirkt; an SumUp oder andere Dritte geben wir sie nicht weiter. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist die Planung unserer Werbung. Dieser Auswertung können Sie jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO); Ihre Teilnahme bleibt davon unberührt. Den Code löschen wir zusammen mit Ihrer Teilnahme.

Automatische Prüfung, Buchung und Verrechnung: Ob die Voraussetzungen für die Freimonate und das Startguthaben vorliegen, prüft das System täglich anhand der in den Aktionsbedingungen genannten Kriterien (bezahlte TSE-Lizenz, erste SumUp-Kartenzahlung – Terminal oder Tap to Pay –, Umsatzschwelle); liegen sie vor, schaltet es die Statusseite frei bzw. bucht das Guthaben ohne weiteres Zutun und bucht es anschließend automatisch als Kundenguthaben bei Stripe auf Ihre nächste Rechnung. Über einen Verfall des Startguthabens entscheidet das System erst ab dem 03.02.2027, damit verspätet übermittelte Tagesabschlüsse mit Zahlungen bis zum 31.01.2027 noch berücksichtigt werden. Die Prüfung beruht ausschließlich auf diesen für alle Teilnehmer gleichen Kriterien, bewertet nicht Ihre Person und kann einen Vorteil nur gewähren oder nicht gewähren. Soweit sie als automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO gilt, ist sie für die Durchführung der Aktion erforderlich (Art. 22 Abs. 2 lit. a DSGVO). Sie haben in jedem Fall das Recht, das Eingreifen einer Person zu verlangen, Ihren Standpunkt darzulegen und die Entscheidung anzufechten (Art. 22 Abs. 3 DSGVO): Auf Ihre Nachricht prüft ein Mitarbeiter den Fall und kann das Guthaben nachbuchen oder – solange es noch nicht verrechnet ist – zurückbuchen; Grund, Zeitpunkt und bearbeitende Person halten wir fest. Schreiben Sie uns dazu (Kontakt siehe unten).

Verrechnung über Stripe: Für die Verrechnung erhält Stripe Payments Europe Ltd. (siehe Abschnitt 4) Betrag, interne Kennungen (Benutzer-, Buchungs- und Teilnahmekennung sowie ein technischer Schlüssel gegen Doppelbuchung) und Ihre Stripe-Kundennummer; Stripe erhält Ihre Zahlungsdaten bereits für die Abrechnung Ihrer Lizenzen.

Weitergabe an SumUp: SumUp erhält ausschließlich zusammengefasste Zahlen zur Aktion ohne Namen oder Angaben zu einzelnen Teilnehmern – und eine Kennzahl nur, wenn sie auf mindestens fünf Teilnehmern beruht.

Speicherdauer: Teilnahme-, Prüf- und Korrekturdaten speichern wir, solange Vorteile aus der Aktion gewährt werden können oder Ansprüche aus ihr bestehen, darüber hinaus nur, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten es erfordern. Die Buchung des Guthabens und ihre Verrechnung sind Buchungsbelege und werden nach § 147 AO bis zum 31. Dezember des achten Jahres nach dem Jahr der Gutschrift aufbewahrt.

3.5 Widerrufsfunktion in BIS Shops

Betriebe, die einen von uns gehosteten BIS Shop betreiben, haben darin die gesetzlich vorgeschriebene elektronische Widerrufsfunktion („Vertrag widerrufen“, § 356a BGB). Nutzen Sie diese Funktion als Kunde eines solchen Shops, ist der jeweilige Händler Verantwortlicher; wir verarbeiten die Daten in seinem Auftrag (Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO). Fragen und Anliegen richten Sie bitte an den Händler.

Welche Daten werden verarbeitet?

• Name und E-Mail-Adresse
• Bestell- bzw. Vertragsangabe sowie die gewählten Positionen (Bezeichnung, Menge)
• freiwilliger Widerrufsgrund und Freitext zum Umfang des Widerrufs
• Sprache, Eingangszeitpunkt und Prüfsumme der Erklärung sowie die Zuordnung zu Bestellung bzw. Kundenkonto des Shops
• zur Missbrauchsabwehr Zähler mit pseudonymen Prüfwerten (HMAC) (IP-Adresse, E-Mail-Adresse); eine IP-Adresse im Klartext wird nicht gespeichert, die Zähler werden nach spätestens 25 Stunden gelöscht

Zweck: Entgegennahme, Bestätigung und Nachweis des Widerrufs; bei Anbindung des Shops an BIS ERP Übernahme als Retoure.

Speicherdauer und Speicherort: Die Erklärung liegt in der Shop-Datenbank auf unseren Servern (DigitalOcean, Frankfurt) und wird drei Jahre ab dem Ende des Jahres ihres Eingangs gespeichert; danach löschen wir sie automatisch, ein Sperrvermerk kann die Löschung aussetzen. Bei Anbindung des Shops an BIS ERP wird der Widerruf zusätzlich als Retoure übernommen; dafür gelten handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen.

E-Mail-Versand: Die Eingangsbestätigung geht an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse, eine Meldung an den Händler. Der Versand läuft über den eigenen SMTP-Zugang des Händlers, sonst über unseren System-Mailserver (Hetzner Online GmbH, Deutschland). Die Widerrufsmails enthalten nur eine Kurzfassung, nie Grund oder Freitext. Weitere Informationen, insbesondere zur Rechtsgrundlage, enthält die Datenschutzerklärung des jeweiligen Händlers.

3.6 Bestellbestätigung, Kundenkonto-Mails und Kontaktformular in BIS Shops

Betriebe, die einen von uns gehosteten BIS Shop betreiben, nutzen dafür unsere Server (DigitalOcean, Frankfurt). Kaufen Sie als Kunde in einem solchen Shop ein, legen Sie dort ein Kundenkonto an oder nutzen Sie das Kontaktformular des Shops, ist der jeweilige Händler Verantwortlicher; wir verarbeiten die Daten in seinem Auftrag (Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO). Fragen und Anliegen richten Sie bitte an den Händler.

Welche Daten werden verarbeitet?

• Kundenkonto und Bestellungen: Name, E-Mail-Adresse, Rechnungs- und Lieferanschrift, bestellte Positionen, Preise, Zahlungs- und Versandart, IP-Adresse beim Bestellabschluss
• Bestellbestätigung: diese Angaben sowie Zahlungshinweise des Händlers (z. B. dessen Bankverbindung) und die vom Händler hinterlegten Rechtstexte (Widerrufsbelehrung, AGB, Versand- und Zahlungsbedingungen)
• Mails zu Kundenkonto und Passwort: E-Mail-Adresse und ein Link mit Token; der Link zum Zurücksetzen des Passworts gilt 24 Stunden, der Link zur Bestätigung Ihres Kontos, bis Sie es bestätigt haben
• Kontaktformular: Ihre E-Mail-Adresse und der Text Ihrer Nachricht; er kann auch besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) enthalten, wenn Sie solche Angaben machen
• zur Missbrauchsabwehr ein pseudonymer Prüfwert (HMAC) Ihrer IP-Adresse (Kontaktformular) bzw. Ihrer E-Mail-Adresse (Begrenzung der Mails je Empfänger) als Zählerschlüssel, Löschung nach spätestens 25 Stunden; hierfür wird keine IP- oder E-Mail-Adresse im Klartext gespeichert

Zweck: Betrieb des Shops im Auftrag des Händlers (Kundenkonto, Bestellabwicklung), Versand der Bestellbestätigung, der Mails zu Kundenkonto und Passwort sowie Weiterleitung Ihrer Kontaktanfrage an den Händler.

Speicherdauer: Das Kontaktformular speichert weder Ihre Nachricht noch Ihre Adresse; die Nachricht wird nur an die Kontakt-E-Mail-Adresse des Händlers weitergeleitet. Gespeichert wird allein der pseudonyme Prüfwert (HMAC) Ihrer IP-Adresse als Zählerschlüssel für die Versandgrenze; wir löschen ihn nach spätestens 25 Stunden. Einträge zu Konto- und Passwortmails (ohne E-Mail-Adresse und ohne Token im Klartext) löschen wir nach 7 Tagen. Zu jeder versendeten Bestellbestätigung führen wir einen Versandnachweis ohne E-Mail-Adresse: pseudonymer Prüfwert (HMAC) der Empfängeradresse, Prüfsumme des Inhalts sowie die Fassungen der Mail-Vorlagen, der Widerrufsbelehrung, der AGB und der Versand- und Zahlungsbedingungen. Er wird sechs Jahre ab dem Ende des Kalenderjahres aufbewahrt (§ 257 Abs. 1 Nr. 3, Abs. 4 und 5 HGB; § 147 Abs. 1 Nr. 3, Abs. 3 und 4 AO). Den Versandnachweis führen wir im Auftrag des Händlers; er dient ihm zum Nachweis seiner Informationspflichten (§ 312m Abs. 2 BGB). Die Rechtsgrundlage bestimmt der Händler als Verantwortlicher; Einzelheiten enthält seine Datenschutzerklärung. Kundenkonto und Bestellungen speichern wir, bis der Händler sie löscht oder uns die Löschung aufgibt; wie lange er sie aufbewahrt, entscheidet der Händler.

E-Mail-Versand: Der Versand läuft über den eigenen SMTP-Zugang des Händlers, sonst über unseren System-Mailserver (Hetzner Online GmbH, Deutschland). Weitere Informationen, insbesondere zur Rechtsgrundlage der Verarbeitung durch den Händler, enthält die Datenschutzerklärung des jeweiligen Händlers.

3.7 Demo-Shop shop.bispicy.com

Unter shop.bispicy.com betreiben wir selbst einen Demo-Shop, in dem wir die Software BIS Shop vorführen. Für diesen Demo-Shop sind wir Verantwortlicher im Sinne der DSGVO (Kontaktdaten unter Ziffer 1); Ziffer 3.6 gilt dort nicht. Der Demo-Shop dient der Vorführung: Wir führen Bestellungen dort nicht aus, berechnen nichts und liefern nichts. Bitte verwenden Sie für Testkonten und Testbestellungen erfundene Angaben.

Welche Daten werden verarbeitet?

• Besuch: Bei jedem Aufruf protokolliert unser Webserver Ihre IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, die aufgerufene Adresse, den Statuscode, die übertragene Datenmenge, die zuvor besuchte Seite und die Kennung Ihres Browsers (Zugriffsprotokoll)
• Cookies des Shops: ein Sitzungs-Cookie (Anmeldung, Warenkorb), auf Ihren Wunsch ein Cookie „Angemeldet bleiben“ und ein Cookie mit Ihrer Auswahl im Einwilligungsdialog. Über Ihre Auswahl führen wir kein Besucherprotokoll und speichern dazu keine IP-Adresse
• Optionale Dienste lädt der Demo-Shop erst nach Ihrer Einwilligung. Derzeit setzt er keine einwilligungspflichtigen Dienste ein. Der Einwilligungsdialog im Demo-Shop nennt jeden Dienst einzeln mit Zweck, Anbieter, Speicherdauer und einer etwaigen Verarbeitung außerhalb des EWR
• Kundenkonto und Testbestellung: Name, E-Mail-Adresse, Anschrift, bestellte Positionen, Preise, Zahlungs- und Versandart, IP-Adresse beim Bestellabschluss; das Passwort nur als Hash. Dazu verschicken wir Mails zu Kundenkonto, Passwort und Bestellbestätigung
• Kontaktformular: Ihre E-Mail-Adresse und der Text Ihrer Nachricht. Der Demo-Shop speichert sie nicht, sondern leitet sie per E-Mail an unser Postfach weiter. Zur Missbrauchsabwehr speichert er allein einen pseudonymen Prüfwert (HMAC) Ihrer IP-Adresse als Zählerschlüssel

Zwecke und Rechtsgrundlagen:

• Auslieferung der Seiten, Zugriffsprotokoll und Missbrauchsabwehr: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist der sichere und störungsfreie Betrieb
• Kundenkonto, Testbestellung und die zugehörigen Mails: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (die von Ihnen angeforderte Nutzung des Demo-Shops), im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser Interesse, unsere Software vorzuführen)
• Kontaktanfragen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn Ihre Anfrage auf einen Vertrag mit uns zielt, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Beantwortung Ihrer Anfrage)
• Cookies des Shops: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (unbedingt erforderlich bzw. von Ihnen ausdrücklich gewünscht); die Speicherung Ihrer Auswahl zum Nachweis der Einwilligung: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. Art. 7 Abs. 1 DSGVO
• Optionale Dienste: Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über „Cookie-Einstellungen“ in der Fußzeile des Demo-Shops widerrufen. Übermittelt ein Dienst Daten in die USA, stützt sich das auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework, soweit der Anbieter zertifiziert ist, sonst auf Standardvertragsklauseln
• Kommt im Einzelfall dennoch ein Vertrag mit uns zustande, verarbeiten wir die Bestelldaten zu seiner Erfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und bewahren sie auf, soweit Handels- und Steuerrecht es verlangen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 257 HGB, § 147 AO; bis zu zehn Jahre)

Speicherdauer:

• Zugriffsprotokolle löschen wir automatisch nach spätestens 15 Tagen; länger nur, soweit sie zur Aufklärung eines konkreten Sicherheitsvorfalls nötig sind, und nur bis zu dessen Abschluss; in den täglichen Sicherungen unseres Servers bleiben sie bis zu sieben weitere Tage erhalten
• Das Sitzungs-Cookie endet mit dem Schließen des Browsers, „Angemeldet bleiben“ nach einem Jahr, Ihre Auswahl im Einwilligungsdialog nach längstens einem Jahr
• Testkonten und Testbestellungen löschen wir auf Ihre Anfrage unverzüglich (Kontakt unter Ziffer 1), im Übrigen spätestens zwölf Monate nach der letzten Nutzung
• Den pseudonymen Prüfwert des Kontaktformulars löschen wir nach spätestens 25 Stunden. Ihre weitergeleitete Anfrage bewahren wir in unserem Postfach auf, bis sie erledigt ist; betrifft sie einen Vertragsschluss, als Handelsbrief bis zu sechs Jahre (§ 257 HGB)

Empfänger: Der Demo-Shop läuft auf unseren Servern bei DigitalOcean (Frankfurt); Mails verschicken und empfangen wir über Hetzner Online GmbH (Deutschland). Zahlungen im Bestellvorgang wickelt kein Zahlungsdienstleister ab. Einzelheiten zu diesen Empfängern stehen in Ziffer 4. Ihre Rechte nach Ziffer 6 stehen Ihnen auch hier zu; soweit wir uns auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO stützen, können Sie der Verarbeitung widersprechen (Art. 21 DSGVO).

3.8 Besuch unserer Websites (Server-Protokolle)

Wenn Sie bispicy.com, bispos.app oder eine unserer Anwendungen unter bispicy.com aufrufen, protokolliert unser Webserver jeden Abruf in einem Zugriffsprotokoll: Ihre IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, die aufgerufene Adresse samt Abrufart, den Statuscode, die übertragene Datenmenge, die zuvor besuchte Seite (Referrer) und die Kennung Ihres Browsers (User-Agent). Fehlermeldungen des Webservers können zusätzlich Ihre IP-Adresse und die aufgerufene Adresse enthalten.

Zweck und Rechtsgrundlage: Auslieferung der Seiten, sicherer Betrieb, Fehleranalyse sowie Erkennung und Abwehr von Angriffen und Missbrauch; Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist der sichere und störungsfreie Betrieb unserer Websites.

Speicherdauer: Die Protokolle werden täglich gewechselt und nach spätestens 15 Tagen automatisch gelöscht; länger nur, soweit sie zur Aufklärung eines konkreten Sicherheitsvorfalls nötig sind, und nur bis zu dessen Abschluss. In den täglichen Sicherungen unseres Servers bleiben sie bis zu sieben weitere Tage erhalten.

Empfänger: Der Webserver läuft bei DigitalOcean in Frankfurt (Einzelheiten in Ziffer 4). Sie können der Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen (Art. 21 DSGVO, Ziffer 6).

3.9 Automatische Aktualisierung unserer Windows-Programme (BISConnect, BISPrint, BIS KDS, BIS AI Bridge, BIS Packtisch)

Unsere Windows-Programme BISConnect, BISPrint, BIS KDS, BIS AI Bridge und BIS Packtisch fragen regelmäßig bei unserem Server (bispicy.com) an, ob eine neue Fassung bereitsteht, und laden sie gegebenenfalls herunter. Bei dieser Anfrage werden folgende Angaben übertragen und gespeichert:

• Programm, installierte Fassung und Zielplattform des Windows-Pakets
• Paketart (Installationspaket NSIS oder MSI) und Installationsart (für alle Benutzer, für den aktuellen Benutzer oder unbekannt)
• eine zufällig erzeugte Installations-Kennung (je Installation und Windows-Benutzer)
• ein Kanal-Kürzel, sofern das Programm bei seiner Anmeldung eines erhalten hat (BIS KDS nie); es ordnet die Installation Ihrem Betrieb bzw. Ihrem Kundencenter-Konto zu
• das Ergebnis des letzten Updates (erfolgreich, Fehler, abgelehnte Windows-Rückfrage oder Rückkehr zur vorigen Fassung) mit Zeitpunkt, der betroffenen Fassung und einem kurzen Fehlercode; eine gemeldete Störung bleibt auch nach einem späteren erfolgreichen Update gespeichert
• welche Fassung wir der Installation zuletzt angeboten haben (mit Zeitpunkt) und ob sie zum Vorab-Kreis gehört
• Zeitpunkt der ersten und der letzten Anfrage

Inhalte Ihrer Daten und der Name Ihres Rechners werden bei der Update-Abfrage nicht übertragen. Ihre IP-Adresse gelangt technisch mit jeder Anfrage zu unserem Server; in der Datenbank der Update-Abfrage speichern wir sie nicht. Sie steht nur im Zugriffsprotokoll des Webservers (Ziffer 3.8). Zur Missbrauchsabwehr zählen wir Anfragen und neue Installationen je Absenderadresse (bei IPv6 je /64-Netz): Als Zählerschlüssel dient allein ein pseudonymer Prüfwert (HMAC) des Absenders, den wir nur im Zwischenspeicher halten und der spätestens 48 Stunden nach der letzten gezählten Anfrage verfällt; die Adresse selbst wird dafür nicht im Klartext gespeichert.

Die Programme senden diese Abfrage selbsttätig; sie ist Voraussetzung dafür, dass das Programm neue Fassungen und Sicherheitsupdates selbst findet und anbietet. Ohne sie (etwa wenn Ihr Netz bispicy.com sperrt) bleibt das Programm auf seiner Fassung, bis Sie eine neue Fassung von unserer Website installieren. Die Einstellung „Nur Hinweis anzeigen“ im Kundencenter ändert daran nichts.

Zweck und Rechtsgrundlage: sichere Auslieferung neuer Fassungen, gestaffelte Auslieferung, Anhalten und Rücknahme fehlerhafter Fassungen sowie Schutz der Update-Abfrage vor Missbrauch; Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; soweit die Aktualisierung zur Erfüllung des Vertrags über die Programme erforderlich ist, zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist der sichere und störungsfreie Betrieb der Programme und ihrer Kunden-Installationen. Sie können der Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen (Art. 21 DSGVO, Ziffer 6).

Speicherdauer: Wir löschen die Angaben zu einer Installation 12 Monate nach ihrer letzten Anfrage. Wird Ihr Betrieb bzw. Ihr Konto gelöscht, löschen wir die zugehörigen Installationsmeldungen mit dem nächsten Löschlauf, der alle zehn Minuten stattfindet.

Empfänger: Die Update-Abfrage läuft auf unseren Servern bei DigitalOcean in Frankfurt. Die Programmdatei selbst laden die Programme von unserem Content-Delivery-Network (DigitalOcean Spaces mit Cloudflare als Unterauftragsverarbeiter von DigitalOcean); dort fallen Verbindungsdaten (IP-Adresse) an. Einzelheiten zu diesen Empfängern stehen in Ziffer 4.

3.10 Steuerberater-Zugang (Kanzlei-Konten)

Betriebe, die BIS ERP oder die BISpicy Kasse nutzen, können im Kundencenter ihrer Steuerberatung oder einer anderen Kanzlei einen eigenen, rein lesenden Zugang zu ausgewählten Buchhaltungs- und Kassendaten freigeben. Das kann auch ein Buchhaltungs- oder Lohnbüro sein. Dieser Abschnitt informiert Sie, wenn Sie zu einem solchen Zugang eingeladen werden oder ihn nutzen (Art. 13 und 14 DSGVO). Ihr Zugangskonto gilt für Ihre E-Mail-Adresse, unabhängig davon, wie viele Betriebe Sie einladen. Jeder Betrieb sieht nur die Angaben zu seiner eigenen Freigabe.

Wer verantwortlich ist

• Wir sind verantwortlich (BISpicy – Bernhard Binder, Kontaktdaten unter Ziffer 1; für diesen Zugang support@bispicy.com) für:
  • Ihr Zugangskonto, also Anmeldung, Passwort, Sitzungen, Einladungs- und Passwort-Links und die Sicherheit des Zugangs;
  • Ihre Bestätigung der Nutzungs- und Vertraulichkeitsbedingungen.
• Der Betrieb, der Sie eingeladen hat, ist verantwortlich für die Angaben, die er zu seiner Freigabe macht, und für das Protokoll der Abrufe aus seinen Daten. Wir verarbeiten diese Angaben in seinem Auftrag (Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO). Das Abrufprotokoll nutzen wir zusätzlich selbst, soweit es der Sicherheit des Zugangs dient (siehe „Zwecke und Rechtsgrundlagen“). Fragen zu Freigabe und Abrufprotokoll richten Sie bitte an den Betrieb. An uns gerichtete Anfragen dazu leiten wir an ihn weiter.
• Wie Sie bzw. Ihre Kanzlei die abgerufenen Daten des Betriebs verarbeiten, regeln die Nutzungs- und Vertraulichkeitsbedingungen (dort Ziffer 6). Dieser Abschnitt betrifft nur die Daten über Sie.

Welche Daten wir verarbeiten und woher sie stammen

Vom einladenden Betrieb erhalten wir (Art. 14 DSGVO; die Angaben stammen nicht aus öffentlich zugänglichen Quellen):

• Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen und den Namen Ihrer Kanzlei, so wie der Betrieb sie eingegeben hat, sowie die Sprache der Einladung;
• die Angaben zur Freigabe:
  • die freigegebenen Bereiche (Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen und Belege, DATEV-Export BIS ERP, BIS Archiv, Verfahrensdokumentation, Auswertungen wie UStVA, EÜR und BWA, Kassenjournal, Z-Bons, DSFinV-K-Export, DATEV-Export Kasse);
  • das Datum, ab dem Daten freigegeben sind, und gegebenenfalls ein Enddatum;
  • ob der Betrieb über Abrufe per E-Mail benachrichtigt wird;
  • wer im Betrieb die Freigabe erteilt oder entzogen hat und wann.

Legen wir für Sie ein neues Zugangskonto an, übernehmen wir E-Mail-Adresse, Name, Kanzleiname und Sprache aus dieser ersten Einladung. Spätere Einladungen anderer Betriebe ändern Ihr Konto nicht.

Bei Ihnen selbst erheben wir (Art. 13 DSGVO):

• Ihr Passwort; wir speichern es nur als Hashwert, nie im Klartext;
• den Zeitpunkt, zu dem Sie eine Einladung angenommen haben (damit gilt Ihre E-Mail-Adresse als bestätigt), und den Zeitpunkt Ihrer letzten Anmeldung;
• zu jeder Bestätigung der Nutzungs- und Vertraulichkeitsbedingungen:
  • die Fassung und eine Prüfsumme ihres Wortlauts;
  • Ihre Angabe zur Berufsgruppe (Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung, Rechtsanwaltschaft oder Sonstige);
  • Ihre E-Mail-Adresse, Ihre IP-Adresse (nur gekürzt) und den Zeitpunkt;
• Sitzungen: ein zufälliges Sitzungskennzeichen, das wir nur als Prüfwert speichern, dazu die Kennung Ihres Browsers (User-Agent), Beginn, letzte Nutzung, Ablauf und Abmeldung. Ihre IP-Adresse speichern wir zur Sitzung nicht;
• das Abrufprotokoll: Zu jedem Abruf und zu jedem DATEV-Stapel oder DSFinV-K-Export, den Sie erzeugen, halten wir fest:
  • Bereich, Vorgang und Gegenstand;
  • Dateiname, Prüfsumme und Größe;
  • den Zeitpunkt und Ihre IP-Adresse.
  Ein Abruf ohne Protokolleintrag findet nicht statt;
• Einladungs- und Passwort-Links: Wir speichern sie nur als Prüfwert (SHA-256), zusammen mit der E-Mail-Adresse, der Gültigkeit und den Zeitpunkten von Annahme oder Ersetzung;
• zum Schutz vor dem Erraten von Passwörtern pseudonyme Zähler (HMAC-SHA256-Prüfwerte) Ihrer E-Mail-Adresse und IP-Adresse, wie in Ziffer 3.2 beschrieben. Ein Anmeldeprotokoll beim Betrieb wird für Ihre Anmeldungen nicht geführt;
• beim Aufruf der Seiten das Zugriffsprotokoll unseres Webservers (Ziffer 3.8).

Ihre Angaben nutzen wir nicht für Werbung.

Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Anlegen bzw. Zuordnen Ihres Kontos und Versand der Einladung, bevor Sie sie annehmen:
  • Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
  • Unser berechtigtes Interesse und das des Betriebs ist, Ihnen den Zugang anzubieten, den der Betrieb Ihnen geben möchte.
  • Sie können widersprechen (Art. 21 DSGVO). Dann löschen wir Ihr Konto, wie unten unter „Löschung“ beschrieben.
• Bereitstellung des Zugangs, nachdem Sie die Einladung angenommen haben (Konto, Passwort, Anmeldung, Sitzungen, Passwort zurücksetzen und die zugehörigen E-Mails):
  • Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, das Nutzungsverhältnis nach den Nutzungs- und Vertraulichkeitsbedingungen.
  • Nutzen Sie den Zugang als Beschäftigte oder Beschäftigter einer Kanzlei, gilt zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse Ihrer Kanzlei und unseres ist, den Zugang bereitzustellen.
• Speicherung Ihrer Bestätigung der Bedingungen und Mitteilung von Zeitpunkt, Fassung und Berufsangabe an den Betrieb:
  • Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Abschluss und Nachweis des Nutzungsverhältnisses, angekündigt in Ziffer 10 der Bedingungen.
  • Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: unser Interesse, die Bestätigung im Streitfall nachzuweisen, und das Interesse des Betriebs zu erkennen, ob er mit Ihrer Kanzlei einen eigenen Vertrag über die Auftragsverarbeitung braucht.
• Sicherheit des Zugangs: Dazu gehören der Anmeldeschutz, die Prüfung jeder Sitzung und jeder Anfrage gegen die aktuelle Freigabe sowie die Abwehr von Missbrauch und die Aufklärung von Sicherheitsvorfällen.
  • Nur für diesen Zweck verwenden wir die vollständige IP-Adresse im Abrufprotokoll, und zwar höchstens 90 Tage.
  • Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist die Sicherheit der Daten der Betriebe und des Zugangs (Erwägungsgrund 49, Art. 32 DSGVO).
  • Sie können aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen (Art. 21 DSGVO).
• Freigabe-Angaben und Abrufprotokoll für den Betrieb: Der Betrieb erhält damit den Nachweis, wer wann auf seine Daten zugegriffen hat, und auf Wunsch eine Benachrichtigung über Abrufe.
  • Diese Daten verarbeiten wir im Auftrag des Betriebs.
  • Die Rechtsgrundlage bestimmt der Betrieb als Verantwortlicher.

Empfänger

• Der Betrieb, der Sie eingeladen hat, sieht zu seiner Freigabe:
  • die Angaben, die er selbst eingegeben hat;
  • den Stand der Freigabe (eingeladen, angenommen, entzogen, von Ihnen zurückgegeben oder abgelaufen);
  • Zeitpunkt, Fassung und Berufsangabe Ihrer Bestätigung;
  • den Zeitpunkt des letzten Abrufs;
  • das Abrufprotokoll, aber nur mit gekürzter IP-Adresse.
• Die Inhaber des Betriebs erhalten höchstens stündlich eine E-Mail mit den neuen Abrufen, sofern der Betrieb das für die Freigabe nicht abgeschaltet hat. Die E-Mail nennt Zeit, Kanzlei, Bereich, Vorgang, Gegenstand, Datei und Größe, aber keine IP-Adresse.
• DATEV-Stapel und DSFinV-K-Exporte, die Sie erzeugen, werden beim Betrieb gespeichert und bleiben dort dauerhaft als „von Kanzlei erzeugt“ gekennzeichnet. In den Daten des Betriebs steht dafür nur die Kennung der Freigabe.
• Ihre Anmeldezeiten, die Daten Ihres Zugangskontos und Ihre Freigaben für andere Betriebe sieht kein Betrieb.
• Dienstleister:
  • Die Daten liegen auf unseren Servern bei der DigitalOcean LLC in Frankfurt.
  • Einladungs- und Passwort-Mails verschicken wir über unseren Mailserver bei der Hetzner Online GmbH (Deutschland). Absender ist mailservice@bispos.app.
  • Einzelheiten zu diesen Dienstleistern stehen in Ziffer 4.
• Darüber hinaus geben wir Ihre Daten nur weiter, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

Speicherdauer

Die Löschung erfolgt automatisch im täglichen Löschlauf. In den routinemäßigen Sicherungen unseres Datenbankdienstes bleiben gelöschte Angaben bis zu sieben Tage erhalten.

• Zugangskonto (E-Mail-Adresse, Name, Kanzleiname, Sprache, Passwort-Hash, Zeitpunkte):
  • Noch keine Einladung angenommen: Wir löschen das Konto, sobald seit dem Ablauf der letzten Einladung 30 Tage vergangen sind. Eine Einladung gilt 7 Tage. Zieht der Betrieb seine Freigabe vorher zurück, löschen wir das Konto schon früher, frühestens aber 30 Tage nach seiner Anlage.
  • Genutztes Konto: Wir löschen es, wenn Ihre letzte Anmeldung mehr als zwölf Monate zurückliegt (ohne Anmeldung: die Anlage des Kontos) und Ihnen keine Freigabe mehr zusteht. Eine Freigabe hält Ihr Konto, solange sie besteht, und noch zwölf Monate nach ihrem Ende oder Entzug. Eine noch nicht angenommene Freigabe hält Ihr Konto, solange die Einladung gilt und 30 Tage danach.
• Sitzungen: Eine Sitzung endet nach höchstens 12 Stunden und bei Untätigkeit nach 4 Stunden. Die Sitzungsdaten löschen wir 7 Tage nach dem Abmelden bzw. nach Ablauf der 12 Stunden.
• Einladungs- und Passwort-Links: Sie gelten 7 Tage bzw. 1 Stunde. Wir löschen sie 30 Tage nach Ablauf ihrer Gültigkeit.
• Abrufprotokoll: Wir löschen jeden Eintrag drei Jahre nach dem Abruf. Die IP-Adresse kürzen wir nach 90 Tagen: bei IPv4 wird die letzte Zahlengruppe auf 0 gesetzt, bei IPv6 werden alle Gruppen ab der vierten auf 0 gesetzt.
• Bestätigungen der Bedingungen: Wir bewahren sie drei Jahre ab der Bestätigung auf, darüber hinaus so lange, wie zu der Freigabe noch Abrufe im Protokoll stehen, also höchstens bis drei Jahre nach dem letzten Abruf. Die IP-Adresse speichern wir dort von vornherein nur gekürzt.
• Angaben zur Freigabe (beim Betrieb):
  • Wir speichern sie, solange die Freigabe besteht.
  • Eine beendete oder entzogene Freigabe löschen wir drei Jahre nach ihrem Ende, sobald zu ihr weder Abrufe noch Bestätigungen gespeichert sind.
  • Wird Ihr Konto gelöscht, löschen wir Freigaben ohne Abruf und ohne Bestätigung sofort mit. Die übrigen bleiben beim Betrieb, bis zu ihnen weder Abrufe noch Bestätigungen gespeichert sind.
• Der Betrieb lässt sein Kundenkonto bei uns löschen: Dann löschen wir mit ihm seine Freigaben, Einladungen und Abrufprotokolle und Ihre Bestätigungen gegenüber diesem Betrieb. Ihr Zugangskonto bleibt bestehen, bis eine der oben genannten Fristen greift.
• Zähler des Anmeldeschutzes: siehe Ziffer 3.2. Zugriffsprotokolle des Webservers: siehe Ziffer 3.8.

Cookie und Speicher im Browser

• Nach der Anmeldung setzen wir das Cookie „bispicy_kanzlei“.
  • Es enthält nur ein zufälliges Sitzungskennzeichen.
  • Ihr Browser schickt es nur an die Schnittstelle des Steuerberater-Zugangs: nur über verschlüsselte Verbindungen, nicht lesbar für Skripte und nicht an andere Websites.
  • Es läuft nach höchstens 12 Stunden ab. Beim Abmelden löschen wir es.
• Außerdem legt die Anwendung im Speicher Ihres Browsers Ihre Spracheinstellung ab. Eine Sprache, die Sie im Steuerberater-Zugang selbst wählen, gilt nur für den geöffneten Tab.
• Beides ist unbedingt erforderlich, damit wir Ihnen den gewünschten Zugang bereitstellen können (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG), und braucht keine Einwilligung.
• Analyse- oder Werbedienste setzt der Steuerberater-Zugang nicht ein.

Ihre Rechte

• Ihnen stehen die Rechte nach Ziffer 6 zu: Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Widerspruch und Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde.
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) gilt für die Daten, die Sie uns selbst für das Nutzungsverhältnis bereitgestellt haben.
• Zu Freigabe-Angaben und Abrufprotokoll wenden Sie sich an den Betrieb. Anfragen, die bei uns eingehen, leiten wir weiter.
• Ihre Bestätigungen der Bedingungen löschen wir vor Ablauf der genannten Frist nicht, soweit wir sie zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen (Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO).

Löschung

• Sie möchten die Einladung nicht annehmen: Sie müssen nichts tun.
  • Haben Sie noch kein Zugangskonto bei uns, löschen wir die Angaben automatisch nach den oben genannten Fristen.
  • Haben Sie bereits ein Konto, weil ein anderer Betrieb Sie eingeladen hat, bleibt die nicht angenommene Einladung beim einladenden Betrieb als offene Freigabe stehen, bis er sie zurückzieht. Sie können den Betrieb oder uns bitten, sie zu beenden; die Angaben bleiben dann beim Betrieb bis zum Ablauf der oben genannten Fristen.
• Konto löschen: Schreiben Sie an support@bispicy.com, möglichst von der Adresse, an die die Einladung ging. Andernfalls müssen wir prüfen, ob die Adresse Ihnen gehört.
  • Wir löschen dann Ihr Zugangskonto, Ihre Sitzungen und offenen Links sowie die Freigaben, zu denen es noch keinen Abruf und keine Bestätigung gibt.
  • Das Abrufprotokoll, Ihre Bestätigungen und die zugehörigen Angaben zur Freigabe bleiben beim jeweiligen Betrieb bis zum Ende der oben genannten Fristen. Der Betrieb soll nachweisen können, wer wann auf seine Daten zugegriffen hat.
  • Eine Funktion zum Löschen im Steuerberater-Zugang selbst bieten wir derzeit noch nicht an.
• Freigabe zurückgeben: Eine einzelne Freigabe können Sie zurückgeben, indem Sie dem Betrieb oder uns (support@bispicy.com) schreiben. Eine zurückgegebene Freigabe endet sofort. Der Betrieb sieht in seinem Kundencenter, dass Sie die Freigabe zurückgegeben haben.

Pflicht zur Bereitstellung und automatisierte Entscheidungen

• Gesetzlich sind Sie nicht verpflichtet, uns Daten bereitzustellen. Für den Abschluss des Nutzungsverhältnisses brauchen wir aber:
  • ein Passwort;
  • die Annahme der Einladung;
  • die Bestätigung der Bedingungen samt Berufsangabe.
• Ohne diese Angaben können Sie den Zugang nicht nutzen. IP-Adresse und Browser-Kennung fallen bei jeder Nutzung technisch an.
• Automatisierte Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO treffen wir nicht.

3.11 Kundenportal für Kunden unserer Vertragspartner (portal.bispicy.com)

Betriebe, die BIS ERP oder die BISpicy Kasse nutzen, können ihren Kundinnen und Kunden ein Kundenportal unter portal.bispicy.com/<Adresse des Betriebs> anbieten. Dort sehen Sie Daten, die der Betrieb zu Ihnen führt und dafür freigibt, etwa Aufträge mit Sendungsstatus, Rechnungen und Retouren. Geschäftskunden können dort, soweit der Betrieb es freigibt, außerdem bestellen, Angebote annehmen und anfragen, Adressänderungen mitteilen und im Einkaufsportal einkaufen. Ein Portal-Konto entsteht, wenn Sie eine Einladung des Betriebs oder einer dafür berechtigten Person Ihres Unternehmens annehmen oder – wenn der Betrieb für Ihr Unternehmen die Anmeldung mit Microsoft eingerichtet hat – wenn Sie sich zum ersten Mal mit dem Microsoft-Konto Ihrer Organisation (Geschäfts-, Schul- oder Unikonto) anmelden. Eine Einladung verschickt Ihnen der Betrieb von Hand per E-Mail. Sind Sie bereits mit dem Portal verknüpft, finden Sie in den Rechnungs- und Auftragsmails des Betriebs einen Link zum Portal. Ein Passwort gibt es nicht: Sie melden sich mit einem Code oder Link an, den Sie per E-Mail erhalten, oder mit Microsoft. Dieser Abschnitt informiert Sie, wenn Sie das Portal nutzen, dazu eingeladen werden oder einen Zugang beantragen.

Wer verantwortlich ist

• Der Betrieb ist verantwortlich für Ihr Portal-Konto, Einladungen, Zugangsanträge, Anmeldungen und Sitzungen, für alles, was Sie im Portal anlegen (z. B. Bestellungen, Freigaben, Vorlagen und Reklamationen), sowie für alle Daten, die Sie im Portal sehen. Wir verarbeiten diese Daten in seinem Auftrag (Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO). Impressum und Datenschutzerklärung des Betriebs finden Sie unten auf jeder Seite des Portals und in der Einladung. Fragen und Anliegen richten Sie bitte an den Betrieb; an uns gerichtete Anfragen leiten wir an ihn weiter.
• Wir sind verantwortlich (Kontaktdaten unter Ziffer 1) für die Zugriffsprotokolle unseres Webservers beim Aufruf des Portals (Ziffer 3.8) und für die pseudonymen Zähler, mit denen wir Anmeldungen, Anmelde-Mails und Zugangsanträge gegen Missbrauch begrenzen (siehe unten).

Welche Daten wir im Auftrag des Betriebs verarbeiten

• Portal-Konto: Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Sprache, die Zeitpunkte von Anlage und letzter Anmeldung sowie die Zuordnung zu Ihrem Kundenkonto beim Betrieb;
• Sitzungen: ein zufälliges Sitzungskennzeichen, das wir nur als Prüfwert speichern, sowie Beginn, letzte Nutzung und Ende der Sitzung; Ihre IP-Adresse speichern wir dafür nicht;
• Einladungen und Anmeldungen: E-Mail-Adresse, Sprache, Gültigkeit und Verwendung, bei Einladungen auch der Kunde und wer sie beim Betrieb verschickt hat; Links und Codes speichern wir nur als Prüfwerte;
• die E-Mails des Portals im Versandprotokoll des Betriebs: Empfängeradresse, Betreff, Art, Zeitpunkt und Versandergebnis, kein Inhalt;
• wenn Sie für einen Geschäftskunden bestellen: Ihre Bestellungen, Annahmen von Angeboten, Anfragen und Adressänderungswünsche mit Zeitpunkt, Bestellnummer und Bemerkung sowie Ihre Bestätigung, nicht als Verbraucher zu handeln (mit Zeitpunkt und Fassung des Hinweistextes);
• im Einkaufsportal: Ihre Rollen (Bestellen, Freigeben, Verwalten, Zählen), Anlieferstellen und Kostenstellen, Warenkörbe und Vorlagen (Artikel und Mengen), Anforderungen zur Freigabe mit Notizen und Verlauf, Kostenstelle und bestellende Person je Auftrag, ein Protokoll der Verwaltung des Firmenkontos (wer hat wann was geändert), Ihre Einwilligung in die Erinnerung vor dem Bestellschluss mit Zeitpunkt sowie Wünsche zu Rückständen und Reklamationen mit Grund, Freitext und bis zu fünf Fotos (Metadaten wie den Aufnahmeort entfernen wir);
• wenn Sie einen Zugang beantragen: E-Mail-Adresse, Firma, Art des Unternehmens, Ansprechpartner, Telefon (freiwillig), Anschrift, Land, USt-IdNr. (freiwillig), Nachricht, Sprache und Ihre Bestätigung, nicht als Verbraucher zu handeln; zur Prüfung der USt-IdNr. fragen wir das MwSt-Informationsaustauschsystem (VIES) der Europäischen Kommission ab und speichern das Ergebnis mit dem dort geführten Namen und der Anschrift;
• bei der Anmeldung mit Microsoft: die Kennung Ihrer Organisation und Ihre Objektkennung bei Microsoft, Ihre App-Rollen und bei der ersten Anmeldung Ihre E-Mail-Adresse bzw. Ihren Anmeldenamen; Ihren Namen aus dem Anmeldenachweis und Ihr Passwort speichern wir nicht; bei einem zweiten Faktor das verschlüsselte Geheimnis Ihrer Authenticator-App;
• zu Lieferungen an Ihre Anlieferstellen: Liefertag, Status, Zeitpunkte von Abholung, Ankunft und Übergabe, voraussichtliche Ankunft, Lieferscheinnummern und den quittierten Lieferschein (siehe „Lieferungen“);
• die Inhalte, die Sie im Portal sehen: Daten, die der Betrieb ohnehin zu Ihnen führt.

Der Betrieb sieht zu seinem Kunden, ob ein Portal-Konto verknüpft ist, seit wann und wann Sie sich zuletzt angemeldet haben. Die E-Mails gehen über den Mailserver des Betriebs oder, wenn er keinen eingerichtet hat, über unseren Mailserver bei der Hetzner Online GmbH (Deutschland). Die Daten liegen auf unseren Servern bei DigitalOcean in Frankfurt (Ziffer 4).

Anmeldung mit Microsoft

Hat der Betrieb für Ihr Unternehmen die Anmeldung mit Microsoft eingerichtet, wird Ihr Browser zur Anmeldung zu Microsoft weitergeleitet. Microsoft prüft Ihre Zugangsdaten und gegebenenfalls einen zweiten Faktor; die Verarbeitung dort richtet sich nach der Vereinbarung Ihres Unternehmens mit Microsoft. Die Anwendung „BISpicy Einkauf“ stellen wir bereit; Microsoft ist dabei weder unser Auftragsverarbeiter noch der des Betriebs. Ihr Unternehmen stimmt der Anwendung einmal zu und legt über App-Rollen fest, wer bestellen, freigeben oder verwalten darf; ohne zugewiesene App-Rolle ist keine Anmeldung möglich. Wir ordnen Sie ausschließlich über die Kennung Ihrer Organisation und Ihre Objektkennung zu, nie über die E-Mail-Adresse. Eine Sitzung nach der Anmeldung mit Microsoft dauert höchstens 12 Stunden. Solange die Verbindung Ihres Unternehmens aktiv ist, melden Sie sich mit einem verknüpften Konto nur mit Microsoft an. Microsoft übernimmt für die Anwendung „BISpicy Einkauf“ keine Gewährleistung und keine Haftung.

Lieferungen

Liefert der Betrieb mit eigenen Fahrzeugen und nutzt er das Tour-Tracking, sehen Sie im Portal für die Anlieferstellen, die Ihnen zugeordnet sind (ohne Zuordnung für alle Anlieferstellen Ihres Unternehmens), die Lieferungen der letzten 14 und der nächsten 7 Tage: Liefertag, Status, Zeitpunkte von Abholung, Ankunft und Übergabe, die voraussichtliche Ankunft und die Lieferscheinnummern. Den quittierten Lieferschein können Sie als PDF abrufen; er enthält Name und Unterschrift der Person, die die Lieferung übernommen hat, Vorbehalte mit Text, Gründe, die Anmerkung der Fahrerin bzw. des Fahrers sowie Anzahl, Titel und Prüfsumme der Fotos, nicht die Bilder. Den Namen der Fahrerin oder des Fahrers sehen Sie nicht; Standortdaten werden nicht erhoben. Personen, denen eine Anlieferstelle ausdrücklich zugeordnet ist, erhalten, wenn der Betrieb es eingeschaltet hat, eine E-Mail, wenn eine Lieferung unterwegs ist (mit voraussichtlichem Zeitfenster) und wenn sie zugestellt wurde. Übernehmen Sie eine Lieferung und quittieren Sie sie, informiert Sie der Betrieb vor der Unterschrift am Gerät; Ihr Name und Ihre Unterschrift stehen auf dem quittierten Lieferschein, den die berechtigten Personen Ihres Unternehmens im Portal abrufen können.

Erinnerung vor dem Bestellschluss

Im Einkaufsportal können Sie sich vor dem Bestellschluss per E-Mail erinnern lassen, wenn für eine Ihrer Anlieferstellen zum nächsten Liefertag noch keine Bestellung vorliegt. Die Erinnerung kommt nur, wenn Sie sie selbst in der Kopfleiste einschalten; die Einstellung gilt für alle Anlieferstellen des Unternehmens, für die Sie bestellen. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gegenüber dem Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie die Erinnerung in der Kopfleiste ausschalten; wir löschen Ihre Einwilligung dann sofort.

Was wir selbst verarbeiten

• Zugriffsprotokolle des Webservers: siehe Ziffer 3.8.
• Zum Schutz vor dem Erraten von Codes und vor massenhaften Anmelde-Mails und Zugangsanträgen zählen wir Anmeldeversuche, Anmelde-Mails und Zugangsanträge je E-Mail-Adresse, je Netz des Anfragenden und je Betrieb. Gespeichert werden nur pseudonyme Prüfwerte (HMAC-SHA256), weder E-Mail-Adresse noch IP-Adresse im Klartext; wir löschen sie 25 Stunden bzw. 31 Tage nach dem letzten Ereignis. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist die Sicherheit der Konten und unseres E-Mail-Versands. Sie können aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen (Art. 21 DSGVO).

Cookie und Speicher im Browser

• Nach der Anmeldung setzen wir das Cookie „bispicy_endkunde“. Es enthält nur ein zufälliges Sitzungskennzeichen, gilt nur für das Portal dieses einen Betriebs, wird nur über verschlüsselte Verbindungen gesendet und ist für Skripte nicht lesbar. Es läuft spätestens 90 Tage nach der Anmeldung ab; die Sitzung endet schon nach 30 Tagen ohne Nutzung, nach einer Anmeldung mit Microsoft spätestens nach 12 Stunden. Beim Abmelden löschen wir es.
• Fordern Sie einen Anmelde-Code an, setzen wir für 15 Minuten das Cookie „bispicy_endkunde_anfrage“; es bindet den Code an Ihren Browser.
• Wählen Sie im Portal selbst eine Sprache, legt die Anwendung diese Wahl im Speicher Ihres Browsers ab; im Einkaufsportal ebenso die gewählte Anlieferstelle und, wenn Sie es wünschen, die ausgeblendete Bildschirmtastatur beim Scannen. Scannen Sie mit der Kamera, wertet Ihr Browser das Bild auf dem Gerät aus; es wird weder gespeichert noch gesendet.
• Das ist unbedingt erforderlich, damit Sie das gewünschte Portal nutzen können (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG), und braucht keine Einwilligung. Analyse- oder Werbedienste setzt das Portal nicht ein.

Speicherdauer

• Einladungen gelten 14 Tage, Anmelde-Codes und -Links 15 Minuten; wir löschen sie 30 Tage nach Verwendung, Ersatz oder Ablauf.
• Sitzungsdaten löschen wir 7 Tage nach dem Ende der Sitzung (Abmelden, 30 Tage ohne Nutzung oder Höchstdauer von 90 Tagen).
• Ihr Portal-Konto löschen wir, sobald Sie es im Portal löschen, 24 Monate nach Ihrer letzten Anmeldung, sobald ihm kein Kundenkonto beim Betrieb mehr zugeordnet ist (hat der Betrieb die letzte Zuordnung beendet, 30 Tage danach), und wenn das Portal 90 Tage lang ausgeschaltet oder nicht freigegeben war.
• Einträge im Versandprotokoll löschen wir nach 90 Tagen; Einträge zu Mails über Bestellungen und Angebotsannahmen bewahren wir wie Geschäftsbriefe bis zum Ende des sechsten Kalenderjahres nach dem Versand auf.
• Warenkörbe löschen wir, wenn sie 90 Tage nicht verändert wurden; Ihre Rollen, Anlieferstellen und Ihre Einwilligung in die Erinnerung, sobald Ihre Verknüpfung mit dem Unternehmen endet; Ihre eigenen Vorlagen mit Ihrem Konto.
• Offene Anforderungen zur Freigabe gelten nach 45 Tagen als zurückgezogen; entschiedene löschen wir samt Verlauf 400 Tage nach der letzten Änderung, die Zuordnung von Kostenstelle und bestellender Person zu einem Auftrag nach 800 Tagen.
• Erledigte Adressänderungswünsche und Anfragen ohne Angebot löschen wir 90 Tage nach der Entscheidung. Nachweise von Bestellungen und Angebotsannahmen bleiben als Nachweis des Vertragsschlusses beim Betrieb.
• Zugangsanträge löschen wir 90 Tage nach der Entscheidung, unbearbeitete 90 Tage nach Ihrem letzten Antrag.
• Die Verknüpfung mit Microsoft löschen wir mit Ihrem Konto, wenn Sie sie lösen und wenn der Betrieb die Verbindung zu Ihrem Unternehmen trennt.
• Lieferungen: Name, Unterschrift und quittierten Lieferschein löschen wir sechs Jahre nach dem Ende des Kalenderjahres der Übergabe, Fotos nach 12 Monaten (bei einem Vorbehalt oder einer abgestellten, beschädigten oder verweigerten Lieferung zum Ende des dritten Kalenderjahres nach der Übergabe).
• Reklamationen und Wünsche zu Rückständen sind Teil der Unterlagen des Betriebs; wie lange er sie aufbewahrt, entscheidet der Betrieb.
• Ihre Kundendaten und Belege beim Betrieb bleiben davon unberührt; wie lange er sie aufbewahrt, entscheidet der Betrieb.

Ihre Rechte

• Ihre Rechte nach Ziffer 6 (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch, Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde) machen Sie für die Daten im Portal beim Betrieb geltend, für die Verarbeitung in unserer eigenen Verantwortung bei uns.
• Ihr Portal-Konto können Sie jederzeit selbst im Portal unter „Konto“ löschen.
• Ihre Einwilligung in die Erinnerung vor dem Bestellschluss widerrufen Sie jederzeit, indem Sie die Erinnerung in der Kopfleiste des Einkaufsportals ausschalten. Die Verknüpfung mit Microsoft lösen Sie unter „Mein Konto“, solange Ihr Unternehmen die Anmeldung mit Microsoft nicht verbindlich vorgibt.
• Die Nutzung des Portals ist freiwillig; ohne E-Mail-Adresse ist sie nicht möglich. Automatisierte Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO treffen wir nicht.

Für Betriebe

• Die Adresse Ihres Portals vergeben wir nie an einen anderen Betrieb. Dafür behalten wir sie auch nach einem Adresswechsel (als Weiterleitung auf Ihre neue Adresse) und nach der Löschung Ihres Kundenkontos als gesperrte Adresse. Nach der Löschung speichern wir nur noch die Adresse und den Zeitpunkt der Sperre; die Kennung Ihres Kontos entfernen wir dabei. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist, dass alte Links Ihrer Kunden nie in das Portal eines fremden Betriebs führen. Sie können aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen (Art. 21 DSGVO).

3.12 Support-Anfragen

Wenn Sie uns eine Support-Anfrage senden (per E-Mail, etwa an support@bispicy.com oder support@bispos.app, oder über das Kundencenter), verarbeiten wir als Verantwortlicher (Kontaktdaten unter Ziffer 1):

• Ihre Angaben: Name, E-Mail-Adresse, gegebenenfalls Telefonnummer und Firma, Betreff, Inhalt Ihrer Nachrichten und Anhänge;
• die Zuordnung zu Ihrem Kundenkonto und Betrieb (bei Anfragen per E-Mail ohne Kundenkonto ordnen wir den Betrieb von Hand zu), Kategorie, Status, Zeitpunkte von Eingang, erster Antwort und Erledigung, unsere Antworten und interne Notizen;
• den Zeitaufwand je Anfrage: Minuten, Art der Leistung (z. B. Fehler, Bedienung, Schulung, Datenkorrektur), Leistungsdatum und eine interne Kennung der bearbeitenden Person.

Zwecke: Bearbeitung Ihrer Anfrage, Behebung gemeldeter Fehler und Verbesserung unserer Software; hat Ihr Betrieb ein Support-Kontingent vereinbart, außerdem die Abrechnung des Kontingents und darüber hinausgehender Leistungen. Den Aufwand je Betrieb und Monat werten wir intern aus, nicht je bearbeitender Person.

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Sie selbst unser Vertragspartner sind oder einen Vertrag mit uns anbahnen; Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, wenn Sie für einen Betrieb anfragen, der unser Kunde ist, und für die interne Auswertung des Aufwands – unser berechtigtes Interesse ist, unsere Kunden zu unterstützen und vereinbarte Leistungen abzurechnen. Sie können der Verarbeitung nach lit. f aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen (Art. 21 DSGVO). Die Aufbewahrung als Handelsbrief beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 257 HGB und § 147 AO.

Wer die Daten sieht: die mit dem Support befassten Personen bei uns. Hat Ihr Betrieb ein Support-Kontingent, erhalten seine Inhaber und die dafür berechtigten Personen eine Aufstellung der erfassten Zeit je Anfrage (Ticketnummer, Datum, Art der Leistung, Minuten); wer die Zeit erfasst hat und unsere internen Notizen sehen sie nicht. Aus einer Fehlermeldung kann ein Eintrag in unserer öffentlichen Fehlerliste werden, ohne Ihren Namen, ohne Ihren Betrieb und ohne Zahlen aus Ihren Daten. E-Mails versenden und empfangen wir über unseren Mailserver bei der Hetzner Online GmbH (Deutschland); gespeichert werden die Anfragen auf unseren Servern bei DigitalOcean in Frankfurt (Ziffer 4).

Speicherdauer: Anfragen samt Antworten, Anhängen und Zeitbuchungen bewahren wir auf, solange Ihr Kundenkonto besteht, danach bis zum Ende des sechsten Kalenderjahres nach der letzten Nachricht der Anfrage, und löschen sie dann automatisch. Anfragen, die keinem Kundenkonto zugeordnet sind, löschen wir zum Ende des sechsten Kalenderjahres nach ihrer letzten Nachricht.

Die Angaben sind freiwillig; ohne Kontaktmöglichkeit können wir Ihre Anfrage aber nicht beantworten.

3.13 Herkunftsangabe bei der Registrierung

Wenn Sie sich in BIS ERP, im Kundencenter oder in der Kassen-App registrieren, auch mit Ihrem Google-Konto, fragen wir: „Wie sind Sie auf uns aufmerksam geworden?“ Die Antwort ist freiwillig. Zur Auswahl stehen TikTok, Instagram, Facebook, YouTube, Google/Suche, Empfehlung und Sonstiges; voreingestellt ist „Keine Angabe“. Verantwortlich sind wir (Kontaktdaten unter Ziffer 1).

Vorbelegung im Browser: Rufen Sie die Registrierung in BIS ERP oder im Kundencenter über einen Link mit Kampagnenkennung auf (etwa „utm_source=tiktok“ in einem Link aus unserem TikTok-Profil), wählt die Seite den passenden Kanal im Auswahlfeld vor. Das geschieht nur in Ihrem Browser. Dafür wird nichts auf Ihrem Gerät gespeichert (kein Cookie, kein Browserspeicher), und das Formular überträgt die Kennung selbst nicht. Bei uns kommt nur der Kanal an, der beim Absenden im Feld steht; Sie können ihn vorher ändern oder „Keine Angabe“ wählen. Registrieren Sie sich mit Google, halten wir Ihre Auswahl bis zur Rückkehr von Google in Ihrer Sitzung auf unserem Server fest. Die aufgerufene Adresse steht wie bei jedem Seitenaufruf im Zugriffsprotokoll unseres Webservers (Ziffer 3.8); für die Herkunftsangabe werten wir sie nicht aus.

Installationsherkunft in der Kassen-App (nur mit Ihrer Einwilligung): Bei der Registrierung in der Kassen-App gibt es zusätzlich das Häkchen „Herkunft meiner Installation mitsenden“. Es ist nicht vorausgewählt. Nur wenn Sie es setzen, liest die App bei der Registrierung einmal über die dafür vorgesehene Schnittstelle des Google Play Store auf Ihrem Gerät (Google Play Install Referrer API) die Kampagnenkennung des Play-Store-Links aus, über den Sie die App installiert haben, und sendet sie mit der Registrierung an uns. Übernommen werden nur Quelle, Medium, Kampagne und Inhalt (utm_source, utm_medium, utm_campaign, utm_content), jeweils höchstens 64 Zeichen aus Kleinbuchstaben, Ziffern, Binde- und Unterstrichen. Andere Bestandteile des Links, etwa Klickkennungen von Werbenetzwerken, übernehmen wir nicht; Werte, die diesem Muster nicht entsprechen, verwerfen wir. Enthält der Link keine Kampagnenkennung, etwa bei einer Installation direkt aus dem Play Store, wird nichts übermittelt. Ohne Häkchen liest die App nichts aus. Auf Ihrem Gerät speichert die App die Angabe nicht. Was Google beim Aufruf des Play-Store-Links verarbeitet, richtet sich nach der Datenschutzerklärung von Google.

An Ihrem Benutzerkonto speichern wir:

• die Kennung Ihres Benutzerkontos und Ihres Betriebs;
• den Weg der Anlage (Registrierung oder Anmeldung mit Google in BIS ERP, im Kundencenter oder in der Kassen-App);
• den Kanal, den Sie ausgewählt haben;
• nur bei gesetztem Häkchen in der Kassen-App: die Kampagnenkennung aus dem Play-Store-Link und den daraus abgeleiteten Kanal;
• den Zeitpunkt der Erfassung.

Wir speichern das nur, wenn dabei ein neues Konto entsteht, und nur einmal: Spätere Angaben ändern den Eintrag nicht.

Zweck: Wir möchten erkennen, über welche Werbung und welche Kanäle neue Kunden zu uns finden, und zählen dafür die neuen Konten je Woche und Kanal. Wir bilden daraus keine Profile, geben die Angaben nicht weiter und verknüpfen sie nicht mit Analyse- oder Werbe-Cookies; Google Analytics setzen wir unabhängig davon nur mit Ihrer Einwilligung ein (Ziffer 5). Automatisierte Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO treffen wir damit nicht.

Rechtsgrundlagen: Für die freiwillige Auswahl Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist, den Erfolg unserer Werbung zu messen und unser Werbebudget gezielt einzusetzen. Wir fragen nur einen Kanal aus einer festen Liste ab; die Angabe ist freiwillig und wird nur intern ausgewertet. Sie können dieser Verarbeitung jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO); eine Begründung brauchen Sie dafür nicht. Für das Auslesen der Installationsherkunft in der Kassen-App und ihre weitere Verarbeitung ist Ihre Einwilligung die Rechtsgrundlage (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO); die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.

Wer die Daten sieht: nur die Administratoren von BISpicy. Sie sehen die Herkunft je Konto in unserer Kundenverwaltung und die Wochenzählung je Kanal. Ihr Betrieb und seine Benutzer sehen sie nicht. Die Angaben liegen in unserer zentralen Datenbank auf unseren Servern bei DigitalOcean in Frankfurt (Ziffer 4).

Speicherdauer: Wir löschen den Eintrag automatisch 24 Monate nach der Erfassung, außerdem mit Ihrem Benutzerkonto, mit der Löschung Ihres Betriebs und sobald Sie widersprechen oder Ihre Einwilligung widerrufen. Kopien in den routinemäßigen Sicherungen unseres Datenbankdienstes werden spätestens nach sieben Tagen überschrieben.

Widerspruch und Widerruf: Eine formlose Nachricht an support@bispicy.com genügt; wir löschen den Eintrag dann. Die Angabe ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben: Ohne sie registrieren Sie sich genauso und nutzen BISpicy ohne Einschränkung.

4. Datenübermittlung an Dritte

(1) Grundsatz: Ihre Daten werden nur an Dritte weitergegeben, wenn:

• Sie eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)
• Dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
• Eine gesetzliche Pflicht besteht (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)

(2) Empfänger von Daten:

Empfänger	Zweck	Standort	Rechtsgrundlage
DigitalOcean LLC	Hosting (BIS ERP, Datenbank, Cloud-Backups in Spaces)	Frankfurt (EU)	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen	E-Mail-Versand und -Empfang (System-Mailserver, sofern kein eigener SMTP-Zugang hinterlegt ist; Postfächer der Domains bispicy.com und bispos.app)	Deutschland (EU)	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Cloudflare, Inc. (durch DigitalOcean eingesetzt)	Content Delivery Network für die Dateiablage (Auslieferung von Bildern, Downloads und Dateien aus DigitalOcean Spaces, z. B. Produktbilder der BIS Shops; Verbindungsdaten/IP) sowie Sicherheits- und DNS-Dienste der DigitalOcean-Plattform – von DigitalOcean als eigener Unterauftragsverarbeiter eingesetzt; kein gesondertes Vertragsverhältnis mit uns	EU/USA (Standardvertragsklauseln)	Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Stripe Payments Europe Ltd.	Zahlungsabwicklung Software-Lizenz	Dublin (EU)	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Versanddienstleister (DHL, DPD, GLS, Hermes, UPS, FedEx)	Versandlabel-Erstellung, Track & Trace	EU	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Marktplätze, Shops und Warenwirtschaften (Amazon, eBay, Etsy, Shopify, Magento, WooCommerce, Shopware, Gambio, Shopee, Whatnot, TikTok Shop, Odoo) — nur bei Aktivierung	Bestell- und Artikel-Synchronisation	EU / weltweit	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (auf Weisung des Auftraggebers)
EDI-Dienstleister und EDI-Partner des Betriebs (z. B. Editel/eXite, Comarch; direkte AS2-Verbindung zu Lieferanten) — nur bei Aktivierung	Übermittlung von Bestellungen an Lieferanten und Empfang von Auftragsbestätigungen, Lieferavisen und Rechnungen (EDI)	je nach Dienstleister bzw. Partner	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (auf Weisung des Auftraggebers)
Google LLC (Firebase Cloud Messaging)	Push-Benachrichtigungen an angebundene Kassen-Geräte (keine personenbezogenen Inhalte)	EU/USA (Standardvertragsklauseln)	Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Anthropic PBC (nur bei Nutzung der KI-Funktionen)	KI-gestützte Erkennung von Eingangsrechnungen, KI-Artikelanlage, KI-Repricing (keine Nutzung zum Modelltraining)	USA (Standardvertragsklauseln)	Art. 6 Abs. 1 lit. b/f DSGVO i. V. m. Art. 46 DSGVO
Fiskaly GmbH (nur bei aktiver Kassen-Anbindung)	TSE-Cloud-Signierung (KassenSichV / RKSV); in Österreich Registrierung und Meldung der Registrierkasse an FinanzOnline (RKSV) mit UID bzw. Steuernummer, Firmenname und Anschrift des Betriebs sowie den FinanzOnline-Zugangsdaten des Registrierkassen-Webservice-Benutzers (Teilnehmer-ID, Benutzer-ID, PIN – bei BISpicy nicht gespeichert; bei der Fiskaly GmbH für die Registrierung und weitere Meldungen der Registrierkasse an FinanzOnline hinterlegt). Speicherdauer bei BISpicy: Die RKSV-Registerdaten (Kennungen der Signatureinheit und der Registrierkasse, Rechtsträger-Kennung) werden aufbewahrt; die Rechtsträger-Kennung wird 7 Jahre nach Ende des Kalenderjahres des Lizenzendes gelöscht, die technischen Kennungen bleiben. DEP7-Sicherungen der österreichischen Registrierkassen werden gespeichert, solange das Kundenkonto besteht. Bei der Löschung des Kontos stehen sie im Exportpaket bereit, danach werden die Verweise darauf gelöscht und die gesicherten Dateien im Objektspeicher mit der Löschung der Speicherdateien gelöschter Konten entfernt	Deutschland / Österreich	Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Verpflichtung)

Die vollständige Liste der Auftragsverarbeiter und Subprozessoren mit Standorten und Verarbeitungszwecken findet sich im Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).

4.1 BIS AI Bridge: Verbindung zu Ihrer eigenen KI

Die BIS AI Bridge ist ein Programm, das auf Ihrem eigenen Rechner läuft und Ihre JTL-Datenbank mit einem KI-Dienst Ihrer Wahl verbindet (etwa Claude, ChatGPT oder Cursor). Dabei gilt eine klare Trennung:

• Ihre Datenbankinhalte erreichen uns nicht. Die Abfragen laufen ausschließlich zwischen Ihrem Rechner und Ihrem KI-Dienst. Wir haben zu keinem Zeitpunkt Zugriff darauf und speichern davon nichts.
• Wir verarbeiten Lizenz- und Aktualisierungsdaten. Lizenzdaten sind: Lizenzschlüssel, eine Gerätekennung, der Name des Rechners, die Programmversion, die Anzahl der Aufrufe pro Monat sowie ein Firmen-Fingerabdruck. Der Fingerabdruck ist ein nicht umkehrbarer Prüfwert (SHA-256) aus Firmenname und USt-IdNr. Ihrer JTL-Firma. Er stellt sicher, dass ein Lizenzschlüssel nur zu der Firma gehört, für die er eingerichtet wurde, und dass es je Firma nur einen kostenlosen Schlüssel gibt; Firmenname und USt-IdNr. selbst übertragen wir dabei nicht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bindung der Lizenz an die Firma), für die Begrenzung auf einen kostenlosen Schlüssel Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser Interesse, Missbrauch der kostenlosen Stufe zu verhindern); dem können Sie widersprechen (Art. 21 DSGVO). Mit der ersten Zuordnung des Schlüssels zur Firma wird der Prüfwert Teil der Lizenzdaten und bleibt gespeichert, solange die Lizenz besteht. Die Aktualisierungsdaten (ohne Rechnernamen) beschreibt Ziffer 3.9.
• Ihr KI-Anbieter ist nicht unser Subprozessor. Sie wählen ihn selbst aus und schließen den Vertrag mit ihm. Für diese Übermittlung sind Sie datenschutzrechtlich verantwortlich — bitte prüfen Sie die Bedingungen des Anbieters, insbesondere ob Ihre Eingaben zum Training von Modellen verwendet werden.
• Das Zugriffsprotokoll bleibt bei Ihnen. Jede Abfrage wird auf Ihrem Rechner protokolliert; diese Datei wird nicht an uns übertragen.
• Ab Werk liest die KI nur. Ändernde Befehle sind in neuen Installationen der Brücke gesperrt; Sie schalten sie im Fenster der Brücke selbst frei.

Ausnahme — Zugang über Browser-Chats: Wenn Sie die Brücke mit einem KI-Dienst im Browser verbinden (etwa claude.ai oder ChatGPT), kann dieser kein Programm auf Ihrem Rechner starten. In diesem Fall läuft die Abfrage über unsere Server: Wir leiten sie entweder über eine Warteschlange an Ihre BIS AI Bridge oder an das in Ihrem Netz installierte BISConnect weiter, das sie an Ihre Datenbank stellt, und geben das Ergebnis an Ihren KI-Dienst zurück. Dabei gilt:

• Wir verarbeiten die Abfrage und ihr Ergebnis als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO — genau wie bei den übrigen Funktionen von BIS ERP. Es gilt der mit Ihnen geschlossene Auftragsverarbeitungsvertrag.
• Abfrage und Ergebnis liegen nur wenige Minuten in einer Warteschlange, bis sie ausgeliefert sind, und werden danach gelöscht (spätestens nach zehn Minuten). Wir führen kein Protokoll Ihrer Abfragen oder Ergebnisse und speichern sie nicht dauerhaft.
• Beim Weg über BISConnect liest unser Server kurz Firmenname und USt-IdNr. aus der JTL-Tabelle der Firma, bildet daraus den Firmen-Fingerabdruck und verwirft Name und Nummer sofort wieder. Gespeichert wird nur der Prüfwert, als Zwischenspeicher höchstens 24 Stunden, damit nicht bei jeder Abfrage neu gelesen werden muss; danach wird er gelöscht. Ist der Schlüssel noch keiner Firma zugeordnet, wird er dabei an diese Firma gebunden; der Prüfwert bleibt dann Teil der Lizenzdaten, solange die Lizenz besteht. Die BIS AI Bridge sendet den Fingerabdruck bei der Anmeldung und beim Abholen von Aufträgen selbst.
• Ändernde Befehle (Anlegen, Ändern, Löschen) sind auf diesem Weg ab Werk gesperrt. Ein Administrator Ihres Kontos schaltet sie im Kundencenter frei (läuft der Zugang über die Brücke ohne BISConnect, zusätzlich im Fenster der Brücke); Massenänderungen, Strukturänderungen und Prozeduraufrufe brauchen zusätzlich eine eigene Freigabe.
• Sie behalten die Kontrolle über Ihre Schlüssel: Im Kundencenter können Sie einen Lizenzschlüssel neu ausstellen (der alte ist sofort ungültig, bestehende Verbindungen werden getrennt) und den Zugang aus dem Browser je Schlüssel abschalten. Der Inhaber des Betriebs sieht (Person, Rechnername) und verwaltet alle Schlüssel seines Betriebs.
• Sie entscheiden selbst, welchen Weg Sie nutzen. Wollen Sie, dass Ihre Daten unsere Server nie erreichen, verwenden Sie ein KI-Programm auf Ihrem Rechner (etwa Claude Desktop oder Cursor) — dann greift der oben beschriebene lokale Weg.

5. Cookies und Tracking-Technologien

5.1 Was sind Cookies?

Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Gerät gespeichert werden, wenn Sie unsere Website besuchen. Sie helfen uns, die Funktionalität der Website sicherzustellen und Ihr Nutzungserlebnis zu verbessern.

5.2 Cookie-Kategorien

Wir unterscheiden zwischen folgenden Cookie-Kategorien:

Kategorie	Beschreibung	Einwilligung	Speicherdauer
Notwendige Cookies	Diese Cookies sind für die Grundfunktionen der Website unbedingt erforderlich (z.B. Session-Verwaltung, Speicherung Ihrer Cookie-Auswahl im Cookie bispicy_cookie_consent).	Keine Einwilligung erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)	Session / 1 Jahr
Statistik-Cookies	Diese Cookies helfen uns zu verstehen, wie Besucher mit unserer Website interagieren. Die Daten werden unter einer pseudonymen Kennung erhoben und an Google übermittelt (Näheres unter 5.3). Google Analytics wird erst geladen, nachdem Sie eingewilligt haben.	Einwilligung erforderlich (§ 25 Abs. 1 TDDDG; Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)	_ga und _ga_W71690PF4V: bis zu 2 Jahre

Marketing- oder Werbe-Cookies setzen wir auf bispicy.com nicht ein. Die Cookie-Auswahl bietet dafür deshalb keine Kategorie an.

5.3 Google Analytics

Wir verwenden Google Analytics 4, einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited ("Google"). Google Analytics verwendet Cookies, die eine Analyse der Benutzung der Website ermöglichen.

• Anbieter: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ireland. Google Ireland kann Daten an die Google LLC in den USA weitergeben.
• Laden erst nach Ihrer Einwilligung: Vor Ihrer Entscheidung geht von unserer Website nichts an Google: Das Analyse-Skript von Google wird nicht geladen, es wird keine Verbindung zu Google-Servern aufgebaut und es werden keine Google-Cookies gesetzt. Das gilt auch, wenn Sie „Nur notwendige“ wählen. Erst wenn Sie „Statistik“ bzw. „Alle akzeptieren“ wählen (oder eine früher erteilte, noch gültige Einwilligung vorliegt), laden wir das Skript von googletagmanager.com nach.
• Verarbeitete Daten: Nach Ihrer Einwilligung erhält Google bei jedem Messaufruf technisch bedingt Ihre IP-Adresse sowie Browser- und Geräteangaben. Dazu kommen eine pseudonyme Kennung (Client-ID) in den Cookies _ga und _ga_W71690PF4V, die aufgerufene Seite, die Verweisquelle, der Zeitpunkt und Ereignisse wie Klicks auf Download-, Play-Store- und App-Start-Links, das Absenden von Kontakt- und Anfrageformularen sowie allgemeine Nutzungsereignisse (z. B. Scrolltiefe, Klicks auf ausgehende Links). Nach Angaben von Google speichert Google Analytics 4 keine IP-Adressen; die Client-ID ist ein personenbezogenes Datum. Google Signals und die Personalisierung von Werbung sind ausgeschaltet; die Einwilligungsarten für Werbung (Werbespeicher, Nutzerdaten und Personalisierung für Werbung) bleiben immer verweigert.
• Empfänger und Drittland: Google Ireland Limited (EU) und, soweit Daten in die USA gelangen, Google LLC. Die Übermittlung in die USA stützt sich auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO), soweit Google LLC dort zertifiziert ist; ergänzend gelten Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO); eine Kopie erhalten Sie auf Anfrage über support@bispicy.com. Google verarbeitet die Daten in unserem Auftrag auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (Art. 28 DSGVO).
• Speicherdauer: Die Cookies _ga und _ga_W71690PF4V bleiben bis zu 2 Jahre auf Ihrem Gerät, wenn Sie sie nicht vorher löschen oder Ihre Einwilligung widerrufen. Ereignisdaten löscht Google Analytics bei uns nach 2 Monaten, nutzerbezogene Daten (Nutzerkennung) 14 Monate nach der letzten Aktivität, jeweils automatisch; zusammengefasste Berichte ohne Bezug zu einzelnen Besuchern sind davon nicht betroffen.
• Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung, § 25 Abs. 1 TDDDG (Speichern und Auslesen von Informationen auf Ihrem Gerät) und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Verarbeitung). Die Einwilligung ist freiwillig; ohne sie können Sie die Website vollständig nutzen.
• Widerruf: Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (siehe 5.5). Dann beenden wir die Messung und löschen die Google-Cookies auf Ihrem Gerät. Die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Google Consent Mode (Basic): Wir betreiben Google Analytics im „Basic“-Modus des Google Consent Mode. Das heißt: Ohne Ihre Einwilligung wird kein Google-Code geladen, und es werden weder Cookies gesetzt noch Daten an Google übertragen. Auch Messungen ohne Cookies oder „modellierte“ Messungen ohne Einwilligung finden nicht statt; unsere Besucherzahlen können deshalb niedriger ausfallen.

5.4 Ihre Cookie-Einstellungen verwalten

5.5 Widerruf der Einwilligung

Sie können Ihre Einwilligung zur Verwendung von Cookies jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Der Widerruf ist genauso einfach wie die Erteilung der Einwilligung. Nutzen Sie dazu die Cookie-Einstellungen (Button unten links) oder löschen Sie die Cookies in Ihrem Browser. Ein Widerruf der Einwilligung in „Statistik“ beendet die Messung sofort und löscht die Google-Cookies auf Ihrem Gerät.

6. Ihre Rechte als betroffene Person

7. Datensicherheit

Wir haben umfangreiche technische und organisatorische Maßnahmen getroffen:

• Verschlüsselung: TLS 1.3 für alle Datenübertragungen
• Zugriffskontrollen: Rollenbasierte Berechtigungen
• Zugangskontrolle über den Identitätsdienst des Arbeitgebers (optional): Anmeldung mit Microsoft Entra ID; Zugang und Rollen steuert der Arbeitgeber in seinem Verzeichnis, jede Anmeldung verlangt eine zugewiesene Anwendungsrolle, der Anmeldenachweis wird kryptografisch geprüft, die Zuordnung erfolgt über Organisations- und Objektkennung statt über die E-Mail-Adresse, und eine vom Dienst bestätigte Mehrfaktor-Anmeldung wird geprüft; der automatische Benutzerabgleich nutzt ein je Verbindung ausgestelltes Zugriffstoken, das nur als Prüfwert gespeichert wird und Personen lesen, anlegen, ändern und deaktivieren (bei eingeschalteter Rollenübernahme auch deren Rolle setzen), nie aber anmelden kann; es ist ein Jahr gültig, wird nur vom Inhaber nach erneuter Eingabe von Passwort und gegebenenfalls zweitem Faktor erzeugt, Erzeugung und Beendigung werden allen Inhabern gemeldet und Fehlversuche gedrosselt
• Backups: Tägliche automatische Backups
• Hosting: EU-Rechenzentren

8. Kontakt

Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an: